Empresarios, CFOs y directivos financieros lo saben bien: la gestión de documentos legales y financieros necesita unas garantías de validez y seguridad. Por eso, conocer y dominar términos como firma escaneada, firma digital y firma electrónica es vital. Pero ¿sabemos verdaderamente cuáles son sus diferencias y su validez legal? Este artículo despejará las dudas más comunes sobre la firma escaneada. Y, por si fuera poco, te contamos cómo easyap te ayuda a digitalizar tus facturas electrónicas y automatizar cualquier proceso de facturación o contable de tu negocio.
¿Se puede escanear una firma?
La primera gran cuestión es esta: ¿se puede escanear una firma? La respuesta también: sí, es posible escanear una firma manuscrita y convertirla en un archivo digital.
Este proceso es muy básico y consiste en firmar un documento en papel, digitalizarlo mediante un escáner o una aplicación móvil y guardarlo como imagen o PDF.
Aunque el método es fácil y rápido, es importante que entiendas algo más. Una firma escaneada es simplemente una representación visual de una firma manuscrita. Es decir, por sí sola no tiene ningún elemento que garantice su autenticidad o integridad, a diferencia de la firma electrónica reconocida.
Ventajas de una firma escaneada
Entonces, ¿de qué sirve una firma escaneada? Basándonos en nuestra experiencia, una firma escaneada te aporta varias ventajas:
- Ofrece rapidez para digitalizar documentos.
- Da apariencia profesional a documentos no oficiales.
- Su uso es muy sencillo y práctico para casos de bajo riesgo.
- Brinda gran facilidad de almacenamiento digital.
- Ahorra papel y recursos físicos.
- Da acceso inmediato desde cualquier dispositivo.
De todas formas, la firma escaneada solo tiene utilidad en contextos muy concretos. Así mismo, es ideal para tareas internas, como aprobar presupuestos de tu empresa o para ciertos trámites o procedimientos no vinculantes. Sin embargo, plantea serias limitaciones legales y de seguridad que veremos a continuación.
¿Tiene la misma validez una firma escaneada que cualquier firma digital?
En línea con lo anterior, lo primero que hay que tener claro es que una firma escaneada no tiene la misma validez que una firma digital o electrónica. Es más, directamente, la firma digital no tiene validez legal.
De hecho, en España, donde seguimos el Reglamento (UE) Nº 910/2014 (conocido como Reglamento eIDAS), la legislación distingue claramente entre estas formas de firmar documentos:
- Firma escaneada: carece de respaldo legal. Al ser una imagen, no incluye mecanismos que den autenticidad al firmante ni aseguren la integridad del documento.
- Firma electrónica: regulada por el ya citado Reglamento eIDAS (Reglamento de Identificación Electrónica y Servicios de Confianza) de la Unión Europea, tiene validez legal y puede asegurar la autenticidad y la integridad de un documento o factura.
- Firma digital: es un tipo avanzado de firma electrónica que utiliza certificados digitales emitidos por autoridades fiables. Es la más segura y tiene la mayor validez legal.
Comparativa: firma escaneada vs firma digital
Para agrupar la información de manera más visual, reflejamos esas diferencias entre estos dos tipos de firmas en la siguiente tabla comparativa:
| Característica | Firma escaneada | Firma digital |
| Validez legal | No | Sí |
| Seguridad | Baja (fácilmente falsificable) | Alta (usa cifrado y certificados) |
| Autenticidad | No garantiza autenticidad | Garantía de identidad del firmante |
| Integridad del documento | No | Sí, asegura que no se altera el documento |
| Regulación | Ninguna | Reglamento eIDAS |
En resumen, como la firma escaneada tiene una utilidad limitada, no es la herramienta más adecuada para documentos legales, contratos o facturas.
Pero, ¿por qué una firma escaneada no es una firma válida?
Existen varias razones por las cuales una firma escaneada no tiene ningún tipo de validez legal en España y Europa:
- Falta de autenticidad. No hay ninguna forma de verificar que la firma pertenece a la persona indicada, ya que es solo una imagen.
