PWarum Sie auf elektronische Rechnungsstellung umsteigen sollten (verfasst von einem Unternehmen für elektronische Rechnungsstellung)
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Ja, Sie richtig gelesen.
Wir sind seit über 21 Jahren im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung tätig – tatsächlich waren wir Pioniere als Anbieter von digitalen Rechnungsstellungsdiensten – – und raten Ihnen davon ab, auf diese umzusteigen.
Sollen wir Ihnen erklären, warum?
Das Problem der manuellen Rechnungsbearbeitung
Seien wir ehrlich: Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen ist langsam, kostspielig, kompliziert und fehleranfällig.
Die meisten Unternehmen beginnen mit einfachen Prozessen, aber wenn das Geschäft wächst, entwickelt sich die Kreditorenbuchhaltung weiter und alles wird komplizierter. Dies gilt umso mehr, wenn Sie in neue Märkte expandieren.
Infolgedessen verlieren Sie viel Zeit mit der manuellen Bearbeitung von Rechnungen, deren Verwaltung und der Einforderung überfälliger Zahlungen.
Sie haben das Gefühl, immer in Eile zu sein, keine Zeit zum Planen zu haben und Ihre Ressourcen zu verschwenden.
Außerdem verlierst du den Überblick darüber, was wirklich mit dem Rechnungsprozess.
Und was noch wichtiger ist: Bei der manuellen Rechnungsstellung werden mehr Fehler gemacht.
Die gute Nachricht ist, dass Sie dies im Jahr 2023 nicht mehr manuell tun müssen.
Es gibt eine Vielzahl von Softwareoptionen für die elektronische Rechnungsstellung, aus denen Sie wählen können. (Wir wissen das, da wir einer der ersten Anbieter waren 🙂)
Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung sparen Sie wertvolle Zeit, optimieren Ressourcen, beschleunigen den Prozess und eliminieren (fast) menschliche Fehler.
Das ist jedoch noch nicht alles...
Warum es nicht ausreicht, *nur* einein Programm für die elektronische Rechnungsstellung
Die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung ist ein guter Anfang, aber nur ein Teil des Puzzles und nicht das ganze Bild.
Das Problem der meisten Unternehmen besteht darin, dass sie sich direkt auf die elektronische Rechnungsstellung stürzen, ohne zuvor den Prozess selbst zu analysieren.
Genauso wie der Wechsel von einem Schaltgetriebe zu einem Automatikgetriebe Ihnen das Fahren erleichtert, nützt es Ihnen nichts, wenn Ihr Auto weiterhin nur drei Räder hat.
Leider wird die Automatisierung eines nicht optimalen Prozesses Ihre Probleme nicht lösen und Sie werden auch nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen.
Vielleicht befindet sich Ihr Unternehmen in einer dieser Situationen: Sie sind zu einem Anbieter für elektronische Rechnungsstellung gewechselt, weil Sie dachten, dass dies alle Ihre Probleme lösen würde, aber das war nicht der Fall. Oder die interne Entwicklung Ihrer Software war unzureichend und ist für Ihre heutigen Anforderungen zu begrenzt oder unbrauchbar geworden. Oder Sie erwägen die Option, den Prozess zu automatisieren.
Genau das meinen wir, wenn wir sagen „Wechseln Sie nicht zur elektronischen Rechnungsstellung“, denn eigentlich meinen wir„Wechseln Sie nicht *nur* zur elektronischen Rechnungsstellung“.
Optimieren Sie zunächst Ihren Rechnungsstellungsprozess und automatisieren Sie ihn anschließend mit einer effizienten Software.
Darüber hinaus verfügen IT-Abteilungen in der Regel nicht über die erforderlichen Ressourcen oder müssen sich auf andere, wichtigere Projekte im Unternehmen konzentrieren. Die gute Nachricht ist, dass wir bereits die Lösung für Sie und Ihr Kreditorenbuchhaltungssystem gefunden haben.
