El papel estratégico de la Gestión de Gastos de Viaje en la empresa

Jun 20, 2014 | Gastos de empleado

A día de hoy, muchas medianas y grandes empresas ya han pasado por un proceso serio de ajustes que les permitiera sobrevivir a la crisis. En general, han prevalecido los ajustes de plantilla, pero todavía hay un gran potencial de ahorro en una adecuada transformación de la función de compras y control del gasto de la empresa.

Algunas empresas han recurrido a servicios de consultoría para lograr optimizar sus costes y así lograr una ventaja competitiva, y, en todos los casos, la mejora pasa por un paso previo imprescindible: visibilidad de los procesos.

Control del gastos de la empresa: Gestión de gastos de viaje

Para poder mejorar, es necesario poder medir y monitorizar los distintos factores que están influyendo en cada fase de los distintos procesos.

La gestión de gastos de empleado son responsabilidad principal del área de Cuentas por Pagar de la empresa, ya que es en este departamento donde se contabiliza y registra la actividad generada en torno a este tema.

Como se puede ver en este video, el proceso relativo a las hojas de gastos de empleado puede ser muy diferente si estamos ante un departamento anclado en el modelo tradicional o ante un departamento actualizado a través de las nuevas tecnologías y que cuenta con un modelo inteligente de gestión.

Contar con una solución adecuada de gestión de gastos de viaje puede contribuir a mejorar mucho el rendimiento del departamento de Cuentas por Pagar. Pero desde el punto de vista de mejora competitiva que estamos tratando, una aplicación automatizada va a aportar una capacidad de análisis de costes y de optimización del ahorro que incide directamente en la cuenta de resultados de la empresa.

Gestión de gastos de viaje : 3 puntos clave

Gastos de viaje

Esta es una de las tareas dónde más margen de ahorro hay en la gestión de AP en las grandes compañías. Se producen una gran cantidad de líneas de información cruzada que hay que comprobar y cotejar. Es necesario asignar documentación y justificantes de cada gasto en el que se ha incurrido.Tiempos muertos entre autorizaciones, comprobaciones, recopilación de la documentación, contabilización… La automatización permite establecer un flujo de trabajo y una forma de tratar cada punto del proceso según unos parámetros marcados. Y al quedar todo registrado con todo tipo de datos relacionados, permite ir mejorando la parametrización del proceso según las ineficiencias que se vayan detectando.Se elimina la subjetividad, se resuelven tareas en tiempo real independientemente de la ubicación de cada actor del proceso y muchos periodos de tiempo se transforman en instantes.

Comparar de forma efectiva

Muchas veces, va a ser importante poder analizar qué empleados son menos “austeros” en sus viajes de empresa, y hay muchas otras variables de las políticas de gastos que deben ser consideradas.La automatización de gastos de empleado va a permitir hacer uso de herramientas de análisis haciendo posible una comparación objetiva entre unos empleados y otros.Es fundamental poder aprovechar la información relevante generada en el proceso y en un formato que facilite la exportación y su representación.

Auditorías

La posibilidad de activar alertas frente a riesgo de fraude en los gastos de viajes de empleados y un buen estado de las cuentas frente a una auditoría externa son dos buenas razones para recurrir a la automatización.Pero volvemos a insistir que la posibilidad de medir y de “ver” lo que ocurre con estas partidas en la empresa es una pieza clave del juego porque va a permitir aplicar la inteligencia de negocio tan necesaria en la gestión empresarial que viene. De las conclusiones que el personal de AP extraiga de los datos, a raiz de auditorías internas frecuentes, el departamento de Compras obtendrá las pautas que deben guiar su negociación con agencias de viajes y proveedores, o los responsables de distintos departamentos podrán evaluar el rendimiento de la acción comercial de sus efectivos para optimizar la acción de éstos.

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