Peppol: Qué es y otras preguntas frecuentes que le rodean

Ene 17, 2023 | Gestión de facturas

Peppol: ¿qué es? Una pregunta a la que pocos saben responder. Muchas marcas tienen totalmente interiorizado este término. Sobre todo, aquellas de gran tamaño que llevan a cabo operaciones comerciales con la Administración Pública. No obstante, aún hay numerosas compañías que no se animan a acometer la transformación digital de su negocio y otras que, aunque sí se han digitalizado, no comprenden del todo su función. Por eso, y a pesar de que anteriormente ya hemos hablado de PEPPOL y su importancia en la facturación electrónica, todavía hay múltiples dudas a su alrededor. Así que con esta batería de preguntas vamos a tratar de aclarar el concepto.

 ¿Peppol qué es exactamente? 

Concretamente, PEPPOL es el acrónimo en inglés de Pan-European Public Procurement OnLine. O, sea, lo que traducido literalmente al castellano sería Contratación Pública Paneuropea En Línea. Pero esta traducción no es del todo representativa, puesto que es demasiado literal.

Por lo tanto, ¿PEPPOL qué es conceptualmente? Podríamos decir que es un amplio conjunto de protocolos, estándares, y herramientas que se ha diseñado y agrupado en un sistema que fomenta la automatización de los procesos de compraventa pública a través de la digitalización de dichos procesos. 

Siguiendo con lo que dicta PEPPOL, cualquier empresa o administración pública puede intercambiar distintos documentos electrónicos de manera segura y eficiente. Mediante la digitalización del tejido empresarial se mejora la eficacia y la transparencia de toda operación de compraventa. A ello ayudan enormemente sistemas como este.

 ¿Cuáles son los objetivos que persigue?

 Y si hablamos de qué es PEPPOL, tras definirlo tenemos que citar los motivos de su creación. Es decir, los objetivos que se marcaron al inicio. En este sentido, el principal, como hemos dicho, fue automatizar los procesos de compras públicas en Europa, aunque luego se ha extendido. Sin embargo, en la actualidad persigue otros, como son: 

  Facilitar el intercambio de documentos electrónicos de manera segura.
–   Hacer más transparente todos los procesos de compra pública, los cuales se quedan registrados en softwares.
–   Optimizar los recursos de las empresas privadas y públicas en relación a los costes económicos y al tiempo dedicado a los procesos.
–   Fomentar la innovación en todo el tejido empresarial.
–   Ayudar a una mejor comunicación entre clientes y proveedores eliminando barreras técnicas y trabas comunicativas de los procesos.
–   Contribuir, sobre todo a nivel fiscal y tributario, al cumplimiento de las normativas y regulaciones de la Unión Europea y otros gobiernos nacionales y autonómicos sobre contratación pública. 

En definitiva, lo que busca PEPPOL es promover la adopción de la factura electrónica en las operaciones comerciales y así facilitar el intercambio de e-facturas entre empresas y administraciones públicas. 

¿Y qué beneficios ofrece PEPPOL a las marcas? 

De esa manera, PEPPOL aporta una serie de beneficios de lo más interesantes. Muchos de ellos de gran relevancia para los gobiernos (principalmente la trazabilidad). No obstante, también ofrece ventajas muy atractivas para las marcas. Las más destacables son: 

Reduce los costes económicos 

Al automatizar los procesos, PEPPOL permite tanto a las empresas como a las administraciones públicas reducir costes económicos. Éstos son, principalmente, los que van asociados a la gestión de los procesos. 

Optimización del tiempo 

Al igual que sucede con los costes económicos, al ceñirte a los estándares de PEPPOL mediante un software optimizas el tiempo. Es decir, necesitas destinar menos recursos humanos y técnicos a los procesos contables y de facturación y puedes invertirlos en otras funciones, lo cual ahorra tiempo. 

Mejora de la eficiencia del negocio 

Al utilizar PEPPOL, las empresas y las administraciones públicas intercambian multitud de documentos electrónicos de manera segura y eficiente. Por todo ello, se reduce el tiempo dedicado a estas funciones y sus costes asociados son menores y la eficiencia de tu negocio es mucho mayor. 

Más transparencia entre empresas y para con la administración pertinente 

PEPPOL mejora la transparencia de los procesos. Por lo tanto, otro de los beneficios principales que ofrece es que la trazabilidad es mucho más cómoda y, de cara a las autoridades competentes, éstas pueden hacer una auditoría mucho más ágil y cómoda. 

Crece la competencia 

Al suprimirse tantas barreras técnicas para la interacción entre compradores y proveedores, PEPPOL ofrece la oportunidad a PYMES, microempresas o compañías de reciente creación la posibilidad de competir en mercados que antes no eran alcanzables. Por lo tanto, la competencia en el mercado es mucho mayor. 

Ayuda al cumplimiento legal 

Como te hemos avanzado, PEPPOL se alinea con las leyes y regulaciones de la Unión Europea y otros gobiernos en materia de contratación pública. Por todo ello, las empresas y las administraciones tienen mucho más sencillo cumplir con las normativas que hay establecidas en materia de impuestos y a nivel fiscal. 

