Die elektronische Rechnung in Deutschland

Industriell, wirtschaftlich, sozial… Deutschland ist eine Weltmacht in vielen Bereichen, nicht wahr? Von easyap aus, mit Fokus auf die elektronische Rechnung, was uns betrifft, nutzen wir diesen Artikel, um uns eingehend anzusehen, wie die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland funktioniert. Daher analysieren wir im Folgenden die Anforderungen und Verfahren der digitalen Rechnungsstellung in diesem Land. Denn auch dort ist sie unerlässlich und gewährleistet, genau wie in Spanien, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und optimiert Geschäftsprozesse und Handelsbeziehungen im gesamten Unternehmensgeflecht.

Aktueller Stand der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland

Im Einklang mit dem Rest Europas und der Welt erfährt die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland ein bemerkenswertes Wachstum in den letzten Jahren. Tatsächlich folgt sie den EU-Trends bezüglich ihrer Einführung. Um dies jedoch klarer zu sehen, ist es besser, einige Schlüsselfragen zu beantworten, um die Situation zu verdeutlichen: 

• Zuständige Steuerbehörde für die elektronische Rechnung: Bundesministerium des Innern (BMI) oder Innenministerium. Auf Bundesebene übernimmt jedes Bundesland oder Land seine Verantwortung und Verwaltung.
• Pflicht: Derzeit sind nur Unternehmen und Selbstständige, die mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten, zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet. 
• Ist eine elektronische Signatur notwendig? Nein.
• Wie lange müssen elektronische Rechnungen aufbewahrt werden? Derzeit ist es Pflicht, sie für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren (obwohl in bestimmten Fällen diese Pflicht bis zu 11 Jahre betragen kann). 

Sind B2B-E-Rechnungen Pflicht?

Im November 2023 hat die deutsche Regierung den neuesten Entwurf für das Wachstumschancengesetz vorgelegt (Wachstumschancengesetz). Darin ist die verpflichtende Regelung zur elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) enthalten. Gemäß dieser, im März 2024 endgültig verabschiedeten, Regelung ergeben sich folgende Fristen: 

• Ab 2025 – Alle deutschen Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im EN16931-Format zu empfangen. Die Notwendigkeit der Zustimmung des Käufers zum Empfang elektronischer Rechnungen entfällt.
• Bis zum 31. Dezember 2026 – Papierrechnungen und elektronische Rechnungen in anderen Formaten als EN16931 sind weiterhin zulässig, dürfen aber nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.
• Ab 2027 – Es wird Pflicht, B2B-E-Rechnungen für Unternehmen auszustellen, deren Umsatz im Jahr 2026 800.000 Euro überschritten hat. Dennoch können Unternehmen vorerst weiterhin EDI ab diesem Datum verwenden.
• Ab 2028 – Es wird Pflicht, B2B-E-Rechnungen für jedes Unternehmen auszustellen. EDI bleibt weiterhin zulässig, solange die Umsatzsteuerinformationen im EN16931-Format extrahiert werden können.

Angesichts der Fristen, die denen in Spanien ähneln, ist die Einführung der Online-Rechnung in Deutschland möglicherweise etwas verzögert. Hier wird die E-Rechnungspflicht bereits seit diesem Jahr 2024 umgesetzt. 

Anforderungen an die E-Rechnung in Deutschland

Andererseits ist die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland durch rechtliche und technische Anforderungen geregelt. Diese dienen einerseits dazu, die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnungen zu gewährleisten. Andererseits sollen sie deren Akzeptanz durch die Steuer- und Handelsbehörden sicherstellen. 

