Elektronische Rechnungsstellung im Gesundheitswesen: Wissen Sie, was das bedeutet und welche Unternehmen davon betroffen sind?

Die elektronische Rechnung ist Realität und es gibt keine Branche, die nicht davon profitieren kann. Auch im Gesundheitswesen ist sie bereits ein unverzichtbarer Prozess und ein wichtiges Instrument. Tatsächlich wird sie bereits in Krankenhäusern, Kliniken und anderen Einrichtungen des Sektors eingesetzt. Fest steht, dass sie nicht nur zur Einhaltung der Steuergesetze beiträgt, sondern auch geschäftliche Verbesserungen mit sich bringt: operative Effizienz, geringere Verwaltungskosten, Datensicherheit…. easyap nutzt diesen Artikel, um alles detailliert zu beschreiben, was die elektronische Rechnungsstellung im Gesundheitswesen, deren Implementierung, die sie regulierenden Vorschriften und wie man sie zur Verbesserung des Finanzmanagements optimieren kann, impliziert.

Warum ist die elektronische Rechnungsstellung im Gesundheitswesen wichtig?

Die Digitalisierung administrativer Prozesse im Gesundheitswesen ist weit mehr als nur ein Trend. Heute ist sie zu einer Notwendigkeit geworden. Tatsächlich haben wir bereits auf die Rolle hingewiesen, die die elektronische Rechnung im Gesundheitswesen spielen würde und jetzt wird sie Realität.

Das Transaktionsvolumen zwischen medizinischen Dienstleistern, Versicherungen und Patienten ist enorm. Daher ist es im digitalen Zeitalter unerlässlich, über ein effizientes Abrechnungssystem zu verfügen. Konkret nennen wir unter den Hauptgründen für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Gesundheitswesen die folgenden:

• Weniger Kosten. Eliminiert Kosten für Druck, Papier, Lagerung und Versand physischer Dokumente.
• Mehr Transparenz und Rückverfolgbarkeit. Bietet eine detaillierte Kontrolle über Rechnungen, wodurch Fehler und Betrug reduziert werden.
• Einhaltung von Vorschriften. Hilft bei der Einhaltung der Steuervorschriften jedes Landes. Spanien bestätigt dies mit der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung, dies.
• Automatisierung und Effizienz. Verringert die administrative Belastung für Unternehmen der Branche und beschleunigt die Zahlungszeiten.
• Zugänglichkeit und Sicherheit.Die Dokumente werden in der Cloud mit gesicherter Sicherung gespeichert und bieten Echtzeitzugriff von mehreren Geräten und Standorten aus.

Wie funktioniert der elektronische Rechnungsprozess im Gesundheitswesen?

Was die Funktionsweise betrifft, so folgt die elektronische Rechnungsstellung in Gesundheitseinrichtungen einem strukturierten Prozess, der die Gültigkeit und Sicherheit jeder Rechnung oder jedes Dokuments gewährleistet. 

1. Rechnungserstellung

• Die Rechnung wird im XML-Format erstellt, gemäß dem UBL-Standard V 2.1.
• Darin sind die Rechnungsdaten enthalten, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Das heißt: Absender, Empfänger, Beschreibung der erbrachten Leistungen und die entsprechenden Beträge.

2. Digitale Signatur

• Die digitale Rechnung muss eine elektronische Signatur aufweisen, die ihre Authentizität und Integrität gewährleistet.

3. Nummernvergabe

• Es wird eine fortlaufende Nummer vergeben, die von der Steuerbehörde des Landes autorisiert ist. 

4. Versand und Validierung

• Die Rechnung wird an den Empfänger (Krankenhaus, Versicherung, Patient, Zentrum…) gesendet und zur Validierung im Steuersystem registriert.

5. Speicherung und Aufbewahrung

• Die Dokumentation muss digital für den Zeitraum aufbewahrt werden, der in den geltenden Vorschriften des jeweiligen Landes festgelegt ist. 

Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung im Gesundheitswesen

Jedes Land hat eigene Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung in Gesundheitseinrichtungen. In dieser Hinsicht passt sich Spanien dem rechtlichen Rahmen der Europäischen Union an. Dennoch erlässt jede Nation innerhalb dieses gemeinsamen Rahmens ihre eigenen Vorschriften mit eigenen Fristen.

Ebenso ist die elektronische Rechnungsstellung im Gesundheitswesen in der EU durch die Richtlinie 2014/55/EU geregelt. Dieses Gesetz schreibt die obligatorische Verwendung von standardisierten elektronischen Formaten für Rechnungen im Geschäftsverkehr mit dem öffentlichen Sektor vor.

In Spanien halten wir uns an diese Vorschriften und an andere nationale Gesetze wie das Gesetz „Crea y Crece“ oder die eigene Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung, jedes Unternehmen im Gesundheitssektor muss die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Facturae-Format. Die Rechnung muss im XML-Format erstellt werden Facturae.
• Verwendung von Cl@ve Firma oder eines digitalen Zertifikats. Dies ist erforderlich, um die Authentizität und Integrität des Dokuments zu gewährleisten.
• Einreichung bei FACe (Allgemeiner Eingangspunkt für elektronische Rechnungen). Dieser Schritt ist für Transaktionen mit öffentlichen Einrichtungen erforderlich. Sollten Sie dennoch Fragen haben, erklären wir Ihnen bei easyap, wie Sie ausstellen FACE-Rechnungen.
• Sichere Speicherung. In Spanien muss diese Speicherung, abgesehen von spezifischen Ausnahmen, mindestens 5 Jahre betragen.

