¿Qué es el sistema EDI?

Feb 12, 2024 | Servicios contables y fiscales

EDI: siglas que son mucho más que una simple tecnología. En un entorno empresarial en constante evolución, esta herramienta ha sido clave y todavía es importante para optimizar la cadena de suministro, agilizar procesos y mejorar la colaboración entre socios comerciales. Por eso, en este artículo te queremos mostrar en profundidad qué es el sistema EDI, cómo funciona, sus beneficios e inconvenientes y su papel en el panorama actual. Además, desde easyap examinaremos otras alternativas a este formato y discutiremos si sigue alineado con los requisitos tecnológicos y comerciales de hoy en día. Todo ello, obviamente, desde la perspectiva de la contabilidad automática y la facturación electrónica. 

Definición y funcionamiento del Sistema EDI

Comencemos por lo básico. O sea, aclarando qué es el sistema EDI. Así mismo, el Sistema de Intercambio Electrónico de Datos (EDI) es una tecnología que permite a las empresas intercambiar documentos comerciales electrónicamente de manera estandarizada y automatizada. En lugar de depender de métodos tradicionales, como el correo postal, el fax o el correo electrónico, el EDI utiliza un formato electrónico estructurado. A través de él transmite datos de un sistema informático a otro de forma directa y eficiente.

Cómo funciona el sistema EDI

En el núcleo del EDI se encuentra un conjunto de estándares y protocolos que definen cómo se deben estructurar, enviar y recibir los documentos comerciales. Estos estándares incluyen formatos de documento como ANSI X12, EDIFACT o XML, entre otros. A su vez, todos ellos establecen las reglas para la codificación y la organización de la información.

Por otro lado, si una empresa implementa el sistema EDI, integra sus sistemas internos con los de sus socios y proveedores. De esta manera, los documentos comerciales, como órdenes de compra, facturas o confirmaciones de envío, se transfieren online y sin problemas entre las partes.

Ventajas y desventajas del sistema EDI

Lo que es una realidad es que el EDI, nacido en la década de 1960 supuso todo un avance. De hecho, ha sido una herramienta valiosísima en la transformación digital empresarial. En concreto, porque aportaba tres principales beneficios: 

  • Reducción de errores
  • Mayor eficiencia operativa 
  • Ahorro de costes. 

En este sentido, los documentos más comunes que se intercambiaban las empresas a través del EDI eran:

  • Facturas electrónicas
  • Albaranes
  • Órdenes de compra
  • Avisos de envío y recepción
  • Confirmaciones de pedidos

Inconvenientes del EDI

Sin embargo, las versiones D96A y D97A, vigentes desde 1996 y 1997 respectivamente, ya están obsoletas y no han evolucionado para satisfacer las demandas tecnológicas contemporáneas. Por ese motivo, en ciertos países como Alemania se retiró el EDI en el año 2022 como estándar de factura electrónica oficial.

A su vez, este estancamiento contrasta con el auge de protocolos más robustos y flexibles. Uno de ellos que ha ido sustituyendo al EDI es el formato UBL. Estos han ganado terreno al ofrecer una estructura más adaptable y compatible con los avances tecnológicos actuales. 

Por todo ello, es esencial que consideres alternativas más actualizadas y versátiles para el intercambio de datos empresariales. El EDI fue una herramienta capaz de optimizar operaciones y mejorar relaciones comerciales. 

Alternativas al formato EDI

Como decíamos, en el panorama actual de la tecnología empresarial existen alternativas más potentes y actualizadas. Opciones que es importante que conozcas. Todas ellas ofrecen enfoques más novedosos para el intercambio de datos y se adaptan mejor a tus necesidades y a las del mercado actual. Ya hemos citado el popular UBL, pero estas son otras alternativas a EDI.

1. APIs (Interfaz de Programación de Aplicaciones)

Las APIs permiten que los sistemas informáticos se comuniquen directamente entre sí mediante interfaces de programación estandarizadas. Esto facilita la integración de sistemas y la transferencia de datos en tiempo real. Son muy útiles si necesitas una integración más personalizada y flexible entre tus sistemas internos y los de tus socios o colaboradores. 

2. XML (Lenguaje de Marcado Extensible)

Una segunda alternativa a EDI es el XML, un lenguaje de marcado para organizar e intercambiar datos de una manera flexible y legible para humanos y máquinas. En comparación con EDI, XML te ofrece mayor personalización y extensibilidad, lo que lo hace ideal si tu entorno comercial es muy dinámico y te exige cambios y actualizaciones constantemente.

3. Sistemas de gestión de pedidos en la nube

En tercer lugar, citamos los sistemas de gestión de pedidos en la nube. Estos te ofrecen una solución integral para la administración de tus pedidos, el inventario, tu facturación electrónica y los envíos. Además, suelen integrarse con múltiples canales de venta y proveedores logísticos, lo que te permite llevar a cabo una gestión centralizada y eficiente de tus operaciones.

