Por Qué No Debes Pasarte A La Facturación Electrónica (Escrito Por Una Empresa De Facturación Electrónica)
Paso 1 de 2: Reproduce el video para entender como funciona un programa de facturación electronica automatizado. Ponlo en 1,5x si tienes poco tiempo.
Paso 2 de 2: Dale click al botón de abajo para reservar una auditoria de cuentas a pagar con nosotros.
Sí, has leído bien.
Llevamos más de 21 años en el sector de la facturación electrónica – de hecho, fuimos pioneros como proveedores de servicios de facturación digital – y te estamos diciendo que no te pases a ella.
¿Te explicamos por qué?
El problema de la gestión manual de facturas
Seamos claros: tramitar manualmente las facturas es lento, costoso, complicado y da lugar a errores.
La mayoría de las empresas comienzan con procesos sencillos, pero a medida que el negocio crece, el departamento de cuentas por pagar evoluciona y todo se complica. Más aún si te expandes a nuevos mercados.
Como consecuencia, pierdes mucho tiempo procesando manualmente las facturas, gestionándolas y reclamando pagos atrasados.
Tienes la sensación de ir siempre con prisas, sin tiempo para planificar y desaprovechando tus recursos.
Además, pierdes la visión de lo que realmente ocurre con el proceso de facturas.
Y lo que es más importante, con la facturación manual se cometen más errores.
La buena noticia es que en 2023 no tendrás que hacerlo manualmente.
Existen múltiples opciones de software de facturación electrónica entre las que elegir. (Nosotros lo sabemos, ya que fuimos uno de los primeros 🙂)
Al cambiar a la facturación electrónica, ganas un tiempo muy valioso, optimizas recursos,, aceleras el proceso y (casi) eliminas errores humanos.
Sin embargo, eso no es todo…
Por Qué No Basta Con Utilizar *Solo* Un Programa De Facturación Electrónica
Pasarte a la facturación electrónica es un buen comienzo, pero es solo una pieza del rompecabezas y no el cuadro completo.
El problema de la mayoría de empresas es que se lanzan directamente a la facturación electrónica sin antes analizar el proceso en sí.
Del mismo modo que cambiar tu coche de manual a automático te facilitará la conducción, no te servirá de nada si sigue teniendo sólo 3 ruedas.
Desgraciadamente, automatizar un proceso que no es óptimo no resolverá tus problemas y tampoco conseguirás los resultados que deseas.
Quizá tu compañía esté en una de estas situaciones: has pasado a un proveedor de facturación electrónica pensando que resolvería todos tus problemas y no ha sido así. O el desarrollo interno de tu software ha sido insuficiente y se ha quedado limitado o inservible para lo que necesitas hoy en día. O estás planteándote la opción de automatizar el proceso.
Precisamente a eso nos referimos cuando decimos “no cambies a la facturación electrónica”, ya que en realidad queremos decir “no *sólo* cambies a la facturación electrónica“.
Primero optimiza tu proceso de facturación y después automatízalo con un software eficiente.
Además, los departamentos de IT no suelen disponer de recursos o tienen otros proyectos más relevantes en los que centrarse en la empresa. La buena noticia es que nosotros ya hemos inventado la solución para ti y tu sistema de cuentas por pagar.
Este es el modelo que hemos utilizado con numerosas compañías para ayudarles a optimizar su proceso de facturas. Te lo recomendamos como guía si quieres automatizar el proceso, aumentar la eficacia y reducir fallos:
1. Utiliza el esquema que describimos a continuación para mejorar tu proceso de facturas.
2. Instala una solución de factura electrónica como easyap para automatizarla.
Esto Es Para Ti y Tu Empresa Si…
- Tienes un volumen de facturas de proveedor elevado, más de 10.000 ó 20.000
- Dispones de un ERP de primer nivel, SAP / S4HANA , Dynamics, Financials , etc pero aun así sigues con un volumen alto de tareas manuales en el proceso de AP, que ni las nuevas versiones de producto, aunque lo prometían, eliminan
- Has intentado implementar soluciones de OCR o portales de facturación electrónica con las que no consigues tener un proceso completamente automatizado
- Las herramientas de las que dispones no te permiten conocer el estado del proceso, ver el backlog o el ageing de las facturas en .trámite
- La disponibilidad de recursos de IT para implementar mejoras es siempre escasa o si existen debes de retirarlos de procesos más críticos.
