Los errores en Facturae más comunes y cómo puedes evitarlos

May 27, 2024 | Facturación electrónica

A pesar de que es muy precisa, la tecnología puede fallar, y nosotros al utilizarla, también. El caso es que solemos cometer errores al utilizar software o portales para facturas electrónicas o en otras operaciones. En este sentido, Facturae, el formato estándar de factura electrónica en España, ha ganado popularidad por sus beneficios en eficiencia y seguridad. Sin embargo, como cualquier otro sistema, su implementación no está exenta de errores. En easyap, tras muchos años trabajando con él, lo sabemos bien. Por eso, en este artículo detallamos los errores más comunes al usar Facturae, cómo evitarlos y qué hacer para solucionarlos.

¿Cuáles son los errores más comunes en las facturas?

Antes de profundizar en los errores de Facturae, es crucial tener una perspectiva general. Es decir, que conozcas cuáles son los errores más frecuentes que pueden ocurrir en cualquier tipo de factura electrónica. El motivo es que, sean del tipo que sean, hablamos de fallos que pueden costar tiempo, dinero y hasta problemas legales. 

En concreto, categorizamos dos tipos de errores: de datos y administrativos. 

  • Errores de datos: esta clase de fallo suele darse porque las facturas contienen datos incompletos o incorrectos, por errores en los importes o por introducir mal las fechas. 
  • Errores administrativos: este segundo tipo engloba los errores de un carácter más técnico. Por ejemplo, cuando asignas mal el número de serie, que es único y su duplicado genera confusiones y duplicados. También se da este tipo de error al utilizar un formato de factura electrónica no válido. 

El caso es que tanto si son errores de datos o administrativos, son comunes en cualquier negocio o empresa. El problema es que si no los corriges adecuadamente, pueden llevar a disputas con clientes, afectar el ciclo de pagos y la contabilidad, líos en la auditoría o problemas de validación y aceptación de facturas.

¿Y cuáles son los errores más comunes en Facturae?

Ahora, en plena era de transformación digital, en España las facturas electrónicas se gestionan a nivel oficial a través de Facturae. Aporta unicidad y facilidades para la trazabilidad. No obstante, al ser un formato digital estandarizado, esta plataforma oficial también plantea desafíos. 

En esa línea, los errores en Facturae más comunes son los de carácter técnico, por lo que pueden requerir conocimientos más avanzados para su resolución. Aquí citamos los más habituales.

1. Error durante la generación de la factura: los datos no son correctos – null

Uno de los errores de Facturae más comunes es el mensaje “error durante la generación de la factura. Los datos no son correctos null”. Esto generalmente indica que hay campos obligatorios que no has completado correctamente.

2. Error durante la generación de la factura: Los datos no son correctos – Nula

Similar al anterior, este “error durante la generación de la factura los datos no son correctos nula” puede deberse a errores tipográficos, datos incorrectos o problemas en la estructura XML del archivo Facturae.

3. Problemas con la firma electrónica

La firma electrónica es esencial en Facturae. Sirve para garantizar la autenticidad y la integridad de la factura. Un error común es que la firma electrónica no sea válida o esté caducada, lo que puede invalidarla.

4. Errores en la validación del formato

El formato Facturae debe seguir una estructura específica de XML. Los errores en esta estructura causan problemas durante la validación. Estos errores pueden incluir etiquetas mal formateadas o elementos que faltan.

5. Problemas de compatibilidad

No todos los programas de contabilidad o ERP están completamente adaptados para trabajar con Facturae. Por lo tanto, esta incompatibilidad también puede causar problemas al remitir facturas Facturae.

Cómo evitar cometer estos errores

Desde easyap, además de ofrecer un software completo y eficiente, también nos enfocamos en no cometer errores básicos. En ese sentido, creemos que la prevención es siempre la mejor estrategia. Por eso, llevamos a cabo ciertas prácticas que evitan errores en Facturae y que te recomendamos a continuación.

  • Verifica los datos. Implementa procesos manuales y automáticos para verificar que los datos son correctos. También, comprueba que todos los campos obligatorios están completos. Para eso, puedes utilizar herramientas que marquen los incompletos o incorrectos.
  • Utiliza un software adecuado. Emplea un programa fiable, actualizado y certificado para generar facturas en formato Facturae. Así minimizarás los errores de formato, de compatibilidad y los relativos a la firma electrónica.
  • Forma y capacita a tu equipo. Asegúrate de que todo el personal encargado de la facturación esté bien capacitado en el uso de Facturae y en la identificación de errores comunes. Para eso, es ideal elaborar guías y procedimientos internos con los pasos a seguir para generar y validar facturas Facturae.

¿Y qué pasa si me equivoco? 

Aunque adoptes estas medidas, los errores pueden ocurrir igualmente. No obstante, todo tiene solución. Por eso, aquí te explicamos qué hacer si detectas un error en una factura Facturae.

