Facturación electrónica de cuentas a pagar: Optimización y eficiencia en tus finanzas

Jun 7, 2024 | Gestión de cuentas por pagar

“Bendita digitalización”, exclaman cada vez más directivos financieros. Con la transformación del tejido empresarial, la facturación electrónica de cuentas a pagar se ha convertido en una herramienta esencial para los dirigentes financieros de grandes empresas que buscan mejorar sus procesos contables. No obstante, aún los hay que temen lanzarse a este nuevo y ágil ecosistema digital, a pesar de que la factura electrónica avanza a pasos agigantados en todo el planeta. Para que entiendas mejor todo el proceso de facturación electrónica de cuentas por pagar, en estas líneas lo detallamos en profundidad y te ofrecemos estrategias para llevar un registro ordenado y detallado de los procesos contables de tu empresa.

¿Qué es la facturación electrónica de cuentas a pagar?

Primero de todo, entendamos el concepto del que vamos a hablar. Así mismo, la facturación electrónica de cuentas a pagar es la recepción, validación y almacenamiento digital de las facturas que una empresa recibe de sus proveedores. Por lo tanto, se trata de un proceso que automatiza las tareas manuales, reduce errores y asegura el cumplimiento de las normativas fiscales y comerciales. 

Para ser más específicos, los principales beneficios de la facturación electrónica en general son:

  • Reducción de errores. Minimiza los fallos humanos al automatizar la entrada de datos.
  • Ahorro de tiempo. Acelera el proceso de pago al reducir las intervenciones manuales.
  • Cumplimiento normativo. Garantiza que todas las facturas cumplan con los requisitos legales, como el uso de la Factura Electrónica FACE.
  • Mejor gestión del flujo de caja. Te permite hacer una planificación más precisa y tener un mejor control de las finanzas de tu negocio.

No obstante, en función de tu empresa y de tu sector, los beneficios son muchos más, ya que ofrece ventajas concretas que van más allá.

El proceso de facturación electrónica de cuentas por pagar

A su vez, se trata de un proceso que tiene un paso a paso y que sigue principalmente los cinco pasos cronológicos que te explicamos a continuación. 

1. Recepción

La recepción de facturas electrónicas la puedes realizar de varias formas. Por ejemplo, a través de correos electrónicos, portales de proveedores o sistemas EDI (Intercambio Electrónico de Datos). Al margen, las facturas deben estar en un formato estándar, como XML o PDF. 

No obstante, en vista de que la factura electrónica va a ser obligatoria para todo el tejido empresarial más pronto que tarde, lo mejor es adaptarse a las exigencias legales con un software de facturación eficiente como el de easyap.

2. Validación

Una vez hayas recibido la factura electrónicamente, debes validarla. Es decir, asegurarte de que contiene toda la información necesaria propia de una factura y de que cumple con las normativas. Esta validación, normalmente, incluirá la verificación de:

  • Identidad del proveedor
  • Conceptos y cantidades facturadas
  • Códigos fiscales y de IVA
  • Descripciones de las operaciones
  • Fechas y direcciones

3. Registro

Tras la validación, llega el momento del registro. Es decir, que debes ingresar la información en tu plataforma, aunque con software avanzados como el nuestro, los datos de la factura se ingresan automáticamente en tu sistema contable. De esta forma, eliminas la necesidad de introducir manualmente la información y, por consiguiente, reduces el riesgo de errores.

4. Aprobación

El cuarto paso es la aprobación de la factura. Aquí, el sistema notifica a los responsables de la aprobación de pagos que se puede abonar el importe. En este punto, ten en cuenta que este proceso puede involucrar varios niveles de autorización, especialmente para facturas de cantidades significativas o de cuentas por pagar a largo plazo.

5. Pago y archivado

Por último, una vez aprobada, puedes proceder al pago de la factura mediante transferencia bancaria u otro método acordado. Al mismo tiempo, la factura se archiva digitalmente para futuras referencias y por si hay que presentarla en una auditoría posterior.

De todas formas, quizás lo veas mejor con un ejemplo práctico de qué información es la que debes introducir en un software de facturación electrónica para cuentas a pagar: 

Concepto Descripción e importe
Proveedor ABC S.A.
Fecha 01/06/2024
Número de factura 2024-0010
Descripción Suministro de materiales 
Subtotal 10.000 €
IVA (21%) 2.100 €
Total 12.100 €
Fecha de vencimiento 01/07/2024

Este ejemplo muestra una factura típica, ya sea en papel o digital, que podría ser gestionada mediante un sistema de facturación electrónica. De hecho, incluye todos los campos que son necesarios para su procesamiento y su posterior pago.

