PPourquoi vous ne devriez pas passer à la facturation électronique (écrit par une société de facturation électronique)
Étape 1 sur 2 : visionnez la vidéo pour comprendre le fonctionnement d'un programme de facturation électronique automatisé. Si vous manquez de temps, vous pouvez la visionner en mode 1.5x.
Étape 2 de 2 : Cliquez sur le bouton ci-dessous pour réserver un audit des comptes fournisseurs avec nous.
Oui, vous avez vous avez bien lu.
Nous sommes présents dans le secteur de la facturation électronique depuis plus de 21 ans - en fait, nous avons été les pionniers en tant que fournisseur de services de facturation électronique. services de facturation numérique - y ous vous disons de ne pas passer à la facturation électronique.
Expliquons pourquoi.
Le problème de la gestion manuelle des factures
Soyons clairs : le traitement manuel des factures est long, coûteux, compliqué et source d'erreurs.
La plupart des entreprises démarrent avec des processus simples, mais au fur et à mesure que l'entreprise se développe, le service des comptes fournisseurs évolue et les choses se compliquent. C'est encore plus vrai si vous vous étendez à de nouveaux marchés.
Par conséquent, vous perdez beaucoup de temps à traiter manuellement les factures, à les gérer et à réclamer les retards de paiement.
Vous avez le sentiment d'être toujours pressé, de ne pas avoir le temps de planifier et de gaspiller vos ressources.
En outre, vous perdez de vue ce qui se passe réellement dans le processus de facturation. Le processus de facturation n'est pas un problème.
Plus important encore, la facturation manuelle entraîne davantage d'erreurs.
La bonne nouvelle, c'est qu'en 2023, vous n'aurez plus à le faire manuellement.
Il existe de nombreuses options de logiciels de facturation électronique (nous le savons, car nous avons été l'un des premiers à proposer des logiciels de facturation électronique). 🙂)
En passant à la facturation électronique, vous gagnez un temps précieux, vous optimisez vos ressources, vous accélérez le processus et vous éliminez (presque) toute erreur humaine.
Mais ce n'est pas tout...
Pourquoi il ne suffit pas d'utiliser *uniquement* unn programme de facturation électronique
Le passage à la facturation électronique est un bon début, mais ce n'est qu'une pièce du puzzle et non le tableau complet.
Le problème de la plupart des entreprises est qu'elles se lancent directement dans la facturation électronique sans avoir au préalable analysé le processus lui-même.
De même que le passage d'une voiture manuelle à une voiture automatique la rendra plus facile à conduire, cela ne vous servira à rien si elle n'a toujours que trois roues.
Malheureusement, l'automatisation d'un processus non optimal ne résoudra pas vos problèmes et vous n'obtiendrez pas les résultats escomptés.
Votre entreprise se trouve peut-être dans l'une de ces situations : vous avez opté pour un fournisseur de services de facturation électronique en pensant que cela résoudrait tous vos problèmes, mais ce n'est pas le cas. Ou le développement interne de votre logiciel a été insuffisant et il est devenu limité ou inutile pour ce dont vous avez besoin aujourd'hui. Ou vous envisagez d'automatiser le processus.
C'est précisément ce que nous voulons dire lorsque nous disons "ne pas passer à la facturation électronique", car nous voulons en réalité dire"ne pas passer *uniquement* à la facturation électronique".
Optimisez d'abord votre processus de facturation, puis automatisez-le à l'aide d'un logiciel efficace.
En outre, les services informatiques manquent souvent de ressources ou ont d'autres projets plus importants à mener au sein de l'entreprise. La bonne nouvelle, c'est que nous avons déjà inventé la solution pour vous et votre système de comptabilité fournisseurs.
Voici le modèle que nous avons utilisé avec de nombreuses entreprises pour les aider à optimiser leur processus de facturation. Nous le recommandons comme guide si vous souhaitez automatiser le processus, augmenter l'efficacité et réduire les erreurs :
1. Utilisez le schéma ci-dessous pour améliorer votre processus de facturation.
2. installer une solution de facturation électronique telle qu'easyap pour l'automatiser.
Ceci est pour vous et votre entreprise si...
- Vous avez un volume important de factures fournisseurs, plus de 10 000 ou 20 000.
