Una reciente “Métrica del Mes” de CFO.com nos muestra el daño que el retraso en los pagos puede crear en la relación entre comprador y vendedor. En este post analizaremos la , basados en metricas contrastadas, los tres indicadores de cuentas a pagar imprescindibles.
CFO.com publica regularmente un artículo “Métrica del Mes” basado en las encuestas de evaluación comparativa de APQC (American Productivity and Quality Center). En julio, CFO.com presentó una encuesta que medía el rendimiento del proceso de cuentas por pagar. Los resultados refuerzan los argumentos a favor de la externalización de todo el proceso de facturas, desde la recepción a la contabilización, eliminando así los errores, los retrasos y la erosión de las relaciones con los proveedores, que puedan ser resultado de la dependencia de los procesos en papel y manuales.
La encuesta compara rendimientos máximos, medios y pésimos de las empresas en diferentes indicadores de cuentas por pagar. Veamos algunas estadísticas:
| Indicadores cuentas por pagar | Máximo | Medio | Pésimo |
| Tiempo (en días) para resolver un error de la factura | 3 | 5 | 7 |
| % de facturas tecleadas manualmente | 42% | 58% | 77,3% |
Es decepcionante que incluso las empresas con mejor desempeño todavía teclean manualmente en sus sistemas el 42% de las facturas, aunque ese número se haya ido reduciendo año tras año.
Pero la que sí que es realmente significativa es la siguiente estadística:
| Indicadores cuentas por pagar | Máximo | Medio | Pésimo |
| Coste total del proceso de AP como porcentaje de los ingresos | 0,04% | 0,08% | 0,16% |
Aunque AP soporta el peso de la insatisfacción del proveedor cuando el pago se retrasa o se producen excepciones, el artículo señala que la mayoría de esos errores y excepciones tienen lugar en la integración de los procesos de Compras con los de Cuentas a Pagar. Los problemas pueden deberse a la falta de normalización, la no coincidencia entre los números de factura y Pedido de Compra, o simplemente demasiadas excepciones que requieren una atención especial y por lo tanto ralentizan el proceso de pago. Dicho esto, como indicábamos, es el departamento de AP quien canaliza las quejas de los proveedores que resultan de estas cuestiones, y realiza las investigaciones y llamadas telefónicas oportunas.
Mediante la adopción de servicios de externalización de todo el proceso de las facturas de proveedores, las empresas eliminan los errores inherentes al procesamiento manual de las facturas de proveedores. Incluso cuando no se producen errores, la externalización acelera el proceso de aprobación de facturas, elimina las ineficiencias y reduce los costes de procesamiento y de pago. Una correcta configuración del servicio estandarizará toda la documentación, compulsará automáticamente la factura con el Pedido de Compra y, cuando sea necesario, con la recepción de mercancías, y enviará la factura directamente al sistema ERP para proceder al pago. Las excepciones se reducen drásticamente y por lo tanto se pueden resolver rápidamente, para gran satisfacción del comprador y del vendedor.
La evolución de la tecnología y la profunda especialización de algunas empresas dedicadas al outsourcing de procesos de AP ha hecho realidad la disponibilidad de servicios asequibles y competitivos para empresas de todos los tamaños. Cada empresa debe evaluar sus necesidades y objetivos y decidir si la externalización vale la pena. Si parámetros como la productividad, la flexibilidad, la calidad y la rentabilidad son sus objetivos, entonces la respuesta es clara.
Vea cómo la externalización del proceso de AP puede agilizar el proceso de sus facturas de proveedores.