Cómo llevar un registro ordenado y detallado de los procesos contables

Por otro lado, tanto a la hora de gestionar facturas electrónicas por pagar como la contabilidad, en ocasiones uno de los principales retos de los directivos financieros y sus equipos es registrar todas las facturas. Es ahí donde llevar un registro detallado y organizado se vuelve crucial, para lo cual te recomendamos aplicar estrategias como las que citamos ahora. 

  1. Automatiza tu registro. Utiliza un software de gestión contable que automatice la entrada y la categorización de datos.
  2. Estándares de documentación. Establece estándares claros para la documentación de todas las transacciones financieras que tengas que llevar a cabo.
  3. Revisión periódica. Realiza revisiones periódicas de los registros contables para asegurar que son exactos y que están completos.
  4. Capacitación continua. Asegura que todo el personal contable recibe capacitación continua en las mejores prácticas, en las nuevas normativas y en el uso de las herramientas que implementes. 

Precisamente, aplicar estas estrategias te ayuda a encontrar una solución como la que te ofrecemos nosotros. Un software diseñado a medida para tu negocio y acorde a la legislación a la que te debes ceñir. 

Problemas de no facturar electrónicamente tus cuentas a pagar

Tanto por comodidad como por una cuestión legal, la facturación electrónica de cuentas a pagar es esencial en la era digital actual. No adoptar este proceso acarrea problemas notables para cualquier empresa, entre los que destacaremos los siguientes.

1. Aumento de errores manuales

La gestión manual de facturas está sujeta a errores humanos que generan discrepancias en los registros contables. Por lo tanto, son fallos que afectan a la precisión de tus estados financieros y dificultan la toma de decisiones en base a datos.

2. Ineficiencia operativa

El procesamiento manual de facturas es un proceso lento y laborioso que consume una cantidad considerable de tiempo y recursos. La revisión, aprobación y pago de facturas manualmente retrasa el ciclo de cuentas por pagar, afectando la eficiencia operativa de tu empresa y tu capacidad para cumplir con los plazos de pago.

3. Costes elevados

Las facturas en papel implican costes adicionales por los gastos de impresión, el almacenamiento y el envío. Además, el tiempo del personal dedicado a ello podrías invertirlo en tareas más estratégicas, lo que es un coste de oportunidad.

4. Riesgo de fraude y duplicidad

No tener un sistema automatizado incrementa el riesgo de fraudes y de pagos duplicados. Sin controles automatizados, es difícil detectar y prevenir intentos de fraude, lo que suele generar pérdidas financieras importantes.

5. Cumplimiento normativo y legal

Incumplir los requisitos legales de facturación electrónica acarrea sanciones y multas. En muchos países, como España, la factura electrónica ya es obligatoria para transacciones con el sector público y su incumplimiento ocasiona problemas legales y de reputación.

6. Dificultades en auditorías

Las auditorías requieren acceso rápido y preciso a los documentos financieros, y la gestión manual retrasa estos procesos. Por lo tanto, aumenta el riesgo de hallazgos negativos y sanciones.

Por qué utilizar easyap para tu facturación online de cuentas a Pagar

Por todo lo anterior, adoptar un sistema de facturación electrónica es vital y, en ese aspecto, easyap es ideal. Te ofrecemos soluciones personalizadas que se adaptan a tu negocio. A continuación, te presentamos las razones por las que somos tu mejor opción: 

  • Automatización completa del proceso de recepción, validación y registro de facturas, sin intervenciones manuales y reduciendo el margen de error. Así todas tus facturas se procesan de forma rápida y precisa.
  • Cumplimiento normativo garantizado de todas las normativas fiscales y legales vigentes, incluyendo el uso de la Factura Electrónica FACE. De esta forma, tu empresa evita sanciones y multas.
  • Seguridad y confidencialidad para proteger tus datos financieros. La encriptación de datos y las medidas de seguridad avanzadas aseguran que tus facturas y registros contables estén siempre protegidos contra accesos no autorizados y fraudes.
  • Integración sencilla con tus sistemas contables y de gestión empresarial ya existentes. Esto permite una sincronización fluida de los datos y una visión unificada de las finanzas de tu empresa.
  • Análisis y reportes detallados para monitorear y evaluar el rendimiento de tus cuentas por pagar. Así se facilita la identificación de áreas de mejora y la toma de decisiones estratégicas basadas en datos precisos y actualizados.
  • Soporte y asistencia personalizada para ayudarte a implementar y optimizar tu sistema de facturación electrónica. Nuestro equipo de expertos está siempre disponible para resolver cualquier duda o problema que puedas tener.

Optar por easyap para la facturación online de cuentas a pagar no solo mejora la eficiencia y precisión de tus procesos contables, sino que también garantiza el cumplimiento normativo y la seguridad de tus datos financieros. Al automatizar tus cuentas a pagar con easyap, puedes centrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio y mantener una salud financiera óptima. Contáctanos hoy mismo y descubre cómo transformamos tu proceso de facturación.

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