Comment installer la facture électronique dans votre entreprise : guide étape par étape

Nov 28, 2025 | Non classé

Si vous gérez les finances d’une entreprise, vous savez bien que installer la facture électronique est une obligation légale. Avec la Loi Crea y Crece et le règlement Verifactu, la facture électronique B2B sera progressivement obligatoire à partir de 2026. Dans ce guide, vous verrez, étape par étape, comment implémenter la facture électronique, combien de temps cela prend, quel rôle joue le certificat numérique et quelles sont les meilleures solutions.

Pourquoi avez-vous besoin d’installer la facture électronique dès maintenant ?

Avant d’expliquer comment installer la facture électronique, il convient de contextualiser le « pourquoi » :

La Loi Crea y Crece (18/2022) oblige à ce que les opérations B2B soient réalisées avec une facture électronique, avec des délais plus courts pour les grandes entreprises.
Le Décret Royal 1007/2023 réglemente les exigences des systèmes de facturation (Verifactu) et établit que, dès 2025–2026, seuls les logiciels homologués par l’AEAT pourront être utilisés.
La facture électronique doit respecter des exigences formelles (format Facturae ou autres XML structurés, signature, QR, champs obligatoires, etc.).

Pour une grande entreprise, cela implique :

Intégrer l’émission et la réception des e-factures avec l’ERP.
Se connecter avec des plateformes externes (FACe, TicketBAI, Peppol, réseaux privés, portails clients…).
Assurer la traçabilité et la conservation des factures pendant des années.
Homologuer le logiciel de facturation.

En d’autres termes, au-delà du téléchargement d’un logiciel, il s’agit d’un projet qui exige des processus, de la technologie et de la gouvernance.

Comment installer la facture électronique dans une grande entreprise ? Phases du projet

Ci-dessous, vous trouverez un guide étape par étape complet pour l’installation de la facture électronique (pour l’émission comme pour la réception).

Diagnostic fonctionnel et technologique

Cartographie des systèmes : ERPs (SAP, Oracle, Navision/Dynamics, Sage, internes…) et outils satellites (CRM, outils d’achat, portails fournisseurs…).
Cartographie des flux de facturation. Factures avec et sans commande, B2B national et international, B2G (Administrations Publiques), sociétés, centres de coûts, pays et devises.
Vérifiez les exigences légales par pays.

Ainsi, vous obtiendrez une matrice d’exigences qui vous aidera à choisir un fournisseur.

2. Conception de la solution et architecture

Choisissez entre un modèle SaaS multi-client (easyap, B2Brouter ou Edicom…) intégré à votre ERP ou un développement propre (peu recommandé en raison du coût et de la maintenance).
Définissez les formats d’entrée et de sortie (Facturae, UBL, EDI, XML personnalisés, PDF, etc.)
Définissez la stratégie de connexion avec FACe, TicketBAI et SII, Peppol et les portails clients et fournisseurs.
Décidez du modèle de coûts: licence fixe + maintenance ou paiement à l’usage sans investissement initial, comme avec easyap (coût variable par facture traitée).

Dans les grandes entreprises, cette phase dure entre 2 et 4 semaines, si la portée est multi-pays.

3. Sélection d’un fournisseur de facturation électronique

Troisièmement, comparez les options. Ce tableau simplifié vous aidera :

Fournisseur
Idéal pour…
Points forts
Limitations

easyap
Entreprises de taille moyenne et grande, multinationales et organisations avec plusieurs ERP.
Intégration avancée avec les ERP, paiement à l’usage sans investissement initial, implémentation rapide, évolutivité et support spécialisé.
Exige une définition initiale solide des processus dans des structures très complexes.

Holded
PME qui recherchent une implémentation rapide.
Interface intuitive, courbe d’apprentissage faible et mise en œuvre immédiate.
N’est pas conçu pour les multinationales ni pour les intégrations complexes.

Declarando
Travailleurs indépendants et micro-entreprises.
Utilisation simple, approche fiscale et faible coût.
Peu adapté aux environnements d’entreprise ou multi-ERP.

B2Brouter
Entreprises et travailleurs indépendants qui ont besoin d’envoyer et de recevoir des factures électroniques B2G ou de grands clients sans grande personnalisation.
Forfaits simples, bonne compatibilité avec Facturae et FACe, et connexions standard.
Personnalisation limitée pour les entreprises avec des processus complexes.

Edicom
Grandes entreprises ayant des opérations internationales.
Plateforme globale très consolidée et solide en matière de conformité fiscale multi-pays.
Projets plus longs et investissement initial plus important.

