Empfang elektronischer Rechnungen in easyei
Prozess
easyei ist ein Portal des Webanbieters für elektronische Rechnungsstellung, das einen einzigen Eingangspunkt für alle von Lieferanten empfangenen Rechnungen ermöglicht, unabhängig von deren Format, und diese in das Buchhaltungssystem überträgt. Es wird mit Bildern und Daten gearbeitet; es gibt weder Papier noch nicht interpretierbare elektronische Formate.
1. Versandadresse:
Papierrechnungen können per Kurierdienst oder an einem von easyap betreuten zentralen Postfach abgeholt werden.
easyap weist Ihnen eine zentrale Adresse MI_Empresa@factura.es oder MY_Company@invoic.es für Ihre Rechnungen im PDF-, XML-, factura-e-, EDI-Format zu… Verfügt der Kunde über ein zentrales Postfach, sind keine Änderungen erforderlich.
2. Rechnungsversand:
Lieferanten senden ihre Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen (PDF, XML, EDI,…) an die zugewiesenen Adressen. Möglichkeit zur Anpassung der Formate pro Lieferant.
Auf Wunsch können Ihre Lieferanten ihre Rechnungen direkt über das Webportal erstellen oder über strukturierte Dateien im Standardformat hochladen.
Für Papierrechnungen steht eine direkt im Portal integrierte Scanfunktion zur Verfügung. Papierrechnungen/PDFs nutzen OCR-Verfahren, die im Portal integriert sind, sowie zertifizierte Digitalisierung und elektronische Signatur, um elektronische Rechnungen mit voller Rechtsgültigkeit zu erstellen.
3. Rechnungseingang:
Die Rechnungen werden, unabhängig vom Format, im elektronischen Rechnungsportal easyei von easyap empfangen.
4. Elektronische Signatur:
Die Rechnungen werden elektronisch signiert, um ihre Rechtsgültigkeit zu gewährleisten.
5. Rechnungsannahme:
Die Rechnungen werden nach Annahme heruntergeladen und/oder in dem vereinbarten Format an Ihr Buchhaltungssystem gesendet.
Workflow:
Die Implementierung von Workflows für Abgleich und Genehmigung gehört ebenfalls zum Leistungsumfang von easyap.
Für weitere Informationen klicken Sie hier.
6. Elektronische Archivierung und Statusinformationen:
Die im easyei-Portal verwahrten Rechnungen stehen für spätere Abfragen während des vereinbarten Zeitraums zur Verfügung.
Das Feedback zum Rechnungsstatus, wie Zahlungsinformationen, ist Teil der grundlegenden Informationen, die dem Lieferanten angezeigt werden sollen.
Wir heben hervor …
- Einheitlicher Posteingang für den Empfang von Rechnungen in jedem Format: Papierrechnungen, PDF, EDI, Facturae, XLS, Word…
- physischer oder elektronischer Posteingang für den Empfang
- Benachrichtigung der Lieferanten über den korrekten Rechnungseingang
- Möglichkeit zur Personalisierung von mit Lieferanten vereinbarten Formaten
- Anwendung für OCR und Bildvalidierung. Zertifizierte Digitalisierung, um Rechnungen rechtlich gültig zu machen.
- Die Rechnungen mit ihren Daten und Bildern können an das Buchhaltungssystem gesendet werden.
- Ort zur Archivierung und Einsichtnahme aller eingegangenen Rechnungen mit ihren Bildern und Daten
- Übertragung an easyapIP zur Nutzung von Workflows zur Rechnungsverarbeitung
- Informationen zum Rechnungsstatus für den Lieferanten
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Gegenseitiger Nutzen: zufriedener Lieferant und freigesetzte Ressourcen.
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