Les points clés de l'automatisation des dépenses des employés

9 avril 2014 | Gestion des dépenses

La gestion des frais de personnel des frais de personnel dans l'entreprise peut être complexe et assez arbitraire selon la personne qui doit coordonner le processus. Pour les salariés, la tâche est souvent lourde et ils sont souvent en retard pour remplir la feuille de frais, ou ne reflètent pas correctement leurs dépenses. En outre, les reçus peuvent manquer ou ne pas correspondre aux dépenses déclarées.

Les notes de frais passent par un processus au cours duquel chaque personne concernée doit les examiner et les soumettre à la personne appropriée. Ce processus est long et peut même être bloqué à un moment ou à un autre.

Automatisation des dépenses des salariés

La quantité de désagréments et d'erreurs qui s'accumulent au cours de ce processus nécessite du temps et des ressources et entraîne une usure importante des employés.

Ce n'est pas pour rien que de nombreuses entreprises ont opté pour l'automatisation de ce processus. D'une manière générale, les processus automatisés ont révolutionné le monde des affaires par leur rapidité et leur fiabilité. Si l'on considère également la visibilité qu'ils apportent aux processus de comptabilité fournisseurs, le changement de paradigme devient encore plus évident. Les clés de cette automatisation, qui ont permis de renverser le problème de la gestion des frais des employés, peuvent être résumées dans les points suivants :

Les 6 points clés de l'automatisation des dépenses des employés

1. Les employés peuvent enregistrer les dépenses immédiatement via leur téléphone portable, en scannant ou en prenant une photo du reçu et en spécifiant à ce moment-là ou plus tard, en se connectant via leur ordinateur, le concept et les autres spécifications de la dépense. Toutes ces dépenses sont enregistrées sur la feuille de frais que l'employé traite et envoie au(x) responsable(s) pour approbation.

2. La ou les personnes chargées d'approuver la note de frais reçoivent une notification par courrier électronique et peuvent se connecter depuis leur ordinateur pour l'examiner, avec toute la documentation nécessaire correctement organisée et référencée, de sorte que le processus est rapide et facile. L'approbation de la note de frais est enregistrée électroniquement et le processus se poursuit automatiquement.

3. Les données de la feuille de frais sont exportées et intégrées dans le logiciel de comptabilité de l'entreprise, ce qui facilite le rapprochement et la synchronisation des données provenant des cartes bancaires ou d'autres moyens.

4. Une plateforme automatisée permettra de définir des filtres pour les dépenses des employés sur la base de la politique de dépenses de l'entreprise, ou de créer des alertes sur la base des dépenses effectuées avec les cartes de crédit de l'entreprise.

5. Permet un audit beaucoup plus clair et efficace des notes de frais des employés, sur la base de critères paramétrables. La détection des fraudes et les déductions de TVA correspondantes sont reflétées, signalées et enregistrées sur place.

6. La modification du processus de réservation et de paiement des voyages des employés est un élément clé dans la prise de décision, en particulier dans les grandes entreprises. Fondamentalement, l'automatisation permettra à l'employé d'effectuer sa réservation auprès de l'agence de voyage par le biais de la plateforme, la personne responsable de l'approbation pouvant intervenir, et tout étant contrôlé pour sa stabilisation et son inclusion dans les comptes de l'entreprise.

En bref, l'automatisation de la gestion des dépenses des employés crée un flux de processus ordonné et efficace. Grâce à la fonctionnalité en ligne et à l'accessibilité de la technologie mobile, l'entreprise gagne en ressources et en gestion, tandis que les employés, les cadres et les comptables de l'entreprise améliorent leur expérience de traitement.

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