Fortschritt, Entwicklung, Innovation, Avantgarde, Zukunft… All dies sind Adjektive, die wir diesem so interessanten Prozess zuordnen können, den wir nennen digitale Transformation. Ein Prozess, der alle Bereiche der Gesellschaft beeinflusst. Die Digitalisierung bringt jedoch auch täglich neue Aufgaben und Herausforderungen mit sich. In ihrem Zuge entstehen technische Werkzeuge und Konzepte, die wir nur langsam assimilieren und beherrschen. Eines davon ist das, welches wir in diesem Artikel behandeln: Was ist UBL? Warum gewinnt es in letzter Zeit so stark an Bedeutung? Und, was easyap betrifft, welche Verbindung und welche Bedeutung hat es bei der elektronischen Rechnungsstellung? Wir klären dies, indem wir die häufigsten Fragen beantworten.
Was ist UBL?
Wie so oft, wenn wir über Technologie sprechen, sind Anglizismen globale und zugleich häufige Begriffe. Gleichzeitig stoßen wir auch sehr oft auf Akronyme. Und wenn es darum geht, UBL zu definieren begegnen wir beidem. UBL ist also das Akronym für Universal Business Language.
Es ist jedoch interessanter, zu definieren, was UBL auf technischer Ebene ist. In diesem Sinne sprechen wir von einem Standard, der für den Austausch elektronischer Dokumente erstellt und entwickelt wurde. Konkret wird UBL für Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen usw. im elektronischen Format und zwischen verschiedenen Systemen und Organisationen eingesetzt.
Es ist für digitale Industrien konzipiert, das heißt, für jeden, der eine Zukunft haben und überleben möchte. Seine Nutzung wird immer häufiger und, in vielen Fällen, obligatorisch. Vor allem, wenn wir über B2G sprechen (Business to Governments), da eine große Anzahl von Ländern die elektronische Rechnungsstellung nur für alle Vorgänge mit der öffentlichen Verwaltung zulässt.
Zurück zu den technischeren Aspekten von UBL, basiert das UBL-Format auf dem Geschäftsstandard extensible markup language. Dieser neue Anglizismus ist das, was wir gemeinhin als XML. Es hilft, Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. Aus diesem Grund wurde UBL in mehreren Ländern implementiert und gilt derzeit als der internationale Standard für die elektronische Rechnungsstellung.
Wann entstand es und zu welchem Zweck?
Um zu verstehen, was UBL heute ist, müssen Sie wissen, wie es entstanden ist, in welchem Kontext und wer es vorangetrieben hat. Es entstand Ende 2002, obwohl die erste Version 2003 veröffentlicht wurde. Seitdem hat sich UBL, wie jedes System, Protokoll, jeder Standard oder jedes digitale Tool, UBL ständig aktualisiert und optimiert entsprechend den Bedürfnissen des Marktes und der Unternehmen. Derzeit ist seine neueste Version 2.3.
Was die Urheber und das Ziel betrifft, wurde die UBL-Sprache von der bekannten Organisation OASIS entwickelt (Organization for the Advancement of Structured Information Standards). Konkret war es das Ergebnis einer gemeinschaftlichen Anstrengung mehrerer Organisationen. Das Projekt wurde von OASIS geleitet, und das gesteckte Ziel war es, den sicheren Austausch digitaler Geschäftsdokumente in der Unternehmenslandschaft zu standardisieren.
Wer verwaltet UBL heute?
Wie bereits erwähnt, wurde UBL von OASIS entwickelt. Diese 1993 gegründete Organisation mit Mitgliedern aus aller Welt ist ein globales, gemeinnütziges Konsortium. Ihr Team besteht aus Unternehmen, Regierungen und anderen gemeinnützigen Verbänden, mit denen sie an der Entwicklung und Förderung offener Standards für die Informationstechnologie zusammenarbeitet.
Derzeit ist es OASIS selbst, das UBL weiterhin verwaltet und die gesamte Wartung durchführt. Der Erfolg des UBL-Formats im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung hat jedoch dazu geführt, dass viele Regierungen es als obligatorisch festgelegt haben und sich an der Weiterentwicklung des Standards beteiligen.
Wie funktioniert Universal Business Language?
Wenn wir uns den technischeren Teil von UBL ansehen, haben wir bereits erwähnt was eine XML-Sprache ist. Das heißt, eine Auszeichnungssprache.Damit es auch diejenigen verstehen, die keine tiefgreifenden Technologiekenntnisse haben: Eine Auszeichnungssprache ermöglicht es, bestimmte Informationen und Daten so zu strukturieren und zu beschreiben, dass sie von einer Software erkannt werden können.Ebenso werden mit UBL Dokumente in Formaten erstellt, die von Computern und anderen Geräten lesbar sind.
Der Einsatz von UBL ist wiederum so einfach, dass er nur aus zwei einfachen Schritten besteht:
- Sie erstellen ein UBL-Dokument im XML-Format.Darin werden die Geschäftsinformationen einer Transaktion erfasst. Das heißt, die obligatorischen Informationen und die Daten, die eine Rechnung enthalten muss.
- Sobald das Dokument erstellt ist,können Sie es über ein privates Netzwerk unter Verwendung sicherer Protokolle an eine andere Software senden.Angesichts der Fortschritte in den heutigen Softwares und Systemen kann der Empfänger das Dokument zudem automatisch verarbeiten, speichern und bequem verwalten.
Die UBL-Dokumente sind leicht lesbar und verarbeitbar, aber dafür benötigen Sie eine Software, die diese Art von Formaten akzeptiert und verwendet. Zahlreiche Behörden und Experten sind sich einig, dass der Einsatz eines solchen Systems Unternehmen ermöglicht, Prozesse zu automatisieren und menschliche Fehler zu reduzieren.