Darüber hinaus haben auch andere Länder wie Frankreich, Italien oder Deutschland ähnliche Systeme für die elektronische Rechnung eingeführt, und das nicht nur im Gesundheitssektor. Das heißt, sie verlangen die Nutzung offizieller Plattformen zur Validierung elektronischer Rechnungen. Und in wenigen Jahren wird dies in der gesamten EU Realität und eine gesetzliche Pflicht sein. 

Aus all diesen Gründen müssen Unternehmen im Gesundheitssektor in ganz Europa sicherstellen, dass sie über ein elektronisches Fakturierungssystem verfügen, das die Interoperabilität mit anderen Finanz- und Buchhaltungssystemen ermöglicht.

Wann ist die Ausstellung einer elektronischen Rechnung im Gesundheitswesen Pflicht?

Dennoch variiert die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im Gesundheitswesen bis heute noch von Gebiet zu Gebiet. In Spanien ist sie im Gesundheitssektor in den folgenden Fällen obligatorisch:

• Krankenhäuser, Kliniken und medizinische Zentren, die an staatliche Einrichtungen oder Versicherungen fakturieren.
• Apotheken und Labore, die elektronische Belege für den Verkauf von Medikamenten und die Erbringung von Dienstleistungen ausstellen.
• Freiberufliche Angehörige der Gesundheitsberufe, die bestimmte Einkommensschwellen überschreiten.
• Medizinische Versorgungsunternehmen, die sowohl mit dem öffentlichen als auch mit dem privaten Sektor zusammenarbeiten.

Dennoch betonen wir, dass die europäischen und nationalen Vorschriften und Trends darauf hindeuten, dass die elektronische Rechnung in sehr kurzer Zeit für jede Transaktion obligatorisch sein wird. 

Tipps für eine effiziente Integration der elektronischen Rechnungsstellung in Gesundheitseinrichtungen

Was die Implementierung betrifft, ist die elektronische Rechnungsstellung im Gesundheitswesen oder in jedem anderen Sektor nicht einfach. Vor allem, weiles Prozesse umfasst, die von Technologie beeinflusst werden, und weil sich die Mitarbeiter an die Veränderung anpassen müssen. 

Bei easyap wissen wir, wovon wir sprechen, da wir seit Jahrzehnten Organisationen aller Art dabei unterstützen, diesen Schritt zu gehen. Damit die Implementierung der elektronischen Rechnung erfolgreich ist, empfehlen wir Ihnen:

• Wählen Sie eine Software, die mit den geltenden Vorschriften kompatibel ist.
• Schulen Sie das Verwaltungspersonal in der Nutzung des Rechnungssystems.
• Automatisieren Sie die Ausstellung und denEmpfang von Rechnungen um Fehler und Verzögerungen zu vermeiden.
• Stellen Sie die Integration mit Ihren ERP- und Buchhaltungssystemen sicher.
• Führen Sie regelmäßige Audits durch um mögliche Fehler im System zu finden.
• Bewahren Sie sichere digitale Kopien auf in der Cloud, die den Zugriff und die Sicherung der Informationen gewährleisten.

Wie easyap die elektronische Rechnungsstellung im Gesundheitswesen optimiert?

Darüber hinaus beraten wir Sie bei easyap nicht nur. Wir selbst entwickeln Lösungen zur Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung. Software, die administrative Prozesse von Unternehmen und Geschäften im Gesundheitssektor und jeder anderen Branche optimiert. 

Dank der Verwendung modernster Technologie,reicht easyap allen Arten von Unternehmen im Gesundheitswesen die Hand: Krankenhäusern, Kliniken, Versicherern… Mit uns können Sie: 

• Gesetze einhalten nationale und internationale Steuergesetze problemlos.
• Elektronische Rechnungsstellung integrieren mit Ihren Buchhaltungssystemen und ERPs.
• Den Empfang und die Validierung von Rechnungen beschleunigen.
• Informationen und Daten sichern mit Cloud-Speicher.
• Betriebskosten senken und menschliche Fehler minimierenim Prozess.

Mit easyap verbessert jedes Unternehmen und jede Gesundheitseinrichtung ihr Finanzmanagement, beschleunigt ihre Zahlungen und passt sich den entsprechenden Gesetzen an.

Zusammenfassend lässt sich sagen,dass die elektronische Rechnungsstellung im Gesundheitswesen die administrative und finanzielle Verwaltung von Krankenhäusern, Kliniken und Versicherungen verbessert.Effizienz, wirtschaftliche Verbesserung, rechtliche Konformität, Datensicherheit… Wenn Sie den Schritt wagen und eine leistungsstarke, sichere und effektive Lösung für die Verwaltung der elektronischen Rechnungsstellung in Ihrer Gesundheitseinrichtung implementieren möchten, ist easyap die beste Lösung.Kontaktieren Sie unsund wir werden es Ihnen beweisen.