Die digitale Transformation und der Kampf gegen Steuerbetrug haben die Steuerbehörde dazu veranlasst, effizientere Systeme zur Kontrolle der Rechnungsstellung zu entwickeln. In diesem Kontext entstand das beliebte System Verifactu. Eine Initiative, die die Art und Weise revolutioniert, wie spanische Unternehmen ihre elektronische Rechnungen. Daher, während wir uns in das Jahr 2025 bewegen, nimmt Verifactu eine noch grundlegendere Dimension an, da es neue gesetzliche Bestimmungen mit sich bringt, die den Betrieb der gesamten Unternehmenslandschaft beeinflussen werden.
Was ist Verifactu?
Es ist nicht das erste Mal, dass wir über dieses System sprechen. Tatsächlich erklärt dieser Artikel mit Fragen und Antworten zu Verifactu dessen Grundlagen detailliert.
Ebenso ist es ein von der Steuerbehörde initiiertes System mit dem Ziel, Steuerbetrug zu bekämpfen und Rechnungsprozesse zu digitalisieren. Die Verifactu-Verordnung legt fest, dass Unternehmen Programme verwenden müssen, die einen Eintrag jeder ausgestellten Rechnung erzeugen. Ein solcher Eintrag gewährleistet drei Grundprinzipien:
- Integrität
- Unveränderlichkeit
- Nachvollziehbarkeit
Aber vor allem ermöglicht es Ihnen, diese Aufzeichnungen elektronisch an die Steuerbehörde zu übermitteln. So ermöglicht es sowohl Ihnen als auch der höchsten Regulierungsbehörde auf fiskalischer Ebene eine umfassende Kontrolle der Vorgänge.
Neuerungen bei Verifactu, die 2025 in Kraft treten
In diesem Artikel möchten wir jedoch die Neuerungen aktualisieren. Denn das Jahr 2025 bringt bedeutende rechtliche Änderungen mit sich, die den täglichen Geschäftsbetrieb stark beeinflussen werden:
- Veröffentlichung des Ministerialerlasses HAC/1177/2024. Dieser Erlass, veröffentlicht am 28. Oktober 2024 und am Folgetag in Kraft getreten, enthält die technischen und funktionalen Aspekte, die Fakturierungssysteme erfüllen müssen. Der entscheidende Punkt ist, dass sie erst jetzt angewendet werden.
- Fristen für die Systemanpassung. Hier zeigen sich die wichtigsten Änderungen von Verifactu für 2025:
- Softwarehersteller.Unternehmen, die Abrechnungssoftware (wie easyap) entwickeln, haben bis zum 29. Juli 2025 Zeit, ihre Produkte anzupassen und gesetzeskonform anzubieten. Das sind neun Monate ab Inkrafttreten der ministeriellen Anordnung.
- Unternehmen und Selbstständige.Obwohl ursprünglich der 1. Juli 2025 als verpflichtender Termin festgelegt wurde, ist eine Änderung geplant, die diesen verschiebt, um Unternehmen mehr Zeit zu geben.
Wann wird Verifactu obligatorisch?
Genauer gesagt, ist im Momentnur die Verpflichtung zur Entwicklung gesetzeskonformer Plattformen für Unternehmen, die diese Software herstellen (Juli 2025), verbindlich. Oder genauer gesagt, die einzige Verpflichtung, die dieses Jahr offiziell wird, betrifft Systementwickler.
Dennoch deutet alles darauf hin, dass, voraussichtlich durch ein 2025 veröffentlichtes Königliches Dekret,die Verpflichtung zur Anpassung an Verifactu für die gesamte Unternehmenslandschaft offiziell verabschiedet wird, mit einem konkreten Datum und für das Jahr 2026.Dies jedoch mit einer Unterscheidung zwischen Unternehmen und Selbstständigen (wie es beispielsweise bereits bei demGesetz zur Gründung und Wachstum) geschieht). Ebenso:
- Unternehmen. Es wird erwartet, dass die Verpflichtung am 1. Januar 2026 in Kraft tritt.
- Selbstständige. Der voraussichtliche Termin für sie ist der 1. Juli 2026.
Angesichts dieses Zeitplans haben Unternehmen und Selbstständige Spielraum, ihre Abrechnungssysteme anzupassen. Im Übrigen fassen wir das bisher Erläuterte in dieser Tabelle der Eckdaten zusammen.
Welche Unternehmen müssen Verifactu nutzen?
Was global und für jedes Unternehmen gleichermaßen gilt, ist die Pflicht zur Nutzung von Verifactu. Obwohl dies 2025 noch nicht wirksam sein wird, wird es später der Fall sein. Jedes Unternehmen muss sich daher schrittweise daran anpassen:
- Große Unternehmen: Unternehmen mit einem Umsatz von nicht mehr als 6 Millionen (diejenigen, die diese Schwelle überschreiten, erfüllen bereits Verifactu im Jahr 2025).
- Kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Kleinstunternehmen sowie kleine und mittelständische Unternehmen müssen voraussichtlich im Sommer 2026 das Anti-Betrugssystem erfüllen.
- Selbstständige: Selbstständige müssen sich ebenfalls an das System anpassen, obwohl sie das Geschäftssegment mit dem größten Spielraum sind.
