Todo empresario se ha preguntado cuánto tiempo hay que guardar las facturas. Hablamos de una responsabilidad para cualquier empresa o negocio, ya que conocer los plazos y la normativa es vital para evitar sanciones y problemas. No obstante, las respuestas son complejas y distintas por la diversidad de leyes. En este artículo, te contamos cuánto debes conservar las facturas según cada normativa, qué pasa si no tienes la que te piden y cómo la facturación electrónica, con soluciones como la de easyap, te facilitan el cumplimiento legal y optimizan tu gestión documental.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas según la legislación española?
La conservación de facturas en España está regulada por varias leyes. Cada una tiene un objetivo y un periodo diferente de almacenamiento. Por eso, a continuación, te presentamos los distintos plazos que establece toda la legislación vigente.
1. Código de Comercio: 6 años
El artículo 30 del Código de Comercio fija que las empresas deben conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes durante un plazo mínimo de seis años. Esto se aplica a todo archivo contable, incluyendo facturas emitidas y recibidas. Así, cualquier negocio podrá justificar sus operaciones durante ese tiempo en una inspección.
2. Ley de Blanqueo de Capitales: 10 años
Por su parte, el artículo 25 de la Ley 10/2010 sobre prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo obliga a conservar la documentación durante diez años. Esta ley sólo es aplicable a empresas del sector financiero o con transacciones con un riesgo elevado de blanqueo.
3. Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
El RGPD no establece un plazo mínimo de conservación de las facturas, sino un plazo máximo. Esto significa que los datos deben ser conservados únicamente mientras sean necesarios para los fines para los que fueron recabados.
4. Ley de Prevención de Riesgos Laborales: 5 años
Según el artículo 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, los documentos sobre prevención de riesgos laborales, incluyendo facturas relacionadas con actividades preventivas, deben conservarse durante cinco años.
5. Ley General Tributaria: 4 o 10 años
El artículo 66 de la Ley General Tributaria fija un plazo de cuatro años para conservar facturas con efectos fiscales. Sin embargo, el artículo 66.bis permite a la Administración iniciar procedimientos de bases imponibles pendientes de compensar o deducciones pendientes de aplicar durante diez años. Por eso, en ciertos casos, hay que conservar las facturas durante más tiempo.
6. Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social: 3, 4 y 5 años
Según el artículo 4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, el plazo varía entre tres, cuatro y cinco años, según la infracción o la naturaleza de la información. Esta ley es fundamental en cuestiones laborales y de seguridad social.
7. Ley de Auditoría de Cuentas: 5 años
Por último, el artículo 30 de la Ley de Auditoría de Cuentas establece que la documentación de auditoría debe ser conservada durante un plazo mínimo de cinco años. Esto incluye facturas relacionadas con auditorías y otros justificantes necesarios para los informes emitidos.
Por todo ello, y ya que el Código de Comercio fija el plazo en seis años, mantén la documentación al menos durante seis años (a efectos fiscales serán cuatro). La excepción será la empresa que tenga bases imponibles negativas pendientes de compensar o deducciones pendientes de aplicar. Ahí el plazo será de diez años.
De todas formas, sintetizamos toda esa información en esta tabla:
| Ley | Plazo de conservación de facturas |
| Código de Comercio | 6 años |
| Ley de Blanqueo de Capitales | 10 años |
| RGPD | Máximo necesario |
| Prevención de Riesgos Laborales | 5 años |
| Ley General Tributaria | 4 años (posible extensión a 10) |
| Infracciones y Sanciones Sociales | 3, 4 y 5 años |
| Ley de Auditoría de Cuentas | 5 años |
¿Qué sucede si no tengo una factura que me solicitan?
Esta información es tan importante porque si no presentas una factura cuando te la pidan, puedes enfrentarte a consecuencias legales y sanciones económicas. Estas, según la naturaleza de la solicitud, pueden ser:
- Inspección tributaria. En el ámbito fiscal, si la Agencia Tributaria te pide una factura que no tienes, podrías enfrentarte a sanciones administrativas y a la negación de ciertas deducciones o ayudas.
- Problemas contables y auditores. La falta de facturas también puede dar problemas en auditorías. ¿Cómo? Comprometiendo la calidad de tu información financiera y afectando a la transparencia de tu empresa.
- Riesgos legales. En casos de litigios, no tener la documentación suficiente podría perjudicar la defensa legal de la empresa. O sea, en conflictos y juicios con proveedores, clientes o empleados.
Para evitar estas situaciones, lo mejor es contar con un buen sistema de almacenamiento y gestión documental que te ofrezca la disponibilidad total de las facturas en el tiempo mínimo.
El rol de la facturación electrónica en la conservación de facturas: ventajas y desventajas
Precisamente, la facturación electrónica juega un rol muy protagonista en la conservación de facturas. En el contexto actual, donde las normativas son rigurosas y exigentes, las soluciones electrónicas aportan eficiencia y seguridad.
Según la Ley Crea y Crece, las empresas tienen que garantizar que las facturas electrónicas estén disponibles para clientes y proveedores. Esto, entre otras cosas, facilita enormemente el cumplimiento normativo.
Así mismo y al margen de la exigencia legal, la facturación online ofrece ventajas como:
- Accesibilidad y disponibilidad: la facturación electrónica facilita el acceso a la información en cualquier momento y lugar. Así, están siempre disponibles para posibles inspecciones o auditorías.
- Reducción de errores y sanciones: al automatizar el archivado y la conservación, el riesgo de perder tus facturas es mucho menor. Por lo tanto, es más fácil cumplir los plazos y, por ende, minimizas el riesgo de multas.
- Seguridad de la información: soluciones como la nuestra cuentan con medidas de seguridad avanzadas, como la encriptación de datos. Así, te aseguras la integridad y confidencialidad de la información almacenada y cumples tanto con el Código de Comercio como con el RGPD.
¿Es easyap una solución eficaz para conservar tus facturas digitales?
En este punto, tenemos que destacar las funcionalidades de easyap. Una solución a medida para que cumplas eficientemente con tus obligaciones. Con nuestra tecnología, cualquier director financiero puede optimizar la gestión de facturas y asegurar que estén disponibles en todo momento y en el formato adecuado.
Características destacadas del software de easyap
- Automatización del proceso de conservación. El software que te ofrecemos te permite automatizar el almacenamiento de tus facturas. Además, te ayuda a ordenarlas correctamente y, a su vez, dispondrás de ellas cuando las necesites y durante el plazo que marque la ley según tu caso.
- Cumplimiento normativo integral. Nuestra solución está diseñada para cumplir con todas las legislaciones que hay en vigor en España en materia de conservación de facturas.
- Acceso seguro en la nube. Las facturas almacenadas en easyap se mantienen en un entorno seguro en la nube.
Como habrás visto, el plazo de conservación de las facturas no es una cuestión tan simple como podría parecer. De hecho, en España va desde los seis años del Código de Comercio hasta los diez años en casos puntuales o hasta los plazos flexibles del RGPD. Por eso es tan importante una buena gestión y conocer los tiempos.
Afortunadamente, la factura electrónica y las soluciones como las que diseñamos en easyap te ofrecen la tecnología perfecta con la que cumplir con esos plazos con eficiencia. Y es que la automatización y digitalización del proceso facilita la conservación de toda clase de documentos y, al mismo tiempo, te da tranquilidad y seguridad. Contáctanos para estar siempre preparado ante cualquier eventualidad.
