Pourquoi vous ne devriez Pas Passer À La Facturation Électronique (Écrit Par Une Société De Facturation Électronique)
Étape 1 sur 2 : Regardez la vidéo pour comprendre comment fonctionne un programme de facturation électronique automatisé. Mettez-la en 1,5x si vous manquez de temps.
Étape 2 sur 2 :Cliquez sur le bouton ci-dessous pour réserver un(e)audit de comptes fournisseurs avec nous.
Oui, vous avez bien lu.
Nous sommes dans le secteur de la facturation électronique depuis plus de 21 ans – en fait, nous avons été des pionniers en tant que fournisseurs de services de facturation numérique – et nous vous disons de ne pas y passer.
Vous voulez savoir pourquoi ?
Le problème de la gestion manuelle des factures
Soyons clairs : traiter manuellement les factures est lent, coûteux, compliqué et source d’erreurs.
La plupart des entreprises commencent avec des processus simples, mais à mesure que l’activité se développe, le service des comptes fournisseurs évolue et tout se complique. D’autant plus si vous vous étendez sur de nouveaux marchés.
En conséquence, vous perdez beaucoup de temps à traiter manuellement les factures, à les gérer et à réclamer les paiements en retard.
Vous avez la sensation d’être toujours pressé, sans temps pour planifier et en gaspillant vos ressources.
De plus, vous perdez la visibilité sur ce qui se passe réellement avec le processus de facturation.
Et surtout, la facturation manuelle entraîne plus d’erreurs.
La bonne nouvelle est qu’en 2023, vous n’aurez pas à le faire manuellement.
Il existe de multiples options de logiciels de facturation électronique parmi lesquelles choisir. (Nous le savons, car nous avons été l’un des premiers 😄)
En passant à la facturation électronique, vous gagnez un temps précieux, optimisez les ressources, accélérez le processus et (presque) éliminez les erreurs humaines.
Cependant, ce n’est pas tout…
Pourquoi Il Ne Suffit Pas D’Utiliser *Seulement* Un Logiciel De Facturation Électronique
Passer à la facturation électronique est un bon début, mais ce n’est qu’une pièce du puzzle et non l’image complète.
Le problème de la plupart des entreprises est qu’elles se lancent directement dans la facturation électronique sans analyser le processus lui-même au préalable.
De la même manière que passer votre voiture de manuelle à automatique vous facilitera la conduite, cela ne vous servira à rien si elle n’a toujours que 3 roues.
Malheureusement, automatiser un processus qui n’est pas optimal ne résoudra pas vos problèmes et vous n’obtiendrez pas non plus les résultats souhaités.
Votre entreprise se trouve peut-être dans l’une de ces situations : vous êtes passé à un fournisseur de facturation électronique en pensant que cela résoudrait tous vos problèmes, mais ce n’a pas été le cas. Ou le développement interne de votre logiciel a été insuffisant et est devenu limité ou inutilisable pour vos besoins actuels. Ou vous envisagez l’option d’automatiser le processus.
C’est précisément à cela que nous nous référons lorsque nous disons “ne passez pas à la facturation électronique”, car en réalité nous voulons dire “ne passez *pas seulement* à la facturation électronique“.
Optimisez d’abord votre processus de facturation, puis automatisez-le avec un logiciel efficace.
De plus, les départements informatiques ne disposent généralement pas de ressources ou ont d’autres projets plus pertinents sur lesquels se concentrer au sein de l’entreprise. La bonne nouvelle est que nous avons déjà inventé la solution pour vous et votre système de comptes fournisseurs.
Voici le modèle que nous avons utilisé avec de nombreuses entreprises pour les aider à optimiser leur processus de facturation. Nous vous le recommandons comme guide si vous souhaitez automatiser le processus, augmenter l’efficacité et réduire les erreurs :
1. Utilisez le schéma que nous décrivons ci-dessous pour améliorer votre processus de facturation.
2. Installez une solution de facturation électronique comme easyap pour l’automatiser.
Ceci Est Pour Vous et Votre Entreprise Si…
- Vous avez un volume élevé de factures fournisseurs, plus de 10 000 ou 20 000
- Dispones de un ERP de primer nivel, SAP / S4HANA , Dynamics, Financials , etc pero aun así sigues con un volumen alto de tareas manuales en el proceso de AP, que ni las nuevas versiones de producto, aunque lo prometían, eliminan
- Has intentado implementar soluciones de OCR o portales de facturación electrónica con las que no consigues tener un proceso completamente automatizado
- Las herramientas de las que dispones no te permiten conocer el estado del proceso, ver el backlog o el ageing de las facturas en .trámite
- La disponibilidad de recursos de IT para implementar mejoras es siempre escasa o si existen debes de retirarlos de procesos más críticos.