4. Installation du certificat numérique pour la facture électronique

D’autre part, l’installation ducertificat numérique est essentielle, car elle garantit l’authenticité et l’intégrité de l’e-facture. Pour cela :

Demandez le certificat à une entité qualifiée (FNMT, Camerfirma, ACCV, etc.).
Prouvez votre identitéen personne (bureau d’enregistrement) ou en ligne.
Téléchargez le certificatdans le navigateur ou dans un stockage sécurisé.
Installez-le dans vos systèmes de facturation.Il existe des solutions où vous téléchargez le fichier et le système signe pour vous. Dans d’autres, comme easyap, vous pouvez signer avec le certificat de l’émetteur ou déléguer la signature au certificat du portail lui-même, ce qui est très pratique.
Test de signature et validation.Envoyez des factures de test à FACe ou aux environnements de qualification de vos clients.

5. Intégration avec l’ERP et les flux de travail

C’est ici que l’installation de la facture électronique touche les processus quotidiens :

Définissez les événements qui déclenchent la génération des factures électroniques (par exemple : comptabilisation des factures dans SAP).
Établissez les interfaces pour l’exportation des données de facture de l’ERP vers le fournisseur (fichiers XML/CSV/Excel, services web, connecteurs spécifiques…) et les statuts (acceptée, rejetée, payée, etc.).
Configurez les règles métier (par pays, type de client, canal d’envoi…) et les workflows d’approbation internes (notamment pour la réception des factures).

Avec easyap, ce schéma est simplifié careasyei est conçu comme une couche intermédiaire entre votre ERP et le monde extérieur. Les factures sont générées dans l’ERPsans modifier le processus actuel. Ensuite, elles sont exportées vers le portail easyei, où :

Elles sont transformées au format idéal (Facturae, EDI, UBL, formats spécifiques client).
Elles sont signées électroniquement.
Elles sont envoyées par le canal convenu (FACe, Peppol, e-mail, portail client…).

Pour la réception des factures, easyap unifie les canaux (papier, e-mail, e-facture) dans un portail unique avec un flux de travail d’approbation et une intégration ultérieure avec l’ERP.

6. Pilote, déploiement et formation

Pour conclure l’installation de la facture électronique :

Réalisez un pilote court avec 1 à 2 entreprises et un groupe restreint de clients ou de fournisseurs.
Effectuez un déploiement progressif vers les autres entreprises et pays.
Enfin, offrez une formation très spécifique aux équipes financières et systèmes pour garantir que le processus soit opérationnel dès le premier jour.

Combien de temps faut-il pour installer la facture électronique ?

Concernant le temps, il n’y a pas de réponse unique, mais à titre de référence :

Dans les projets simples (une entreprise, un pays, sans intégrations complexes…) avec des solutions légères, vous pouvez émettre des e-factures en jours ou heures.
Dans les projets de taille moyenne et grande (plusieurs entreprises, intégration avec un ERP, connexion à plusieurs portails…) :
- Phase d’analyse + conception : 3 à 6 semaines.
- Intégration technique et pilote : 4 à 8 semaines.
- Déploiement complet : 3 à 6 mois, selon le nombre de pays et de systèmes.

Avec easyap, deux leviers permettent de raccourcir les délais :

C’est une plateforme SaaS dans le cloud, sans investissement initial dans l’infrastructure ni licences coûteuses.
L’inscription sur le portail d’émission avec un certificat numérique valide peut être effectuée en moins de trois minutes, ce qui vous donne la possibilité de démarrer des tests rapidement (« short-term implementation »).

Checklist pour les DAF : êtes-vous prêt à installer la facture électronique ?

Pour conclure, nous vous proposons cette liste de tâches à examiner et à exécuter. Elle sert de guide interne avant de choisir un fournisseur :

Savez-vous dans quels pays et pour quelles entreprises vous avez besoin de l’e-facture au cours des 12 à 24 prochains mois ?
Connaissez-vous les exigences légales nationales et internationales ?
Savez-vous à partir de quels systèmesgénérez-vous les factures (ERPs, outils de commande, CRM…)?
Avez-vous défini quelles équipes internes dirigeront le projet (finance, TI, fiscalité, achats…)?
Avez-vous un plan pour obtenir et installer des certificats numériques d’entreprise et tester la signature électronique?
Voulez-vous un modèle SaaS sans investissement initial ou une plateforme plus lourde avec un projet clé en main?
Avez-vous calculé le ROI attendu en termes de gain de temps, de réduction des erreurs et d’amélioration des encaissements?
Avez-vous une feuille de route de 3 à 6 mois pour passer du pilote au déploiement complet?

Dans ce contexte, easyap est une alternative très compétitive. Nous combinons expérience dans de multiples secteurs et pays, un modèle SaaS de paiement à l’usage, une installation rapide basée sur votre ERP et support fonctionnel et technique pendant toute l’implémentation. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’installation de la facture électronique dans votre entreprise et réduire les risques, contactez-nous.