De todas formas, todavía hay compañías que lo emplean, aunque viendo las alternativas y el contexto contemporáneo, quizás no sea el mejor sistema en la mayoría de casos. 

EDI y los requerimientos actuales: ¿puedes cambiar de sistema?

Lo que es obvio es que estamos en un entorno empresarial en constante evolución. Por ese motivo, insistimos en que es crucial que evalúes regularmente si las tecnologías y prácticas que tienes siguen siendo las adecuadas. 

Por un lado, es fundamental que sepas si el EDI sigue alineado con los requerimientos tecnológicos y comerciales de hoy en día. Con el nacimiento de nuevas tecnologías y metodologías de intercambio de datos, plantéate si sigue siendo la mejor opción para ti. Además, en industrias altamente reguladas, cumplir con los estándares y regulaciones influye en la viabilidad del EDI como solución.

Por otro lado, también debes valorar las implicaciones que conlleva cambiar a una alternativa de las que hemos citado. Evalúa el coste y los beneficios de cambiar a una nueva solución de intercambio de datos e identifica los cambios que vas a tener que hacer en tus sistemas internos para que ese cambio sea fluido.

Pero, ¿es posible cambiar de formato EDI?

En este punto, también queremos responder a otra pregunta que muchas organizaciones se plantean: ¿se puede cambiar de formato EDI? Sí, es posible cambiar de formato EDI en tu empresa. Eso sí, el cambio requiere una planificación cuidadosa y una ejecución meticulosa para minimizar interrupciones en tus operaciones.

En easyap sabemos de lo que hablamos y por eso queremos dejarte este paso a paso que deberías seguir para acometer ese “salto” en tu sistema de intercambio de datos: 

  1. Evalúa tus necesidades y objetivos. Piensa bien las razones que te animan a plantearte el cambio: te hará más eficiente, reducirás costes, te adaptarás mejor a la normativa…
  2. Escoge una alternativa adecuada. Investiga y selecciona una alternativa al formato EDI que realmente satisfaga tus necesidades y que sea compatible con tus socios comerciales y proveedores.
  3. Planifica la migración. Las migraciones tecnológicas son procesos muy complejos en cualquier campo y área, por lo que desarrollar un plan detallado que aborde todos los aspectos (configuración de sistemas, migración de datos, capacitación del personal, etcétera) es vital.
  4. Prueba y monitoriza. Haz pruebas exhaustivas de la nueva solución antes de la implementación completa y monitoriza de cerca el rendimiento.

En definitiva, si crees que una alternativa a EDI podría ofrecerte mayores beneficios, puedes cambiar de formato. De hecho, en el contexto actual, deberías hacerlo, pero siempre con una planificación cuidadosa y una ejecución estratégica. 

Peppol como alternativa al formato EDI

Al mismo tiempo, hablando de alternativas a EDI, hay otro nombre propio que aparece habitualmente. Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Aquí te explicamos qué es Peppol y cómo funciona. 

El caso es que esta plataforma proporciona un marco estandarizado para el intercambio electrónico de documentos comerciales en toda Europa y más allá. A su vez, utiliza una red de acceso público que permite a las empresas enviar y recibir documentos comerciales con seguridad y eficiencia.

Lo cierto es que Peppol destaca por facilitar la interoperabilidad entre diferentes sistemas y países. Así las empresas pueden comunicarse con socios en toda Europa mediante un único estándar de intercambio de datos. Además, ofrece una gama de servicios adicionales (facturación electrónica o verificación de identidad) que optimizan aún más las operaciones comerciales y ayudan al cumplimiento normativo.Por todo ello, es una alternativa prometedora para el intercambio electrónico de documentos comerciales a nivel internacional. 

La relación de easyap y EDI y el futuro del intercambio de datos

En conclusión, en un mundo empresarial tan innovador como el contemporáneo, elegir el sistema de intercambio de datos adecuado marcará la diferencia. En este contexto, en easyap nos posicionamos como líder en ofrecer soluciones integrales tecnológicas y financieras para el intercambio electrónico de documentos comerciales.

Somos capaces de diseñar plataformas eficaces y flexibles que se adaptan tanto a opciones más convencionales (como en su día fue EDI) como a las alternativas emergentes. Con una interfaz intuitiva y herramientas de integración avanzadas, simplificamos y optimizamos tus procesos de intercambio de datos, independientemente del formato que utilices en tu empresa.

Además, contarás con un servicio de atención al cliente excepcional y un soporte técnico que te garantice una transición cómoda y un funcionamiento óptimo. O sea, que dispondrás de una plataforma fiable y escalable que te permitirá estar al día con las últimas tendencias y tecnologías. Contáctanos y conoce todo lo que podemos y queremos darte.

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