Qué es un portal del cliente y por qué debes tener uno

Abr 11, 2023 | Externalización de servicios

Por muy digitales que seamos y por muy online que sea este nuevo escenario en el que estamos, al final somos personas. Seres humanos que nos relacionamos constantemente, también en el plano laboral. La conexión clientes-empresas continuará siendo una relación laboral de carácter humano. Pero, gracias a la tecnología, ahora puede ser más fluida y cómoda. A ello contribuyen sistemas como el portal de clientes, sobre lo cual queremos hablar en este nuevo artículo de nuestro blog: qué es, cuáles son sus ventajas, qué funciones tiene y, sobre todo, cómo ayudará en tu negocio para que tus clientes se sientan satisfechos. 

¿Qué es un portal de clientes? 

Si nos conoces mínimamente, ya sabes que en easyap nos dedicamos a la facturación electrónica. Por eso y por nuestra experiencia de más de dos décadas en todo tipo de proyectos, conocemos perfectamente lo que es un portal de clientes. 

A nuestro modo de ver, diríamos que es una plataforma online que las empresas utilizan para proporcionar a sus clientes un acceso seguro y controlado a información relevante sobre su cuenta o historial de operaciones. En ellos, los clientes realizan diversas actividades como ver las facturas, consultar el estado de pedidos, hacer seguimiento de envíos, solicitar soporte técnico, compras adicionales… 

Así mismo, es una herramienta que mejora y optimiza la experiencia de usuario que tienen tus clientes (UX, como se le llama a este concepto con tanta relevancia actualmente). La razón es que un portal de este tipo les permite acceder a la información de forma rápida y fácil, sin tener que esperar al teléfono o estar intercambiando lentos correos electrónicos. 

Las principales funciones y características de los portales de clientes 

Los portales de clientes no son algo tan novedoso. De hecho, desde que se comenzaron a utilizar softwares y CRMs en las compañías, se han integrado dentro de ellos. En ese sentido, habitualmente un portal del cliente básico ofrece las siguientes funcionalidades: 

  Autenticación y seguridad. El portal de clientes debe tener una autenticación segura para garantizar que solo los clientes autorizados tienen acceso a la información y a las funciones disponibles.
  Información de cuenta y contacto. Los clientes pueden ver información de cuenta como su historial de compras, facturas pendientes, detalles de contacto y otros datos relevantes.
  Autogestión. Los clientes realizan tareas de autogestión, como la de actualizar la información de cuenta, realizar pagos, solicitar soporte y más. Lo mejor es que lo pueden hacer sin tener que interactuar con personal técnico o de atención al cliente.
  Comunicación. Son un espacio de comunicación bidireccional entre los clientes y las empresas idóneo para plantear preguntas, presentar solicitudes de soporte y dejar comentarios.
  Servicio al cliente. Proporcionan recursos de soporte técnico de lo más útiles. Hablamos, por ejemplo, de apartados como preguntas frecuentes (FAQ), videos y tutoriales, manuales de instrucciones para los usuarios, etcétera.
  Personalización. Muchos portales de clientes son personalizables, como el de easyap. Con nosotros, los clientes eligen las funciones y los servicios que desean, pudiendo por ejemplo adaptar cada factura a distintos formatos o emitir albaranes electrónicos.
  Análisis y seguimiento. Estos portales recopilan información sobre las interacciones de los clientes y el uso del portal para, de esta forma, ayudar a tu empresa y equipo a comprender mejor las necesidades y preferencias de tus clientes y, con ello, a mejorar tus productos y servicios. 

Como ves, a grandes rasgos, un portal de clientes básico te ofrece una amplia gama de funcionalidades. Tienen características que mejoran la experiencia del cliente y la eficiencia de tu negocio. No obstante, las funcionalidades específicas pueden variar según las necesidades y los servicios de tu compañía y, sobre todo, dependiendo de con qué empresa trabajes todo tu software de facturación.

Las 10 ventajas de los portales de clientes para tu negocio y para ellos 

Precisamente por esas funcionalidades y características que tienen, son herramientas muy útiles en los procesos de facturación. Ofrecen una serie de beneficios de lo más interesantes, tanto para ellos mismos, como para tu negocio. A continuación, nos detenemos en comentar diez principales beneficios de los portales de clientes. 

1. Mejora la experiencia de usuario del cliente 

Ofreces un acceso fácil y cómodo a facturas de clientes, a su información de cuenta, sus pedidos, al soporte técnico y de atención… Por lo tanto, mejoras la experiencia general del cliente, lo cual va a generar que este sienta lealtad hacia tu marca y su fidelización. Además, en nuestro caso, puedes enviar facturas en el formato correcto y acelerar los procesos de pago y reducir las cuentas por cobrar.

