Pourquoi réduire le cycle de l'AP de quelques jours à quelques heures

9 avril 2014 | Gestion des factures

Historiquement, lors du processus d'enregistrement des factures fournisseurs, la seule variable temporelle prise en compte était la date de paiement. Si les tâches de comptabilisation et d'enregistrement des factures sont achevées avant la date d'échéance, généralement 30 ou 60 jours, cela suffit. Tous ceux qui ont l'expérience de l'administration publique connaissent la mesure "factures payées à la date d'échéance", dont le niveau de performance optimal est d'environ 90 %.

En conséquence de ces objectifs de faible niveau, les services de comptabilité fournisseurs ont basé leurs performances sur des tâches manuelles, hautement administratives et répétitives, qui requièrent un faible niveau de qualification.

Cycle du PA : de jours en heures

Pourquoi le cycle du processus est-il important ?

Il existe une règle de base en matière d'amélioration des processus qui s'applique tout particulièrement au processus d'enregistrement des factures: "plus de temps de traitement = plus d'opportunités d'erreurs". Outre le coût de la tâche elle-même, plus le processus est long, plus il y a d'opportunités pour d'autres coûts plus difficiles à détecter liés aux prévisions de trésorerie, à l'envoi de factures en double, à l'attention portée aux fournisseurs et aux incidents, à la détérioration de l'image de l'entreprise, à la méfiance des fournisseurs, etc...

Cycle PA : Avantages de la réduction du temps de calcul de la moyenne

Grâce à l'automatisation et à la mise en place de procédures, il est possible de passer d'un délai moyen d'envoi des factures de 21 jours à 18 heures. Grâce à cette amélioration, nous obtiendrons des avantages tels que

  • - Amélioration de la visibilité de la trésorerie
  • - Des états comptables plus précis et plus fiables
  • - Possibilité d'entreprendre des projets de "confirmation" avec les fournisseurs
  • - Réduction des erreurs comptables
  • - Réduction des incidents, des plaintes et des demandes d'information de la part des fournisseurs.
  • - Éradication des doubles paiements
  • - Développement et professionnalisation du service de comptabilité fournisseurs lui-même.
  • - Fidélité des fournisseurs.

La réduction des coûts et le renforcement du contrôle interne sont également des avantages collatéraux d'une automatisation adéquate.

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