Dies ist das Modell, das wir bei zahlreichen Unternehmen eingesetzt haben, um ihnen bei der Optimierung ihres Rechnungsprozesses zu helfen. Wir empfehlen es Ihnen als Leitfaden, wenn Sie den Prozess automatisieren, die Effizienz steigern und Fehler reduzieren möchten:
1. Verwenden Sie das unten beschriebene Schema, um Ihren Rechnungsprozess zu verbessern.
2. Installieren Sie eine Lösung für elektronische Rechnungen wie easyap, um den Vorgang zu automatisieren.
Das ist für Sie und Ihr Unternehmen, wenn…
- Sie haben ein hohes Volumen an Lieferantenrechnungen, mehr als 10.000 oder 20.000.
- Sie verfügen über ein erstklassiges ERP-System wie SAP / S4HANA, Dynamics, Financials usw., haben aber dennoch weiterhin einen hohen manuellen Arbeitsaufwand im AP-Prozess, den selbst die neuen Produktversionen nicht beseitigen konnten, obwohl dies versprochen worden war.
- Haben Sie versucht, OCR-Lösungen oder elektronische Rechnungsportale zu implementieren, mit denen Sie keinen vollständig automatisierten Prozess erreichen können?
- Die Ihnen zur Verfügung stehenden Tools ermöglichen es Ihnen nicht, den Status des Prozesses einzusehen, den Rückstand oder die Fälligkeit der in Bearbeitung befindlichen Rechnungen anzuzeigen.
- Die Verfügbarkeit von IT-Ressourcen zur Umsetzung von Verbesserungen ist immer knapp, oder wenn sie vorhanden sind, müssen Sie sie aus kritischeren Prozessen abziehen.
- Sie erwägen, den AP-Prozess zu optimieren/automatisieren.
- Haben Sie das Gefühl, dass die Rechnungsbearbeitung in Ihrem Unternehmen die letzte Sorge und Aufgabe der Finanzabteilung ist?
Wie SieIhrenRechnungsstellungsprozessstrukturieren
Welche Dienstleistungen bietet easyAP an?
Tools für die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen.
Digitalisierung und Extraktion von Informationen aus Rechnungen: Papier, pdf...
Workflows für die Bearbeitung von Rechnungen, die in einem beliebigen Format eingehen: Genehmigung, Verfügungsrahmen...
Auslagerung von Aufgaben: Validierung und Überprüfung von Rechnungen, Konformität von Rechnungen, Lösung von Reklamationen, Service für Lieferanten...
Sofortige Bereitstellung von Informationen (SII): Verbindung mit der elektronischen Schnittstelle der AEAT.
Verwaltung von Mitarbeiterausgaben, Workflow für Verarbeitung und Buchung
Erfolgsgeschichten
Hier sind einige Beispiele für Marken, die mit uns zusammenarbeiten:
ThyssenKrupp
„In den letzten 10 Jahren haben wir das Tool Easyap eingesetzt, mit dem wir verschiedene Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung rationalisieren, die Produktivität steigern, uns an den digitalen Wandel anpassen und Verbesserungen bei den Verwaltungsprozessen (Erfassung, Buchhaltung, Antworten an Lieferanten usw.) erzielen konnten. Dadurch konnten wir neue Unternehmen einbinden, ohne die Ressourcen der Abteilung zu erhöhen. Darüber hinaus haben wir uns transparent an alle regulatorischen Änderungen angepasst, ohne dass dies Auswirkungen auf den Kernprozess hatte. Die Erfahrungen waren sehr positiv und die Produktivitätssteigerung war beträchtlich.“
– Carlos García Jiménez
Verantwortlicher / Kreditorenbuchhaltung-Steuern-Versicherungen
Dieser deutsche Industriekonzern führt einen Großteil seiner Geschäfte in Spanien durch und ist in Madrid und anderen Städten des Landes stark vertreten.