  1. Identifica errores. Primero, es clave identificar el error tan pronto como sea posible. Cuanto antes lo detectes, más fácil será corregirlo.
  2. Corrige la factura. En muchos casos, esta corrección te supondrá generar una factura rectificativa con los datos correctos y, posiblemente, una nota de crédito para anular la factura incorrecta.
  3. Comunícaselo al cliente. Es muy importante que informes a tu cliente sobre el error y las medidas que estás adoptando para corregirlo, ya que igual lleva implicaciones también para él a nivel fiscal. Así mismo, asegúrate de que recibe la factura corregida lo más pronto posible para evitar retrasos en el pago.
  4. Registra las correcciones que lleves a cabo. Ya te avanzamos por experiencia que mantener un registro detallado de todas las correcciones que hagas es de gran ayuda de cara a auditorías futuras.
  5. Consulta con asesores y expertos. A su vez, es clave dejarse ayudar. Por eso, en caso de que hayas cometido errores en Facturae, es vital consultar con asesores que todas las correcciones las has hecho de acuerdo con las normativas vigentes.

Cómo easyap puede ayudar a tu empresa

Precisamente, aunque en easyap no somos asesores al uso, sí somos expertos en facturación electrónica. Por eso, contar con nuestra ayuda y con un software como el que podemos diseñar para ti, evitarás errores en Facturae y de otro tipo. ¿Por qué? Por lo siguiente:

Soluciones personalizadas

En easyap ofrecemos soluciones de facturación digital a medida que se adaptan a las necesidades específicas de grandes empresas. Además, lo hacemos en diversos sectores. Nuestro software está diseñado para minimizar errores y optimizar los procesos de facturación.

Soporte y asistencia técnica

Nuestro equipo te brinda soporte y asistencia técnica, asegurando que cualquier problema con Facturae se resuelva de manera rápida y eficiente. Además, ofrecemos capacitación continua a tu equipo, el cual estará actualizado con las mejores prácticas y las últimas normativas.

Actualizaciones constantes

Mantenemos el software y nuestras soluciones actualizadas para cumplir con las regulaciones más recientes y las demandas del mercado. Esto incluye mejoras en la seguridad, nuevas funcionalidades y adaptaciones a cambios en la legislación.

A pesar de que pueda suponer un reto, descargar Facturae y remitir facturas Facturae de manera correcta es sencillo. Basta con tener el conocimiento preciso y saber manejar las herramientas adecuadas. De hecho, es la mejor vía para asegurar la eficiencia y el cumplimiento en tu facturación.

Preguntas frecuentes sobre Facturae

No obstante, como es un tema (y una plataforma) con ciertas complejidades, es normal que surjan dudas y preguntas. Por eso y para finalizar, respondemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre Facturae que nos suelen hacer:

¿Qué es Facturae?

Facturae es el formato estándar de factura electrónica en España. Está basado en XML y se utiliza para la emisión y recepción de facturas electrónicas entre empresas y administraciones públicas.

¿Es obligatorio usar Facturae?

Sí, desde el 1 de enero de 2015 es obligatorio el uso de la factura electrónica en el formato Facturae para las empresas que facturan a las administraciones públicas.

¿Qué sucede si no uso Facturae?

No utilizar Facturae cuando es obligatorio puede invalidar la factura por parte de la administración pública, lo que acabará por retrasar los pagos y causará problemas legales.

¿Cómo puedo remitir una factura Facturae?

Para remitir una factura Facturae necesitas un programa que pueda generar este formato. Luego, la factura debe ser firmada digitalmente y enviada al destinatario a través de una plataforma de intercambio electrónico de documentos.

¿Puedo corregir una factura Facturae?

Sí. Generalmente, esto se hace mediante la emisión de una nueva factura rectificativa con los datos correctos y una nota de crédito para anular la factura incorrecta.

¿Qué programas son compatibles con Facturae?

Hay varios programas compatibles con Facturae. En este sentido, easyap ofrece soluciones de facturación electrónica que son totalmente compatibles y cumplen con todas las normativas vigentes.

Para concluir, recapitulamos. La facturación electrónica y Facturae ofrecen numerosos beneficios para las grandes empresas. Así que igual de importante es implementar un programa Facturae fiable y capacitar al personal en su uso como mantener procesos rigurosos de revisión y corrección para minimizar errores. 

En easyap ofrecemos soluciones a medida para gestionar procesos de manera eficiente y sin errores. La precisión al generar facturas electrónicas es fundamental para evitar errores y saber cómo gestionarlos ahorra tiempo y recursos. Además, estrategias y herramientas como las que hemos citado te ayudarán a ser más efectivo, reducir errores y asegurar un flujo de trabajo eficiente. Si quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte, solo te queda contactarnos.

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