Jedes Bundesland kann spezifische Aspekte festlegen oder hinzufügen, aber im Allgemeinen muss jede Organisation zwei Stellen (eine rechtliche und eine technische):

• Zunächst müssen E-Rechnungen die rechtlichen Anforderungen erfüllen, die durch die Deutsche Abgabenordnung (Abgabenordnung – AO) und im Umsatzsteuergesetz (Umsatzsteuergesetz – UStG). Diese Gesetze legen die obligatorischen Daten fest, die Rechnungen enthalten müssen.
• Aus technischer Sicht müssen E-Rechnungen die Standards und Datenformate für den Datenaustausch erfüllen, die vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt wurden (Bundesministerium der Finanzen – BMF). Der am häufigsten in Deutschland verwendete Standard ist das Format ZUGFeRD. Dieses kombiniert eine PDF-Datei mit strukturierten Daten im XML-Format, was die automatische Verarbeitung durch IT-Systeme erleichtert.

Neben den rechtlichen und technischen Anforderungen müssen deutsche Unternehmen auch die relevanten Vorschriften und Standards einhalten. Beispielsweise unterliegen E-Rechnungen im Bereich des öffentlichen Auftragswesens dem Vergaberecht (Vergaberecht). Die Nichteinhaltung führt zu finanziellen und rechtlichen Sanktionen, die von Geldstrafen bis hin zu rechtlichen Schritten der Finanzbehörden reichen.

Phasen der B2B-E-Rechnung in Deutschland

Andererseits folgt die B2B-E-Rechnung in Deutschland einem klar definierten Prozess der verschiedene Phasen umfasst. Diese Phasen erläutern wir Ihnen im Folgenden, damit Sie den Ablauf der elektronischen Rechnungsstellung im deutschen Geschäftskontext besser verstehen:

1. Ausstellung

Dies ist die Erstellung und Ausstellung der elektronischen Rechnung durch den Lieferanten oder Aussteller gemäß den rechtlichen und technischen Anforderungen. Dafür ist eine spezialisierte E-Rechnungssoftware erforderlich um die Einhaltung der Anforderungen zu erleichtern.

2. Übertragung

Sobald die elektronische Rechnung generiert wurde, wird sie per E-Mail, über Dokumentenaustauschplattformen oder in ERP-Systeme integrierte Lösungen versendet. Entscheidend ist, die Sicherheit und Integrität der Daten zu gewährleisten, um Manipulationen oder Betrug zu vermeiden.

3. Empfang und Validierung

Nach Erhalt der Rechnung validiert der Empfänger diese, indem er ihre Authentizität und Integrität prüft, sowie die Abstimmung der Daten mit internen Aufzeichnungen. An diesem Punkt stellen die automatischen Validierungswerkzeuge die Einhaltung der Anforderungen sicher.

4. Speicherung und Verwaltung

Schließlichwird die bereits validierte elektronische Rechnung gespeichert.So kann sie später eingesehen, geprüft und somit den Anforderungen an die Dokumentenaufbewahrung entsprochen werden. Daher ist es unerlässlich, ein effizientes Verwaltungssystem aufrechtzuerhalten, das einen schnellen Zugriff auf archivierte elektronische Rechnungen ermöglicht und deren Integrität und Verfügbarkeit gewährleistet.

Wie Sie sehen, unterscheidet sich die B2B-E-Rechnungsstellung in Deutschlandnicht wesentlich von der in Spanien.Tatsächlich ist es auch hier das Ziel, Effizienz, Sicherheit sowie rechtliche und kommerzielle Konformität zu gewährleisten, jedoch in diesem Fall angepasst an die technischen Anforderungen des deutschen Geschäftsgeflechts. 

Vergleichende Implikationen mit Spanien

Gerade in Bezug auf die Anforderungen können wir auch einen Vergleich der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland und Spanien anstellen. Ausgehend davon, dass wir viele Aspekte teilen, weist die Welt der E-Rechnung in Deutschland signifikante Unterschiede auf: 

Rechtliche Aspekte

In Deutschland wird die elektronische Rechnungsstellung durch die Abgabenordnung und das Umsatzsteuergesetz geregelt. In Spanien ist dies imGesetz 25/2013 vom 27. Dezember festgelegt, das einen ähnlichen Rechtsrahmenfür die Ausstellung elektronischer Rechnungen vorsieht.