Welche Vorteile bietet UBL für die elektronische Rechnungsstellung?
Die Automatisierung ist der Hauptvorteil, den viele hervorheben. Die Verwendung des UBL-Formats hat jedoch viele weitere Vorteile für Unternehmen (sowohl öffentliche als auch private), die wir besprechen müssen. Insbesondere werden wir von easyap diejenigen hervorheben, die wir im Folgenden aufschlüsseln.
Sie automatisieren Ihre Geschäftsprozesse
Mit UBL können Sie zahlreiche Geschäftsprozesse automatisieren und vereinfachen.Dank dieser Sprache können Sie verschiedene Geschäftsbelege, die Ihre Buchhaltung betreffen, ausstellen, empfangen und verwalten. Und nicht nur das, Sie tun dies auch agil, standardisiert und sicher in Bezug auf Daten- und Informationsschutz.
Sie steigern die Effizienz
Mithilfe von XML-Sprachen wie UBL reduzieren Sie menschliche Fehler und Verarbeitungszeiten.Dieser Vorteil ergibt sich aus dem Einsatz von Technologie, durch die Sie die manuelle Eingabe von Dokumenten in das System eliminieren und Zeit sparen. Diese Zeit und das Personal können Sie wiederum in andere Funktionen investieren.
Sie senken die wirtschaftlichen Kosten
Im Einklang mit dem vorherigen Punkt, mit UBL und der elektronischen Rechnungsstellung reduzieren Sie die Kosten, die mit der Dokumentenverwaltung und dem Informationsaustausch verbunden sind.Zum Beispiel wird Ihre Investition in Lagerflächen, Materialien und, vor allem, in Personal viel geringer sein als früher.
Sie erfüllen die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung
Die UBL-Sprache wurde in mehreren Ländern implementiert und die Nutzung von elektronischen Rechnungen ist verpflichtendper Gesetz in der gesamten EU und an einigen anderen Orten der Welt. Es gilt bereits als internationaler Standard für die elektronische Rechnungsstellung, daher erfüllen Sie durch die Nutzung einer zuverlässigen Software die Vorschriftendie von den Behörden festgelegt wurden.
Sie helfen bei der Bekämpfung von Steuerhinterziehung
Mit der Digitalisierung der Rechnungsprozesse können die Regierungen der verschiedenen Länder und Regionen alles, was Besteuerung und Buchhaltung betrifft, effizienter verwaltenvon Unternehmen. Mit Formaten wie UBL oder FacturaE (in Spanien),können die Behörden die von Unternehmen durchgeführten Vorgänge besser kontrollieren und Verbrechen wie Steuerhinterziehung wesentlich effektiver bekämpfen.
Sie tragen zur Nachhaltigkeit bei
Ein weiterer Grund, warum auf UBL gesetzt wurde, ist seine nachhaltige Beschaffenheit.Da alles digital und in elektronischer Form erfolgt, wird der Verbrauch von Materialien wie Papier erheblich reduziert. Auf diese Weise ist der Umwelteinfluss, den Unternehmen auf den Planeten und seine natürlichen Ressourcen haben, wesentlich geringer.
In welchen Ländern wird das UBL-Format verwendet?
Gerade um all die Vorteile zu nutzen, die das UBL-Format im Besonderen und die Online-Rechnungsstellung im Allgemeinen bieten, fördern Regierungen diese seit Jahren. Derzeit gibt es zahlreiche Vorschriften und Gesetze in Ländern weltweit, die es als obligatorisch festlegen.
Einige Beispiele für Länder oder Regionen, in denen UBL implementiert wurde oder implementiert wird, sind:
– Europa. Obwohl die elektronische Rechnungsstellung dort obligatorisch ist, haben die meisten Länder unterschiedliche Formate implementiert: FatturaPa in Italien, Facturae (ein weiteres XML-Format) in Spanien, PEPPOL-BIS in Belgien oder ESIDIS in Griechenland. Dennoch arbeiten Portugal und Schweden tatsächlich mit UBL, und die EU betrachtet es seit 2019 als Standardformat für Transaktionen mit jeder öffentlichen Verwaltung ihrer Mitgliedstaaten. Hier berichten wir über Neuigkeiten zur elektronischen Rechnungsstellung in Europa.
– Japan. Im Land der aufgehenden Sonne, das als Vorreiter in Avantgarde und Technologie gilt, wird UBL auch für den Austausch kommerzieller Dokumente zwischen Unternehmen verwendet.
– Lateinamerika. Länder wie Mexiko, Chile, Kolumbien und Brasilien haben unter anderem bereits Gesetze und andere Vorschläge vorangetrieben, um den UBL-Standard für die elektronische Rechnungsstellung zu etablieren.
Wir müssen jedoch daran erinnern, dass UBL zwar in weiten Teilen der Welt bereits Realität ist, aber noch ein Weg zu gehen ist. Viele dieser Vorschriften gelten noch ausschließlich für B2G, weshalb eine beträchtliche Anzahl privater Unternehmen es in ihren B2B- oder B2C-Geschäften nicht anwendet.
Dennoch gehen die aktuellen und zukünftigen Gesetzgebungen in dieselbe Richtung. Nämlich die Verankerung der Pflicht zur Nutzung von UBL und der digitalen Rechnung in jedem Geschäftsbereich.
Aus all diesen Gründen und abschließend stellen wir Ihnen die folgende Frage: Warum gehen Sie nicht voraus und beginnen jetzt mit Ihrer digitalen Transformation? easyap hilft Ihnen gerne weiter damit. Mit unserer Software können Sie die gesamte Rechnungsstellung Ihres Unternehmens digitalisieren, die jeweilige Gesetzgebung einhalten und die unzähligen Vorteile eines digitalen Unternehmens nutzen.
