Les points clés de l'automatisation des dépenses des employés

9 avril 2014 | Gestion des dépenses

La tâche de gestion de la les dépenses des employés dans l'entreprise peut être complexe et assez arbitraire selon la personne qui doit coordonner le processus. Pour les salariés, elle est souvent lourde et ils sont souvent en retard dans la préparation de la feuille de frais, ou elle ne reflète pas correctement les dépenses. Les billets peuvent également être manquants ou ne pas correspondre aux dépenses déclarées.

Les notes de frais suivent un cheminement selon lequel chaque personne concernée doit les examiner et les transmettre à la personne compétente. C'est un processus qui prend du temps et qui peut même être bloqué à un moment donné.

Automatisation des dépenses des employés

La quantité de désagréments et d'erreurs qui s'accumulent dans ce processus, obligent à consacrer du temps, des ressources et provoquent une usure importante chez les employés.

Ce n'est pas pour rien que de nombreuses entreprises ont choisi d'automatiser ce processus. En général, les processus automatisés ont révolutionné le monde des affaires en raison de leur rapidité et de leur fiabilité. Si l'on considère également la visibilité qu'ils apportent aux processus de comptabilité fournisseurs, le changement de paradigme est beaucoup plus évident. Les clés de cette automatisation qui parviennent à renverser le problème de la gestion des dépenses des employés, peuvent être spécifiées dans ces points :

Les 6 points clés de l'automatisation des dépenses des employés

1. Les employés peuvent enregistrer la dépense immédiatement sur leur téléphone portable, en scannant ou en prenant une photo du billet et en précisant à ce moment ou plus tard, en se connectant via leur ordinateur, le concept et les autres spécifications de la dépense. Toutes ces dépenses sont rassemblées dans la feuille de frais que l'employé traite et envoie à la ou aux personnes responsables de leur approbation.

2. La ou les personnes responsables impliquées dans l'approbation de la fiche de frais, reçoivent une notification par e-mail et peuvent se connecter depuis leur ordinateur pour l'examiner, avec toute la documentation nécessaire correctement organisée et référencée, de sorte que le processus est agile et simple. L'approbation de la note de frais est enregistrée électroniquement et le processus se poursuit automatiquement.

3. Les données de la feuille de frais sont exportées et intégrées dans le programme de comptabilité de l'entreprise, ce qui facilite la concordance et la synchronisation des données provenant des cartes bancaires ou d'autres moyens.

4. Une plateforme automatisée permettra de définir des filtres pour les dépenses des employés en fonction de la politique de dépenses de l'entreprise, ou de créer des alertes en fonction des dépenses effectuées avec les cartes de crédit de l'entreprise.

5. Il permet un contrôle beaucoup plus clair et efficace des notes de frais des employés, sur la base de critères paramétrables. La détection des fraudes et les déductions de TVA correspondantes sont reflétées, notifiées et enregistrées sur place.

6. La modification du processus de réservation et de paiement des voyages des employés est essentielle au moment de prendre la décision, en particulier dans les grandes entreprises. Fondamentalement, l'automatisation permettra à l'employé d'effectuer sa réservation à l'agence de voyage par le biais de la plateforme, en pouvant intervenir la personne chargée de son approbation, en étant tout à fait surveillé pour sa contibilisation et son encadrement dans la comptabilité de l'entreprise.

En bref, l'automatisation de la gestion des dépenses des employés crée un flux de processus ordonné et efficace. Si elle s'enrichit également de la fonctionnalité en ligne et de l'accessibilité de la technologie mobile, l'entreprise gagne en ressources et en gestion, tandis que les employés, les directeurs et les comptables de l'entreprise améliorent leur expérience du traitement.

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