Con los aires de recuperación económica soplando de nuevo en las velas de las empresas, se van reactivando los viajes de negocio y otras iniciativas empresariales orientadas a hacer crecer y cuidar la cartera de clientes, establecer nuevas colaboraciones con socios extranjeros o sencillamente volver a activar unidades de negocio que habían perdido operatividad durante la crisis.
La consecuencia es que vuelve a aumentar la cifra correspondiente a esta partida, y, ahora más que nunca, es fundamental sentar las bases de un adecuado control de gastos de viajes para mantener la eficiencia en el gasto.
Control de gastos de viaje
Gastos de viaje: Pautas para la gestión efectiva
1. Menos es más. Simplifica
Si se realiza el viaje de negocios en la etapa más adecuada del proceso de negociación, se puede ahorrar en cantidad de viajes. También se puede optar por viajes más cortos y que involucren a menos personal de la empresa.
La mejor forma de optimizar siempre es identificar los recursos que aportan verdadero valor de negocio, y prescindir de los que no son realmente necesarios pero estaban ahí tradicionalmente. Hay políticas de empresa que permiten un uso ineficiente o que contribuyen a un gasto innecesario a base de complicar procesos. Simplificar todo lo relativo el control de gastos de viaje del empleado va a contribuir a disminuir el gasto asociado.
2. Política de gastos clara y razonable
Según un informe de la NTBA (Agencia Americana de Viajes de Negocios), más del 60% de los empleados ven la política de empresa respecto a los gastos como una pauta o recomendación, más que como una norma u obligación. Esta ambigüedad crea un peligroso margen de incumplimiento que aumenta el tiempo y esfuerzo que la empresa debe aplicar, después, en controlar los excesos, así como un aumento de gasto al asumir el exceso de coste para evitar una confrontación o insatisfacción por parte del empleado. Este punto es muy relevante cuando se trata del control de los gastos de viaje de los empleados.
Es importante y saludable para ambas partes, que las normas estén muy claras y sean aceptadas por los empleados. Para esto último conviene que sean razonables, claro. Pero es mucho mejor contar con el apoyo del personal en este tema que tratar de gestionar la ineficiencia que genera una situación imprecisa.
3. Actualización tecnológica
Las nuevas tecnologías han traído una buena dosis de eficiencia al mundo de los negocios. Por nombrar algunas de las que más pueden influir en la mejora del control de los gastos de viaje de los de empleados, tenemos:
Tecnología para la mejora del control de gastos de viaje
– Sistemas para la gestión de reservas de viajes.
– Sistemas que permiten integrar todo el proceso de gestión de gastos de empleado.
– Captura y escaneo de tickets de gastos a través del móvil
– Alertas y automatización de envío de emails para autorizaciones o ante falta de cumplimiento de las políticas de gasto de la empresa.
Y siempre se puede recurrir a las herramientas tecnológicas para, precisamente, poder reducir los gastos de empleado, como es el caso de las videoconferencias, que pueden ahorrar los viajes en determinadas situaciones.