Zusammenfassend lässt sich sagen,alle Steuerpflichtigen, die Rechnungen ausstellen unterliegen dieser Vorschrift.
Wie funktioniert Verifactu?
Technisch gesehen und als Maßnahme zur Bekämpfung von Steuerbetrug,legt Verifactu bestimmte Anforderungen für Fakturierungssysteme fest:
- Erstellung von Datensätzen. Jede ausgestellte Rechnung muss gleichzeitig oder unmittelbar vor ihrer Ausstellung einen neuen Datensatz erzeugen.
- Integrität und Rückverfolgbarkeit. Die Systeme müssen die Aufbewahrung, Unveränderlichkeit und Rückverfolgbarkeit der Datensätze gewährleisten. Dadurch wird sichergestellt, dass sie nicht manipuliert werden können.
- Elektronische Übermittlung. Die Datensätze müssen sicher und in Echtzeit elektronisch an die Steuerbehörde übermittelt werden können.
- Digitales Zertifikat.Um mit Verifactu arbeiten zu können, müssen die Software-Systeme über digitale Zertifikate verfügen, die den Systemstandards entsprechen. Diese Lösungen werden von der Steuerbehörde genehmigt.
Diese Anforderungen bieten mehr Transparenz und Kontrolle bei der elektronischen Geschäftsfakturierung.
Wie minimiert man die Auswirkungen auf Ihre Rechnungsstellung?
Obwohl die meisten dieser Änderungen positiv sind, sollten Sie Folgendes beachten, damit der Übergang zu Verifactu Ihre täglichen Abläufe so wenig wie möglich beeinträchtigt:
- Software-Aktualisierung. Priorität für Verifactu im Jahr 2025 ist es zu überprüfen, ob Ihr Anbieter von Rechnungssoftware an den notwendigen Aktualisierungen arbeitet, um die Anforderungen zu erfüllen.
- Schulung des Personals. Wenn Sie Ihre Rechnungssoftware wechseln, schulen Sie Ihr Team im Umgang mit dem neuen System und den Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Vorschriften.
- Überprüfung interner Prozesse. Passen Sie Ihre Rechnungsverfahren an die neuen Anforderungen an.
- Spezialisierte Beratung. Ziehen Sie die Möglichkeit in Betracht, externe Beratung in Anspruch zu nehmen, um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten.
Die Rolle von easyap, Sie bei der Einhaltung von Verifactu zu unterstützen
Bei easyap wissen wir um die Wichtigkeit, sich effektiv und ohne Unterbrechungen im Arbeitsalltag an neue Vorschriften anzupassen. Unsere digitale Rechnungssoftware erfüllt alle Anforderungen von Verifactu. Das heißt, wir bieten Ihnen:
- Garantierte Konformität. Unsere Lösungen erfüllen die neuesten technischen und funktionalen Spezifikationen der Steuerbehörde. Jede erstellte Rechnung ist unveränderbar, nachvollziehbar und wird elektronisch übermittelt.
- Prozessautomatisierung. Erstellen und versenden Sie Rechnungsbelege automatisch. So minimieren Sie menschliche Fehler und gewährleisten eine reibungslose Verwaltung. Auch bei großen Transaktionsvolumen.
- Flexible Integration, Unsere Lösung lässt sich problemlos in die gängigsten ERP und Buchhaltungssysteme auf dem Markt integrieren. Daher ist der Übergang zu einer vollständig Verifactu-kompatiblen Umgebung sehr einfach.
- Transparenz und Kontrolle. Mit personalisierten Dashboards und vollständiger Nachverfolgbarkeit der Rechnungen haben Sie die volle Kontrolle über Ihren Rechnungsworkflow. Das heißt, Sie können Änderungen oder Vorfälle frühzeitig erkennen.
- Expertensupport. Unser Expertenteam begleitet Ihr Unternehmen in jeder Phase des Übergangs. Von der anfänglichen Anpassung bis zur kontinuierlichen Prüfung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
- Kosten- und Zeitersparnis. Die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsstellung verbessert die Gesamteffizienz Ihrer Finanzabteilung. Hauptsächlich, weil Sie die Bearbeitungszeiten verkürzen und daraus resultierende Strafen vermeiden.
Fazit: 2025 – ein Schlüsseljahr, um sich auf Verifactu vorzubereiten
Das Jahr 2025 ist entscheidend für alle Unternehmen und Freiberufler, die in Spanien Rechnungen ausstellen. Die Einführung von Verifactu, ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern bietet auch eine Chance zur Modernisierung und Digitalisierung Ihrer Rechnungsstellung.
Die Missachtung dieser Pflichten kann zu finanziellen Sanktionen, dem Verlust der Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt und sehr unerwünschten Betriebsrisiken führen. Im Gegensatz dazu ist es intelligent, sich frühzeitig darauf einzustellen und in Lösungen wie die von easyap zu investieren, um diesem neuen Szenario intelligent zu begegnen.
Wir bei easyap helfen Ihnen, Verifactu 2025 problemlos einzuhalten. Wenn Sie Finanzdirektor oder Verantwortlicher für den Bereich Administration sind, ist es Zeit zu handeln. Kontaktieren Sie uns und digitalisieren Sie Ihre Rechnungsstellung mit einer zukunftsfähigen Lösung.