2. Aumenta la satisfacción y sirven de gancho de marketing 

Al ofrecerles a tus clientes la capacidad de realizar gestiones y actividades de autoservicio y el poder resolver sus propios problemas, estarás aumentando su satisfacción con tu empresa, como decíamos. Precisamente por eso, además de que aumentan las posibilidades de que sigan siendo clientes leales, también es muy posible que recomienden tu compañía y tus productos y servicios a otras empresas. 

3. Reduce costes económicos 

Un portal de clientes permite que estos resuelvan sus problemas e incidencias de forma autónoma. Así que con un buen software reduces la carga de trabajo del personal de soporte, lo cual también abarata considerablemente los costes operativos de tu empresa. 

4. Proporciona información muy valiosa 

En los portales los clientes se almacenan grandes cantidades de datos. Por lo tanto, al recopilarlos y analizarlos dispondrás de información valiosa y útil sobre preferencias, hábitos de compra y patrones de comportamiento. Con esos datos optimizarás tus productos y servicios y podrás desarrollar nuevas acciones estrategias de marketing. 

5. Facilita la comunicación y el seguimiento 

Son softwares que permiten que los clientes se comuniquen rápidamente y al momento. De esa manera, pueden realizar un seguimiento de todas sus transacciones en tiempo real, lo cual mejora la comunicación y la transparencia y, por ende, la confianza mutua. 

6. Mejora la eficiencia y la productividad 

Un portal para clientes bien desarrollado a nivel tecnológico automatiza y optimiza muchos procesos internos que se llevan a cabo en un negocio. Por lo tanto, además de reducir los costes operativos, como hemos señalado anteriormente, mejora la eficiencia y la productividad. 

7. Fomenta la colaboración 

Al permitir a los diferentes equipos de la empresa compartir información de manera más eficiente y veloz, se mejora la colaboración y la coordinación entre los equipos de ventas, marketing, atención al cliente y otros. Por lo tanto, el portal se convierte en un elemento integrador dentro de cualquier tipo de compañía. 

8. Proporciona análisis y reportes 

Si va más allá de lo que ofrece cualquier portal del cliente básico, el sistema también puede analizar y reportar datos de clientes y operaciones. Así mismo sirve para identificar oportunidades, medir el éxito de ciertas operaciones llevadas a cabo, gestionar problemas de servicio y, en general, mejorar la toma de decisiones empresariales. 

9. Facilita la personalización 

Un buen portal para clientes también ayuda a personalizar las interacciones con los clientes. Por lo tanto, son una herramienta perfecta para utilizar la información recopilada sobre preferencias y necesidades de cara a optimizar la experiencia del cliente y su satisfacción. En el caso del software de easyap, por ejemplo, puedes personalizarlo tanto como para incluir tus albaranes electrónicos y adaptar los documentos a los formatos que tú quieras. 

10. Diferenciación de la competencia 

Con un portal bien diseñado e implementado ayudas a tus clientes a competir y diferenciarse en sus mercados. Sectores cada vez más saturados en los que cualquier detalle marca la diferencia y una buena relación entre proveedores y clientes facilitada por el mejor software lo es. 

Los beneficios del portal del cliente de easyap 

Ahora bien, todo el artículo ha ido enfocado en lo que ofrece y aporta un portal de cliente básico. Si optas por el que te implementamos en easyap disfrutarás de unas funcionalidades muy atractivas. Los beneficios que aprovecharás serán: 

–   Un portal fácil de usar. Tu experiencia en el sitio será rápida y sencilla.
–   Un espacio accesible desde cualquier lugar con conexión a internet y en todo momento.
–   Una plataforma de clientes altamente personalizable que se ajusta a la interfaz y las funciones con el objetivo de satisfacer cualquier necesidad específica.
–   Nuestro portal para clientes utiliza una autenticación segura que garantiza que solo los clientes y usuarios autorizados pueden acceder.
–   El software de easyap ahorra tiempo y esfuerzo, reduciendo las interacciones con el personal técnico y de atención.
–   Proporciona información en tiempo real, lo que permite a los clientes realizar un seguimiento de sus transacciones y estar al tanto de cualquier problema o retraso. 

Más allá de eso, el software de Easyap proporciona una amplia gama de beneficios y ventajas para todo lo relacionado con la facturación online. Pero para destacarlas y hablar de todas ellas, nos gustaría tener mucho más tiempo y conocer tu proyecto en profundidad. Así que concluimos dejándote nuestro contacto y esperándote con los brazos abiertos.

Aumente la productividad de su empresa y optimice los procesos de facturación

Aún sigues con dudas? Contactanos

2 + 3 =