Vor easyap:
- Bevor easyap auf den Markt kam, war der Prozess vollständig manuell und von einem Team von Mitarbeitern durchgeführt, die etwas mehr als 7.000 Rechnungen pro Monat bearbeiteten.
- Der Prozess war nicht transparent, und sie waren sich der Fehler bewusst.
- Außerdem ahnten sie, dass der Prozess lange dauern würde.
Nach easyap:
- 90 % der Rechnungen werden automatisch verbucht 90 % der Rechnungen werden automatisch verbucht ohne menschliches Zutun
- Der Prozess und die internen Kontrollmechanismen sind vollständig transparent.
- Es ist gelungen, einen deutlichen monatlichen Anstieg der Anzahl der bearbeiteten Rechnungen auf 18.000 zu bewältigen.
- Easyap hat sich als einheitliches System für die Rechnungsbearbeitung (neben dem ERP) etabliert.
- Die Dauer des Abrechnungszyklus wurde drastisch von Tagen auf Stunden verkürzt.
Die Umsetzung dieser Aufgabe war nicht einfach: Der erste Schritt bestand darin, den Eingang von Rechnungen und die Datenerfassung zu zentralisieren. Dabei war der Empfang elektronischer Rechnungen einer der wichtigsten Punkte, die berücksichtigt werden mussten.
Verfahren:
Unser Workflow umfasst alle Prozessschritte, einschließlich Backoffice-Anwendungen und Buchhaltungsdienstleistungen, und optimiert die Abwicklung und Synchronisierung mit allen beteiligten Parteien. Dies hat zu einer Produktivitätssteigerung, echten Kosteneinsparungen und einer sichtbare Verkürzung der Zeit, die zur Lösung von Ausnahmen und Genehmigungsprozessen benötigt wird.
Die Automatisierung des Prozesses löste die mit der manuellen Arbeit verbundenen Probleme. Dadurch konnte ThyssenKrupp bis zu 180.000 Rechnungen pro Jahr erfassen.
Enagás
„In den letzten vier Jahren haben wir bei Enagás einen Prozess mit einem hohen manuellen Anteil für die Verwaltung von Rechnungen mit Lieferanten zu einem automatischen Buchungsprozess mit elektronischer Genehmigung und in unser ERP integrierter Auftragsabgleichung weiterentwickelt. Dank der Rückverfolgbarkeit von Ereignissen und der Implementierung von Geschäftsregeln wird die Einhaltung der internen Kontroll- und Auditrichtlinien gewährleistet, was für ein im IBEX35 notiertes Unternehmen von großer Bedeutung ist.“
-Finanzdirektor Enagás
Enagás (Compañía Nacional de Gas) ist ein bekanntes, führendes Unternehmen im Energie- und Infrastrukturbereich, das mit Gas- und erneuerbaren Gas-Transportnetzen arbeitet und in verschiedenen Teilen der Welt tätig ist.
Vor easyap:
Das Unternehmen Enagás wandte sich an uns, um seine Ressourcen und alles rund um seinen Rechnungsstellungsprozess zu optimieren. Wir sahen die Gelegenheit für eine schöne Herausforderung, die wir mit unserer Erfahrung erfolgreich umsetzen konnten.
Die Aufgabe war nicht einfach:
- Enagás hatte einen vollständig manuellen Prozess für AP-Rechnungen.
- Sie hatten keinen vollständigen Überblick über den Prozess und befanden sich in einer dezentralisierten Umgebung.
Nach easyap:
- Über 85 % der Rechnungen werden automatisch verbucht.
- Es werden mehr als 40.000 Rechnungen pro Jahr verwaltet, wobei das Team vollständigen Zugriff auf jede Rechnung hat.
- Die gesamte Rechnungsstellung der verschiedenen Unternehmen der Gruppe wurde auf einer einzigen Plattform vereinheitlicht.