- Vous disposez d'un ERP de premier niveau, SAP / S4HANA, Dynamics, Financials, etc. mais vous avez encore un volume élevé de tâches manuelles dans le processus AP, que même les nouvelles versions du produit, bien que promises, n'éliminent pas.
- Vous avez essayé de mettre en œuvre des solutions OCR ou des portails de facturation électronique, mais vous n'avez pas été en mesure de mettre en place un processus entièrement automatisé.
- Les outils dont vous disposez ne vous permettent pas de connaître l'état d'avancement du processus, de voir l'arriéré ou le vieillissement des factures en cours.
- Les ressources informatiques disponibles pour mettre en œuvre des améliorations sont toujours rares ou, si elles existent, elles doivent être retirées de processus plus critiques.
- Vous envisagez d'optimiser/automatiser le processus d'AP
- Avez-vous le sentiment que dans votre entreprise, la gestion des factures est la dernière préoccupation et la dernière occupation du service financier ?
Comment structurervotreprocessus de facturation
Quels sont les services offerts par easyAP ?
Outils pour l'émission et la réception de factures.
Numérisation et extraction des données des factures : papier, pdf...
Flux de travail pour le traitement des factures reçues sous n'importe quel format : approbation, réconciliation...
Externalisation de tâches : validation et vérification des factures, conformation des factures, résolution d'incidents, service aux fournisseurs...
Fourniture immédiate d'informations (SII) : Interconnexion avec le bureau électronique de l'AEAT.
Gestion des dépenses des employés, flux de travail pour le traitement et la comptabilité.
Histoires de réussite
Voici quelques exemples de marques qui travaillent avec nous :
ThyssenKrupp
" Au cours des 10 dernières années, nous avons utilisé l'outil Easyap, qui nous a permis de rationaliser plusieurs processus dans le département des comptes fournisseurs, en augmentant la productivité, en s'adaptant à la transformation numérique, en établissant des améliorations temporelles dans les processus de gestion administrative (enregistrement, comptabilité, réponses aux fournisseurs...), cela nous a permis d'incorporer de nouvelles entités sans augmenter les ressources du département. En outre, nous nous sommes adaptés à tous les changements réglementaires de manière transparente, sans affecter le processus central. L'expérience a été très bonne et l'amélioration de la productivité a été considérable".
- Carlos García Jiménez
Responsable / Comptes créditeurs-impôts-assurances
Ce groupe industriel allemand exerce une grande partie de ses activités en Espagne, avec une forte présence à Madrid et dans d'autres villes du pays.
Avant easyap :
- Avant easyap, le processus était entièrement manuel et géré par une équipe de personnes traitant un peu plus de 7 000 factures par mois.
- Il y avait un manque de visibilité du processus et ils étaient conscients de l'existence d'erreurs.
- Ils ont également compris que le processus prendrait beaucoup de temps.
Après easyap :
- Les 90 % des factures sont comptabilisées automatiquement sans intervention humaine
- La visibilité du processus et des mécanismes de contrôle interne est totale.
- Une augmentation mensuelle significative du nombre de factures traitées a été réalisée, atteignant 18 000 factures.
- easyap a été consolidé en tant que système unifié pour le traitement des factures (en dehors de l'ERP).
- La durée du cycle de facturation a été considérablement réduite, passant de plusieurs jours à quelques heures.
Cette tâche n'a pas été facile : la première étape a consisté à centraliser la réception des factures et la saisie des données. La réception des factures électroniques a été l'un des éléments pris en compte dans ce processus.
Processus :
Notre flux de travail englobe toutes les étapes du processus, y compris les applications et services comptables d'arrière-guichet, optimisant ainsi la résolution et la synchronisation avec toutes les parties concernées. Cela s'est traduit par des gains de productivité, de réelles économies et une réduction des coûts. visible réduction visible du temps nécessaire pour résoudre les exceptions et les processus d'approbation.
L'automatisation du processus a permis de résoudre les problèmes liés au travail manuel. ThyssenKrupp a ainsi pu enregistrer jusqu'à 180 000 factures par an.
Enagas
"Au cours des quatre dernières années, Enagás est passé d'un processus très manuel de gestion des factures des fournisseurs à un processus de comptabilité automatique, avec une approbation électronique et une correspondance des commandes intégrées dans notre ERP. Grâce à la traçabilité des événements et à la mise en œuvre de règles commerciales, la conformité avec la politique de contrôle interne et d'audit est garantie, ce qui est très important pour une entreprise cotée à l'IBEX35".