- Facilidad de falsificación. Una firma escaneada puede ser copiada y pegada en otros documentos sin el consentimiento del firmante.
- Ninguna de integridad. No garantiza que el documento no haya sido alterado tras la aplicación de la firma.
- Regulación. No cumple con los requisitos del reglamento de facturación electrónica y sus estándares para la validez de las firmas electrónicas.
Por todo ello, para los documentos importantes de tu empresa, la mejor práctica que puedes adoptar es utilizar una firma electrónica o digital. Así cumplirás con todas las garantías legales y tecnológicas.
Ejemplo real
Imagina que un proveedor firma un contrato escaneando su firma manuscrita y lo envía por correo. Si más tarde se cuestiona el contenido del documento o su integridad, no hay forma de demostrar la validez de esa firma ni de comprobar que no se modificaron las condiciones. Este problema se evita con firmas electrónicas, que garantizan la autenticidad y la trazabilidad del documento.
¿Cómo hacer una firma escaneada?
De todas formas, si a pesar de sus limitaciones quieres crear una firma escaneada para un uso no oficial o de bajo riesgo, puedes seguir estos pasos:
- Firma en papel. Primero, escribe tu firma en una hoja de papel blanca, asegurándote de que sea clara y visible.
- Digitaliza tu firma. Después, usa un escáner o la cámara de tu smartphone para capturar la firma. Hoy en día existen apps como Adobe Scan o CamScanner que facilitan este paso del proceso de escanear la firma.
- Edita la imagen. A su vez, utiliza un programa de edición (como Photoshop o Canva) para limpiar el fondo y ajustar el tamaño.
- Guarda el archivo. Con la firma escaneada, guárdala como imagen. Te recomendamos hacerlo con formato PNG o JPEG y con fondo transparente para facilitar su inserción en los documentos.
- Inserta en documentos. Por último, de cara a plasmarla, apóyate en herramientas como Microsoft Word, Google Docs o programas de edición PDF para insertarla en tus documentos.
Aun así, insistimos: recuerda que, aunque es funcional en casos puntuales, este tipo de firma no es el más apropiado para documentos legales o contractuales.
¿La solución? Firma electrónica y facturación con easyap
Por eso, si necesitas una solución segura y legalmente válida, la firma electrónica es la opción ideal. En ese sentido, easyap te ofrece las soluciones y herramientas más avanzadas para gestionar la facturación electrónica y los procesos de firma digitalizada en empresas.
Además, contamos con una larga trayectoria trabajando en diferentes sectores y países cumpliendo en todos ellos con los más altos estándares de seguridad y conformidad legal.
Ventajas de easyap y sus soluciones con firma digital
Para ser más precisos, a continuación te dejamos un listado con muchas de las ventajas que tiene utilizar las firmas digitalizadas y el software de facturación electrónica de easyap:
- Automatización de procesos. Simplifica la gestión documental y de facturas con soluciones adaptadas a empresa, país y mercado.
- Cumplimiento legal. Garantiza que todas tus firmas y facturas cumplan con el Reglamento eIDAS y con la normativa española y local que te corresponda.
- Seguridad. Protege la información y los datos delicados de tu empresa con tecnología de cifrado y con certificación avanzada.
- Eficiencia. Ahorra tiempo y recursos gracias a la digitalización de procesos.
- Soporte personalizado. Recibe asistencia técnica y formación adaptada a las necesidades de tu organización y de tu equipo.
- Escalabilidad. Implementa soluciones que crezcan junto a tu negocio. Por decirlo de otra forma, la solución de easyap se adapta a cualquier volumen de negocio.
- Integración sencilla. Conecta el software de easyap con tus sistemas ERP o con otras herramientas ya existentes y que empleáis en tu organización.
- Impacto ambiental positivo. Reduces el uso de papel y de otros recursos físicos al digitalizar los procesos administrativos.
En conclusión, con easyap no solo optimizas tu gestión financiera. También aseguras que tus documentos tengan la validez legal que necesitas, lo cual evita riesgos asociados al uso de firmas escaneadas. Escríbenos y te contamos mucho más.