- Te estás planteando optimizar/automatizar el proceso de AP
- Sientes que en tu empresa, la gestion de facturas es la ultima preocupacón y ocupación del departamento financiero
Cómo Estructurar Tu Proceso De Facturación
¿Qué servicios ofrece easyAP?
Herramientas para emisión y recepción de facturas.
Digitalización y extracción de datos de facturas: papel, pdf…
Workflows para tramitación de facturas recibidas en cualquier formato: aprobación, cuadre…
Externalización de tareas: Validacion y verificacion de facturas, conformación de facturas, resolución de incidencias, atención a proveedores…
Suministro inmediato de Información (SII): Interconexión con sede electrónica de la AEAT.
Gestión de gastos de empleado, workflow para tramitación y contabilización.
Casos De Éxito
A continuación, te dejamos algunos ejemplos de marcas que trabajan con nosotros:
ThyssenKrupp
“En los últimos 10 años hemos utilizado la herramienta Easyap, la cual nos ha permitido agilizar varios procesos en el departamento de cuentas a pagar, aumentando la productividad, adaptándonos a la transformación digital, estableciendo mejoras tiempos en procesos de gestión administrativa (Registro, contabilización, respuestas a proveedores…), esto nos ha permitido incorporar nuevas y entidades sin incrementar los recursos del departamento. Adicionalmente, nos hemos adaptado a todos los cambios normativos de forma transparente, sin que esto afecte al proceso central. La experiencia ha sido muy buena y la mejora en la productividad ha sido muy considerable.”
– Carlos García Jiménez
Responsable / Account Payables-Tax-Insurances
Este grupo industrial alemán lleva a cabo muchas de sus operaciones en España, con una fuerte presencia en Madrid y otras ciudades del país.
Antes de easyap:
- Antes de llegar easyap, el proceso era completamente manual y dirigido por un equipo de personas gestionaban algo más de 7.000 facturas al mes.
- Había falta de visibilidad del proceso y eran conscientes de la existencia de errores.
- Además intuían que los tiempos del proceso eran largos
Después de easyap:
- El 90% de facturas se contabilizan automáticamente sin participación humana
- Existe una total visibilidad del proceso y mecanismos de control interno
- Se ha podido hacer frente a un notable incremento mensual del número de facturas procesadas, alcanzando las 18.000
- Se consolidó easyap como el sistema unificado para el procesamiento de facturas (aparte del ERP)
- La duración del ciclo de facturación se redujo drásticamente pasando de días a horas
Completar esta tarea no ha sido fácil: el primer paso fue centralizar la recepción de facturas y la captura de datos. Y la recepción de facturas electrónicas ha sido uno de los elementos considerados
Proceso:
Nuestro flujo de trabajo abarca todos los pasos del proceso, incluidas las aplicaciones y los servicios contables de back-office, optimizando la resolución y la sincronización con todas las partes implicadas. Esto se ha traducido en un aumento de la productividad, un ahorro real de costes y una visible reducción del tiempo necesario para resolver las excepciones y los procesos de aprobación.
La automatización del proceso solucionó los problemas asociados al trabajo manual. Esto permitió a ThyssenKrupp registrar hasta 180.000 facturas al año.
Enagás
“En los últimos cuatro años, en Enagás hemos evolucionado de un proceso con un alto componente manual para la gestión de facturas con proveedores a otro de contabilización automática, con aprobación electrónica y cuadre de pedidos integrado en nuestro ERP. Gracias a la trazabilidad de eventos y a la implementación de reglas de negocio se garantiza el cumplimiento de la política de control interno y auditoría, de gran importancia para una empresa que cotiza en el IBEX35”
-Director Financiero Enagás
Enagás (Compañía Nacional de Gas) es una conocida empresa líder en el sector de la energía y las infraestructuras que trabaja con redes de transporte de gas y gas renovable y opera en varias partes el mundo.