- Es ist Teil der massiven digitalen Transformation des Geschäfts.
- Zentrale Rechnungsstellung mit vollständiger Transparenz und Prozessmessung
- Sie haben eine feste Kostenposition in eine variable umgewandelt.
Die Ergebnisse sprechen für sich für sich: Steigerung der Produktivität und Zeitoptimierung durch Automatisierung und eine verbesserte Kunden-/Lieferantenbeziehung bei besserer Zugänglichkeit des Teams zu jeder Rechnung.
Prozess
Zunächst haben wir alle Rechnungsmanagementprozesse des Unternehmens in einem zentralisierten System zusammengeführt. Wir haben alle Prozesse anhand von Workflows validiert und alle bestehenden Konflikte gelöst. Außerdem konnten die Kosten gesenkt werden, da jede eingegangene Rechnung einzeln berechnet wurde, anstatt einen festen Preis festzulegen. Ein wichtiger und zunehmend bedeutender Aspekt ist die Verwendung der elektronischen Rechnung.
Nächste Schritte
An diesem Punkt angekommen, müssen Sie nur noch zwei Schritte tun:
- Wende diese Ideen auf deinen Rechnungs- und Zahlungsprozess an (und kontaktiere uns, wenn du Hilfe bei der Umsetzung benötigst).
- Automatisieren Sie den Prozess mit einer Software für elektronische Rechnungsstellung wie easyap.
Wenn Sie mehr erfahren möchten oder glauben, dass wir Ihnen helfen können, kontaktieren Sie uns bitte hier
Häufig gestellte Fragen
Muss ich die Daten aus der Rechnung extrahieren?
Nein. Die easyap-Software extrahiert sie für Sie.
Muss ich die Rechnung manuell im ERP-System erfassen?
Nein, Rechnungen werden automatisch versendet und im ERP-System erfasst.
Woher weiß ich, wie viele Rechnungen ich erhalten habe?
Mit easyap erhalten Sie Berichte, die das Volumen und die Fristen des gesamten AP-Prozesses anzeigen.
Darf ich fragen, wo die Rechnungen registriert werden?
Ja. Von Beginn des Prozesses an können Sie sehen, wo sich jede Rechnung befindet, seit wann und wer der Aussteller ist.
Muss ich neue E-Mail-Konten erstellen, um Rechnungen zu erhalten?
Das ist nicht notwendig, da sie weitergeleitet werden können. Easyap kann jedoch auch E-Mail-Adressen bereitstellen.
Woher wissen die Mitarbeiter, dass sie eine Rechnung genehmigen müssen?
easyap IP versendet E-Mails mit Erinnerungen an ausstehende Aufgaben. Die Genehmigung kann wiederum über mobile Geräte erfolgen.
Können Lieferanten den Status ihrer Rechnungen einsehen?
Ja. Es gibt ein Lieferantenportal, über das Sie Informationen zum Status von Rechnungen bereitstellen können.
Wie lange dauert es, bis die Software installiert ist und das Projekt gestartet werden kann?
Das hängt davon ab, in welcher Phase sich Ihr Prozess befindet und ob Ihr IT-Team verfügbar ist (falls erforderlich). Im Durchschnitt dauert es jedoch zwischen 6 und 8 Wochen, bis die Software installiert ist und das Projekt beginnen kann.
Welche Erfahrungen hat easyap mit SAP gemacht? Und mit anderen ERP-Systemen?
Bei easyap verfügen wir über langjährige Erfahrung mit SAP-Projekten und verschiedenen ERP-Systemen. Tatsächlich arbeiten wir mit den meisten bekannten Anbietern sowie mit internen Anbietern zusammen.
Wie sieht die Preisstruktur aus? Wie viel kostet die Lizenz?
Mit der Software von easyap zahlen Sie pro verarbeiteter Rechnung. Das heißt, Sie müssen keine festen Lizenzkosten bezahlen.
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