- Te estás planteando optimizar/automatizar el proceso de AP
- Sientes que en tu empresa, la gestion de facturas es la ultima preocupacón y ocupación del departamento financiero
Cómo Estructurar TuProceso De Facturación
¿Qué servicios ofrece easyAP?
Herramientas para emisión y recepción de facturas.
Digitalización y extracción de datos de facturas: papel, pdf…
Workflows para tramitación de facturas recibidas en cualquier formato: aprobación, cuadre…
Externalización de tareas: Validacion y verificacion de facturas, conformación de facturas, resolución de incidencias, atención a proveedores…
Suministro inmediato de Información (SII): Interconexión con sede electrónica de la AEAT.
Gestión de gastos de empleado, workflow para tramitación y contabilización.
Casos De Éxito
A continuación, te dejamos algunos ejemplos de marcas que trabajan con nosotros:
ThyssenKrupp
« Au cours des 10 dernières années, nous avons utilisé l’outil Easyap, qui nous a permis d’accélérer plusieurs processus au sein du service des comptes fournisseurs, augmentant ainsi la productivité, nous adaptant à la transformation numérique et améliorant les délais dans les processus de gestion administrative (enregistrement, comptabilisation, réponses aux fournisseurs…), ce qui nous a permis d’intégrer de nouvelles entités sans augmenter les ressources du service. De plus, nous nous sommes adaptés à tous les changements réglementaires de manière transparente, sans que cela n’affecte le processus central. L’expérience a été très bonne et l’amélioration de la productivité a été très considérable. »
– Carlos García Jiménez
Responsable / Comptes Fournisseurs – Fiscalité – Assurances
Ce groupe industriel allemand mène une grande partie de ses opérations en Espagne, avec une forte présence à Madrid et dans d’autres villes du pays.
Avant easyap :
- Avant l’arrivée d’easyap, le processus était entièrement manuel et géré par une équipe de personnes qui traitaient un peu plus de 7 000 factures par mois.
- Il y avait un manque de visibilité sur le processus et ils étaient conscients de l’existence d’erreurs.
- De plus, ils pressentaient que les délais du processus étaient longs
Après easyap :
- Le 90 % des factures sont comptabilisées automatiquement sans intervention humaine
- Il existe une visibilité totale sur le processus et des mécanismes de contrôle interne
- Il a été possible de faire face à une augmentation mensuelle notable du nombre de factures traitées, atteignant 18 000
- easyap a été consolidé comme le système unifié pour le traitement des factures (en dehors de l’ERP)
- La durée du cycle de facturation a été drastiquement réduite, passant de jours à des heures
Mener à bien cette tâche n’a pas été facile : la première étape a été de centraliser la réception des factures et la capture des données. Et la réception des factures électroniques a été l’un des éléments pris en compte
Processus :
Nuestro flujo de trabajo abarca todos los pasos del proceso, incluidas las aplicaciones y los servicios contables de back-office, optimizando la resolución y la sincronización con todas las partes implicadas. Esto se ha traducido en un aumento de la productividad, un ahorro real de costes y una visible reducción del tiempo necesario para resolver las excepciones y los procesos de aprobación.
La automatización del proceso solucionó los problemas asociados al trabajo manual. Esto permitió a ThyssenKrupp registrar hasta 180.000 facturas al año.
Enagás
“En los últimos cuatro años, en Enagás hemos evolucionado de un proceso con un alto componente manual para la gestión de facturas con proveedores a otro de contabilización automática, con aprobación electrónica y cuadre de pedidos integrado en nuestro ERP. Gracias a la trazabilidad de eventos y a la implementación de reglas de negocio se garantiza el cumplimiento de la política de control interno y auditoría, de gran importancia para una empresa que cotiza en el IBEX35”
-Director Financiero Enagás
Enagás (Compañía Nacional de Gas) es una conocida empresa líder en el sector de la energía y las infraestructuras que trabaja con redes de transporte de gas y gas renovable y opera en varias partes el mundo.