Antes de easyap:
La compañía Enagás contactó con nosotros para optimizar sus recursos y todo lo relacionado con su proceso de facturación. Vimos la oportunidad de un bonito reto que, con nuestra experiencia, sería posible llevar a cabo correctamente.
La tarea no fue fácil:
- Enagás tenía un proceso completamente manual de facturas AP.
- No tenían visibilidad completa del proceso y en un entorno descentralizado
Después de easyap:
- Más del 85% de las facturas se contabilizan automáticamente
- Se gestionan más de 40mil facturas al año, con total accesibilidad del equipo a cada factura.
- Se unificó en una misma plataforma toda la facturación de las distintas empresas del grupo.
- Es parte de la transformación digital masiva del negocio
- Facturación centralizada con absoluta visibilidad y medición del proceso
- Han convertido un coste fijo en variable.
Los resultados hablan por sí solos: aumento de la productividad y optimización del tiempo gracias a la automatización y una mejor relación cliente/proveedor con mayor accesibilidad del equipo a cada factura.
Proceso
En primer lugar, unificamos en un sistema centralizado todos los procesos de gestión de facturas de la compañía. Validamos todos ellos a través de los flujos de trabajo y resolvimos cada conflicto existente. Así mismo, disminuyeron los costes gracias a la tarificación de cada factura recibida en lugar de fijar un precio predeterminado. Y como parte importante y creciente está el uso de la factura electrónica.
Próximos Pasos
Llegados a este punto, solo te queda dar dos pasos:
- Aplica estas ideas a tu proceso de facturación y pagos (y contáctanos si necesitas ayuda para implementarlas).
- Automatiza el proceso con un software de facturación electrónica como easyap.
Si quieres saber más o crees que podemos ayudarte, ponte en contacto con nosotros aquí
Preguntas Frecuentes
¿Tengo que extraer los datos de la factura?
No. El propio software de easyap los extrae por ti.
¿Tengo que registrar manualmente la factura en el ERP?
No, las facturas se envían y se registran en el ERP automáticamente.
¿Cómo sé cuántas facturas he recibido?
Con easyap dispones de informes que muestran el volumen y los plazos de todo el proceso AP.
¿Puedo saber dónde se registran las facturas?
Sí. Desde el principio del proceso puedes saber dónde está cada factura, desde cuándo y quién es el emisor.
¿Tengo que crear nuevas cuentas de correo electrónico para recibir facturas?
No es necesario, ya que se pueden reenviar. No obstante, easyap también puede proporcionar direcciones de correo electrónico.
¿Cómo saben los empleados que tienen que aprobar una factura?
easyap IP envía correos electrónicos con recordatorios de las tareas pendientes. A su vez, la aprobación puede realizarse desde dispositivos móviles.
¿Pueden los proveedores conocer el estado de sus facturas?
Sí. Existe un portal de proveedores desde el que puedes proporcionar información sobre el estado de las facturas.
¿Cuánto tiempo se tarda en instalar el software y comenzar el proyecto?
Dependerá de la fase en que se encuentre tu proceso y de la disponibilidad de tu equipo de TI (si es necesario). De todas formas, de media, se suele tardar entre 6 y 8 semanas en instalar el software y comenzar el proyecto.
¿Qué experiencia tiene easyap trabajando con SAP? ¿Y con otros ERP?
En easyap contamos con años de experiencia en proyectos con SAP y diversos ERP. De hecho, trabajamos con la mayoría de los proveedores más conocidos y también con proveedores internos.
¿Cuál es el esquema de precios? ¿Cuánto cuesta la licencia?
Con el software de easyap pagarás por factura procesada. Es decir, no tendrás que pagar un coste fijo por la licencia.
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