Fomenta la adopción de la factura electrónica 

PEPPOL incentiva el uso de la factura electrónica. Los softwares adaptados a él facilitan el intercambio de facturas electrónicas entre empresas y administraciones públicas. En este sentido, también se logra una mayor eficiencia en los procesos de pago. 

¿Quién gestiona PEPPOL? 

En cuanto a su origen y creación, en el año 2008 se lanzó PEPPOL, el cual fue desarrollado por el proyecto OpenPEPPOL. Actualmente, es una organización internacional sin ánimo de lucro y se continúa encargando del desarrollo y del mantenimiento de las especificaciones PEPPOL. 

Lo que ahora se conoce por Asociación PEPPOL, que es quien lo gestiona, está formada por miembros tanto de ámbito público como privado. Persigue la idea de fomentar y dar garantía de seguridad en la interoperabilidad de operaciones de contratación pública y en ámbitos B2B. 

También cabe recordar que en aquel año 2008, quien impulsó el lanzamiento de PEPPOL fue la Comisión Europea. Su objetivo prioritario era mejorar la eficacia, así como la transparencia de los procesos de compra pública en Europa. ¿Cómo? Obligando a utilizar la factura electrónica. 

De todas formas, en el proyecto OpenPEPPOL se involucraron diferentes agentes. Es decir, que quienes participaron de todo el proceso fueron tanto empresas privadas como gobiernos nacionales y organizaciones y asociaciones sectoriales de varios países de Europa. 

¿Cómo es el funcionamiento técnico de PEPPOL? 

Como te indicamos al establecer qué es PEPPOL, se trata de un conjunto de estándares, protocolos y herramientas. Ahora bien, ¿cómo funciona técnicamente? Para operar se apoya en cuatro pilares: estándares, identificación, infraestructura y seguridad. 

  Estándares. Utiliza un conjunto de estándares abiertos en el intercambio de documentos electrónicos. Estos tienen el formato de documento conocido como OASIS UBL, el protocolo de transporte de AS4 y el protocolo de acceso a servicios de PEPPOL BIS.
  Identificación. Usa identificadores únicos para cada empresa y cada administración pública. De esa manera la privacidad de los datos que se intercambian en cada operación está garantizada.
  Infraestructura. Emplea una infraestructura de red basada en la nube para conectar administraciones y empresas. Dicha infraestructura tiene puntos de acceso (llamados comúnmente Access Points, también en castellano) que se encargan de entregar documentos electrónicos.
  Seguridad. Utiliza certificados digitales y protocolos de seguridad estándar, también con el fin de asegurar la seguridad en las operaciones. 

¿Solo se usa en Europa? ¿En qué países se utiliza actualmente? 

Otra duda que surge al preguntarnos qué es PEPPOL es si solo se emplea en Europa. El acrónimo hace referencia a ello precisamente, ya que incluye el término Pan-Europeo. Además, como hemos comentado, fue impulsado por la Comisión Europea. Por lo tanto, podrías pensar que su aplicación se lleva a cabo tan sólo entre gobiernos y empresas pertenecientes a la UE. 

Sin embargo, PEPPOL hoy en día tiene un carácter totalmente internacional. En la actualidad se aplica en otros países fuera de Europa. En concreto está totalmente asentado en la gran mayoría de países de la Unión Europea. Sin ir más lejos, además de España, hablamos de naciones como Noruega, Dinamarca, Reino Unido, Países Bajos, Portugal, Italia o Grecia. Pero también se está implementando en otros como Australia, Nueva Zelanda y Singapur

En easyap nos adaptamos a ti y a lo que es PEPPOL 

Para concluir, queríamos comentar que con la solución que desarrollamos en easyap tú y tu negocio también podréis trabajar cómodamente y adaptados a lo que establece PEPPOL. Y no solo eso, sino que no hay ningún obstáculo en relación a tu sector, tu país o tu volumen de negocio. 

Por un lado, debes saber que contamos con experiencia en múltiples mercados y campos. Desde la automoción y la distribución hasta el mundo financiero y la banca, pasando por las telecomunicaciones, el marketing y el turismo, entre otros. 

En segundo lugar, debes saber que en los más de 20 años que acumulamos de experiencia hemos llevado a cabo proyectos en medio mundo. Hay empresas en España, Europa, América y el norte de África que trabajan día a día con easyap. 

Por último, decimos que nos adaptamos a diversos tamaños de empresa puesto que con nuestra solución pagarás por cada factura y no un importe fijo recurrente. Así que tendrás un coste variable en lugar de tener que abonar una cantidad constante que no se ajuste a tus estándares económicos. 

¿Aún tienes más dudas sobre PEPPOL, qué es y su funcionamiento o acerca de nuestra solución digital? En easyap te ofrecemos varias vías de contacto por las que podrás trasladarnos todas tus dudas, conocernos y comentarnos cualquier cuestión sobre contabilidad y sobre tu negocio.

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