-Directeur financier d'Enagás
Enagás (Compañía Nacional de Gas) est un leader bien connu dans le secteur de l'énergie et des infrastructures, travaillant avec des réseaux de transport de gaz et de gaz renouvelable et opérant dans différentes parties du monde.
Avant easyap :
La société Enagás nous a contactés pour optimiser ses ressources et tout ce qui concerne son processus de facturation. Nous avons vu l'opportunité d'un beau défi que, grâce à notre expérience, il serait possible de mener à bien.
La tâche n'était pas facile :
- Enagas avait un processus de facturation AP entièrement manuel.
- Ils n'avaient pas une visibilité totale du processus, et dans un environnement décentralisé
Après easyap :
- Plus de 85 % des factures sont comptabilisées automatiquement.
- Plus de 40 000 factures par an sont gérées, avec un accès complet de l'équipe à chaque facture.
- Toute la facturation des différentes sociétés du groupe a été unifiée sur une seule plateforme.
- Elle s'inscrit dans le cadre de la transformation numérique massive de l'entreprise
- Facturation centralisée avec visibilité totale et mesure des processus
- Ils ont transformé un coût fixe en un coût variable.
Les résultats parlent d'eux-mêmes .: une productivité accrue et une optimisation du temps grâce à l'automatisation et à l'amélioration des relations avec les clients et les fournisseurs avec l'amélioration des relations clients/fournisseurs avec une plus grande accessibilité de l'équipe à chaque facture.
Processus
Tout d'abord, nous avons unifié tous les processus de gestion des factures de l'entreprise dans un système centralisé. Nous les avons tous validés au moyen de flux de travail et avons résolu tous les conflits existants. Nous avons également réduit les coûts en établissant le prix de chaque facture entrante au lieu de fixer un prix prédéterminé. L'utilisation de la facturation électronique constitue un élément important et croissant de ce processus.
Prochaines étapes
À ce stade, il ne reste plus que deux étapes à franchir :
- Appliquez ces idées à votre processus de facturation et de paiement (et contactez-nous si vous avez besoin d'aide pour les mettre en œuvre).
- Automatisez le processus avec un logiciel de facturation électronique tel qu'easyap.
Si vous souhaitez en savoir plus ou si vous pensez que nous pouvons vous aider, veuillez nous contacter ici
Questions fréquemment posées
Dois-je extraire les données de la facture ?
Non. Le logiciel d'easyap les extrait pour vous.
Dois-je enregistrer manuellement la facture dans l'ERP ?
Non, les factures sont envoyées et enregistrées dans l'ERP automatiquement.
Comment savoir combien de factures j'ai reçues ?
Avec easyap, vous disposez de rapports qui montrent le volume et les délais de l'ensemble du processus AP.
Puis-je savoir où les factures sont enregistrées ?
Oui, dès le début du processus, vous pouvez savoir où se trouve chaque facture, depuis quand et qui en est l'émetteur.
Dois-je créer de nouveaux comptes de messagerie pour recevoir les factures ?
Ce n'est pas nécessaire, car ils peuvent être transférés. Toutefois, easyap peut également fournir des adresses électroniques.
Comment les employés savent-ils qu'ils doivent approuver une facture ?
easyap IP envoie des courriels de rappel des tâches en cours. L'approbation peut également se faire à partir d'appareils mobiles.
Les fournisseurs peuvent-ils connaître le statut de leurs factures ?
Oui, il existe un portail fournisseurs où vous pouvez fournir des informations sur le statut des factures.
Combien de temps faut-il pour installer le logiciel et démarrer le projet ?
Ce délai dépend du stade de votre processus et de la disponibilité de votre équipe informatique (si nécessaire). Toutefois, en moyenne, il faut compter 6 à 8 semaines pour installer le logiciel et démarrer le projet.
Quelle est l'expérience d'easyap en matière d'utilisation de SAP et d'autres systèmes ERP ?
Chez easyap, nous avons des années d'expérience dans les projets SAP et ERP. En fait, nous travaillons avec la plupart des fournisseurs renommés ainsi qu'avec des fournisseurs internes.
Quelle est la grille tarifaire et quel est le coût de la licence ?
Avec le logiciel easyap, vous payez par facture traitée. En d'autres termes, vous ne devez pas payer de frais de licence fixes.
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