El proceso de cuentas por pagar es un proceso, en la mayoría de las empresas, eminentemente manual y que consume un elevado numero de recursos, pues se estima que un empleado de AP procesa de media solo 10.000 facturas año
Añadido al problema de la productividad e inherentes a la tarea manual, se presentan otra serie de efectos colaterales tales como, inconsistencia en los plazos de pago, alta variabilidad en los tiempos de tratamiento, arbitrariedad en los procesos de decisión, reactividad en la resolución de incidencias, acumulación de trabajo, dificultad de gestionar picos y valles, etc…
Para mejorar el proceso de cuentas por pagar existen distintas herramientas, y entre ellas destacan las herramientas de workflow.
Herramienta de Workflow en Cuentas por Pagar
¿Qué es una herramienta de Workflow ?
“Una herramienta de Workflow automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y los responsables y participantes en cada una de ellas.”
La automatización del proceso de facturas utilizando herramientas de Workflow requiere de actividades previas. Destacar como la principal la redefinición del proceso, ya que la mera automatización de las tareas que se realizan manualmente, sin la adaptación pertinente, no necesariamente producirá una mejora.
A lo largo del proceso de facturas existen áreas de oportunidad en las que aplicando tecnologías de Workflow la mejora es sustancial, pero esta mejora no viene únicamente por la automatización de la tarea y su correspondiente mejora productiva. El aumento de la visibilidad, al saber en cada momento donde esta cada factura y quien es el responsable, y la trazabilidad de eventos, por poder reproducir toda la historia de cada una de las facturas (cuando y quien), son mejoras patentes de este tipo de herramientas.
Funcionalidad de una herramienta de Workflow
Dentro del proceso completo de facturas, se pueden establecer subgrupos en base a la naturaleza de la tarea. Estos son algunos:
Recepción de facturas
En el rediseño del procedimiento hay que prestar especial atención al proceso de recepción de facturas, sus formatos y tratamiento de las mismas.
Acompasar el uso de herramientas de OCR para extracción de datos de facturas en papel con la implementación de factura electrónica en el ciclo de proveedores, ayuda a eliminar costes innecesarios reduciendo errores relacionados con la gestión de facturas papel.
Workflow de Cuadre de facturas y Pedidos
Como ya comentábamos en el articulo previo uno de las tareas que más recursos consumen en el proceso de facturas de proveedor es el cuadre de facturas contra los pedidos y/o las entradas de mercancía (cuadre de 2 ó 3 vías).
La automatización de esta fase en base a reglas de negocio sustentadas en parámetros objetivos tiene como consecuencia una importante reducción del tiempo de proceso así como una reducción del ciclo de proceso de la factura.
Workflow de Aprobación
Todas aquellas facturas que no son comparadas contra una fuente externa, como por ejemplo un pedido, deben de ser aprobadas en base a las normas definidas en cada compañía. La definición en el Workflow de las reglas de negocio que arbitran los niveles de aprobación, (importe , naturaleza del gasto, centro de coste, proveedor …etc.), permitirá el envío automático de la tarea al aprobador correspondiente. En entornos de decisión distribuida es de especial utilidad la mecanización de esta tarea.
Workflow de Resolución de excepciones
Como ya comentábamos en el post previo, más de un 25% de las facturas recibidas presentan algún tipo de incidencia durante su tratamiento. La implementación de un procedimiento de resolución especializado para cada uno de los tipos de excepciones diferentes y su automatización vía Workflow es un elemento indispensable en un proceso de primer nivel.
Contabilización
El fin de la automatización utilizando herramientas de Workflow es el de poder contabilizar las facturas de forma desatendida y sin ningún tipo de intervención humana, solo de este modo se limitan los errores y se garantiza la no existencia de fisuras de control interno.
En resumen, el uso de herramientas de workflow es de gran ayuda para la mejora del proceso de tramitación de facturas de proveedor/acreedor. Son un elemento esencial para la procedimentación y automatización, pero no olvidemos que deben ir acompañadas de otras mejoras para lograr un proceso realmente eficiente.