Antes de easyap:
La compañía Enagás contactó con nosotros para optimizar sus recursos y todo lo relacionado con su proceso de facturación. Vimos la oportunidad de un bonito reto que, con nuestra experiencia, sería posible llevar a cabo correctamente.
La tarea no fue fácil:
- Enagás tenía un proceso completamente manual de facturas AP.
- No tenían visibilidad completa del proceso y en un entorno descentralizado
Después de easyap:
- Más del 85% de las facturas se contabilizan automáticamente
- Se gestionan más de 40mil facturas al año, con total accesibilidad del equipo a cada factura.
- Se unificó en una misma plataforma toda la facturación de las distintas empresas del grupo.
- Cela fait partie de la transformation numérique massive des entreprises
- Facturation centralisée avec une visibilité et une mesure absolues du processus
- Ils ont transformé un coût fixe en coût variable.
Les résultats parlent pour eux-mêmes: augmentation de la productivité et optimisation du temps grâce à l’automatisation et à une meilleure relation client/fournisseur avec une plus grande accessibilité de l’équipe à chaque facture.
Processus
Tout d’abord, nous unifions tous les processus de gestion des factures de l’entreprise dans un système centralisé. Nous les validons tous par le biais de flux de travail et résolvons chaque conflit existant. De même, les coûts ont diminué grâce à la tarification par facture reçue au lieu de fixer un prix prédéterminé. Et une partie importante et croissante est l’utilisation de la facture électronique.
Prochaines Étapes
À ce stade, il ne vous reste plus que deux étapes :
- Appliquez ces idées à votre processus de facturation et de paiements (et contactez-nous si vous avez besoin d’aide pour les mettre en œuvre).
- Automatisez le processus avec un logiciel de facturation électronique tel qu’easyap.
Si vous souhaitez en savoir plus ou si vous pensez que nous pouvons vous aider, contactez-nous ici
Foire Aux Questions
Dois-je extraire les données de la facture ?
Non. Le logiciel easyap les extrait pour vous.
Dois-je enregistrer manuellement la facture dans l’ERP ?
Non, les factures sont envoyées et enregistrées automatiquement dans l’ERP.
Comment savoir combien de factures j’ai reçues ?
Avec easyap, vous disposez de rapports qui affichent le volume et les délais de l’ensemble du processus AP.
Puis-je savoir où les factures sont enregistrées ?
Oui. Dès le début du processus, vous pouvez savoir où se trouve chaque facture, depuis quand et qui est l’émetteur.
Dois-je créer de nouvelles adresses e-mail pour recevoir les factures ?
Ce n’est pas nécessaire, car elles peuvent être réacheminées. Néanmoins, easyap peut également fournir des adresses e-mail.
Comment les employés savent-ils qu’ils doivent approuver une facture ?
easyap IP envoie des e-mails de rappel pour les tâches en attente. Par ailleurs, l’approbation peut être effectuée depuis des appareils mobiles.
Les fournisseurs peuvent-ils connaître le statut de leurs factures ?
Oui. Un portail fournisseurs est disponible pour leur permettre de consulter le statut des factures.
Combien de temps faut-il pour installer le logiciel et démarrer le projet ?
Cela dépendra de la phase de votre processus et de la disponibilité de votre équipe informatique (si nécessaire). Néanmoins, en moyenne, il faut généralement entre 6 et 8 semaines pour installer le logiciel et démarrer le projet.
Quelle est l’expérience d’easyap en matière de travail avec SAP ? Et avec d’autres ERP ?
Chez easyap, nous avons des années d’expérience dans les projets avec SAP et divers ERP. En fait, nous travaillons avec la plupart des fournisseurs les plus connus, ainsi qu’avec des fournisseurs internes.
Quelle est la structure tarifaire ? Quel est le coût de la licence ?
Avec le logiciel easyap, vous payez par facture traitée. Autrement dit, vous n’aurez pas à payer de coût fixe pour la licence.
Ils Nous Font Déjà Confiance
