Historiquement, dans le processus de comptabilisation des factures des fournisseurs, la seule variable temporelle prise en compte est celle de la date de paiement. Si les tâches d'enregistrement et de saisie des factures sont effectuées avant la date d'échéance, généralement 30 ou 60 jours, cela suffit. Personne ayant l'expérience du PA n'ignore la métrique "factures payées à l'échéance" avec un niveau de performance optimal d'environ 90%.
En raison de ces objectifs de bas niveau, les services de comptabilité fournisseurs ont basé leur performance sur des tâches manuelles, éminemment administratives et répétitives, qui requièrent un faible niveau de qualification.
Cycle AP : des jours aux heures
Pourquoi le cycle du processus est-il important ?
Il existe une règle de base en matière d'amélioration des processus, qui s'applique tout particulièrement au processus de comptabilisation des factures: "plus de temps de traitement = plus de possibilités d'erreur". Outre le coût de la tâche elle-même, plus le processus est long, plus il y a de possibilités d'engendrer d'autres coûts plus difficiles à détecter, liés aux prévisions de trésorerie, à l'envoi de factures en double, à l'attention portée aux fournisseurs et aux incidents, à la détérioration de l'image de l'entreprise, à la méfiance des fournisseurs, etc...
Cycle de l'AP : avantages de la réduction du temps moyen
Il est possible de passer de 21 jours de délai moyen d'affichage des factures à 18 heures grâce à l'automatisation et à la procédure. Grâce à cette amélioration, nous obtiendrons des avantages tels que
- - Amélioration de la visibilité des flux de trésorerie
- - Des états comptables plus précis et plus fiables
- - Possibilité d'entreprendre des projets de "confirmation" avec les fournisseurs
- - Réduction des erreurs comptables
- - Diminution des incidents, des plaintes et des demandes d'information des fournisseurs.
- - Élimination des paiements en double
- - Développement et professionnalisation du service des comptes créditeurs lui-même
- - La fidélité des vendeurs.
La réduction des coûts et le renforcement du contrôle interne sont également des avantages secondaires d'une bonne automatisation.
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