Allerdingsverlangen beide Länder die Einhaltung ihrer spezifischen Standards und Formate, wie das bereits erwähnte ZUGFeRD in Deutschland undFacturae oder andere offizielle Formatein Spanien.

Technische Aspekte

Technisch gesehenwerden in Deutschland und Spanien ähnliche Technologien eingesetztfür die Generierung, Übertragung und Speicherung elektronischer Rechnungen. Dazu gehört die Verwendung vonfortgeschrittenen elektronischen Signaturen, um die Authentizität und Integrität der Rechnungen zu gewährleisten.

Jedoch,Es können Unterschiede in den bevorzugten technologischen Standards und Plattformen von Unternehmen in jedem Land bestehen. Dies wiederum kann die Implementierungs- und Interoperabilitätsprozesse zwischen Systemen beeinflussen.

Darüber hinaus, auf kultureller Ebene haben Deutschland und Spanien unterschiedliche Wahrnehmungen und Praktiken. Zum Beispiel kann es in Deutschland, wo die Unternehmenskultur eher konservativ ist, eine größere anfängliche Zurückhaltung bei der Einführung neuer Technologien geben. In Spanien ist die elektronische Rechnungsstellung stärker akzeptiert und verbreitet, insbesondere in der öffentlichen Verwaltung und bei großen Unternehmen, wo ihre Nutzung sehr aktiv gefördert wird.

Und wie versendet man eine elektronische Rechnung von Spanien nach Deutschland?

An diesem Punkt, wenn Sie Unternehmer oder Finanzdirektor, gelangen Sie zur großen Frage: Wie sendet man eine Rechnung von Spanien nach Deutschland, die alle Anforderungen erfüllt? Nun, das Senden einer elektronischen Rechnung nach Deutschland erfordert bestimmte Schritte, die wir Ihnen im Folgenden detailliert beschreiben, um eine sichere Zustellung und Konformität zu gewährleisten. 

1. Bereiten Sie die elektronische Rechnung vor mit allen Pflichtangaben und gemäß den deutschen Formaten und Standards.
2. Verwenden Sie ein sicheres Übertragungsmedium das die Vertraulichkeit und Integrität der Daten gewährleistet. 
3. Senden Sie die Rechnung an den Empfänger in Deutschland, einschließlich der korrekten E-Mail-Adresse oder Kontaktinformationen, um eine erfolgreiche Zustellung zu gewährleisten.
4. Bestätigen Sie, dass die Rechnung korrekt empfangen wurde per Nachverfolgungs-E-Mail oder über die von Ihnen genutzte Dokumentenaustauschplattform.
5. Archivieren Sie eine Kopie im Dokumentenmanagementsystem. 

Und das Beste kommt jetzt, denn all diese Schritte und die Möglichkeit,die Anforderungen der deutschen elektronischen Rechnungsstellung zu erfüllen, auch wenn Sie Spanier sind, ist für Sie greifbar. Und auf sehr einfache Weise: indem Sie easyap kontaktieren. Unser Team, mit internationaler Erfahrung in der Entwicklung von Lösungen für alle Arten von Unternehmen, wird Ihnen helfen. 

Bei easyap entwickeln wir eine ganzheitliche Lösung, die sich an Sie und Ihr Unternehmen anpasst. Es spielt keine Rolle, ob Ihre Kunden und Lieferanten deutsch sind. Auch nicht, ob Sie gemäß den Standards Deutschlands oder eines anderen Landes fakturieren müssen. Unsere Software vereint Funktionen und passt sich jedem Kunden, seiner Branche und seinen Eigenschaften an: Sie erstellt, sendet, empfängt und speichert elektronische Rechnungen entsprechend dem Unternehmen. Wann immer Sie möchten, zeigen wir es Ihnen gerne.