¿Qué es digitalización certificada? Preguntas y respuestas

Abr 20, 2022 | SII

Trasladar lo analógico a lo digital. Es a lo que, en cierta manera, nos dedicamos en easyap. Pero, sobre todo, y mucho más importante, es en lo que deberías invertir tus esfuerzos tú como directivo o propietario de un negocio. La Administración Pública ya es digital y fomenta que todo el tejido empresarial lo sea. Por eso, seguramente, muchos de tus competidores también lo sean ya. Y en todo ese proceso es clave lo que se conoce como digitalización certificada. ¿En qué consiste exactamente? ¿Cómo funciona? ¿Quién la puede implementar en tu negocio? En este artículo respondemos a las preguntas más frecuentes sobre este concepto. 

¿Qué es digitalización certificada?

Comencemos respondiendo a la pregunta básica e inicial sobre la que se apoya el tema: ¿qué es la digitalización certificada? Se trata del proceso por el que un documento digital adquiere validez legal de cara a cualquier organismo. 

Al mismo tiempo, en el caso de las empresas, la digitalización certificada de documentos debe hacerse de acuerdo con los estándares que establezca la autoridad fiscal correspondiente. Pero para eso es necesario tener un software que digitalice archivos y que esté homologado para cumplir con la legislación. 

En lo que a la facturación online se refiere, la digitalización certificada es de lo más útil, pues dota de carácter oficial cualquier factura emitida y recibida en un sistema, sin necesidad de tener que gestionarla en papel y lo que ello conlleva. 

A su vez, la digitalización electrónica también va más allá del plano empresarial. De hecho, como particular seguro que te has encontrado ante trámites burocráticos en los que te piden el DNI electrónico o una firma digital. Por decirlo de una manera más coloquial, lo que antes se tramitaba firmando con bolígrafo en una oficina ahora se hace mediante este proceso digital y desde cualquier lugar. 

¿En qué casos se utiliza una digitalización certificada?

Como indicábamos, es cada vez más habitual encontrar empresas y personas que utilizan certificaciones digitales. Ya sea el DNI electrónico o una firma digital para aquellos trámites de carácter personal o softwares empresariales que gestionan la digitalización certificada de documentos y archivos, como es el caso de la solución de easyap. 

Así mismo, como persona jurídica o representante de una empresa, es muy habitual que necesites presentar certificaciones digitales para trámites tan comunes como: 

  • Firma de documentos oficiales para con la administración pública.
  • Presentación y liquidación de impuestos
  • Presentación de reclamaciones o de recursos de cualquier tipo. 
  • Dotar de validez legal a las facturas que debes presentar o que te reclame un organismo público.

También es común hoy en día que tengas que emplear certificaciones digitales para ciertos trámites burocráticos personales como la consulta de multas de tráfico, censos, padrones, etcétera. 

¿Un certificado digital tiene el mismo valor que un certificado físico?

En cuanto a la validez legal, la digitalización de certificados ofrece todas las garantías, siempre y cuando la apliques en tu negocio correctamente. Es decir, confía en empresas que sepan ofrecerte un software que cumpla con los estándares básicos y necesarios. En ese sentido, el sistema de easyap se amolda a las exigencias fiscales del área geográfica en el que desarrolle tu negocio. 

Con nuestra solución la digitalización certificada de tus facturas y documentos estará siempre adaptada a la legislación correspondiente. Además, el proceso de digitalizar tus facturas no deja de ser “pasar” a formato online lo que antes tenías en papel y carpetas físicas. Por lo tanto, el valor legal es el mismo, siempre y cuando, como decimos, esos archivos digitales cumplan con los estándares establecidos por cada organismo público competente. 

¿Qué beneficios tiene la digitalización certificada de facturas y documentos? 

Otra de las razones por las que recomendamos la digitalización certificada de archivos es por las muchas ventajas que ofrece. La digitalización certificada de facturas y otra clase de documentos de empresa tiene una amplia lista de beneficios que te podrían ayudar (y no solo a nivel burocrático): 

  • Optimización del equipo y de los recursos humanos que se dedican a procesos de facturación y fiscalidad, quienes pueden invertir tiempo en otras tareas.
  • Es un ahorro en costes de empresa, ya que se eliminan gastos de papel e impresión, por ejemplo, o costes relativos a carpetas, archivadores, etcétera.
  • Se trata también de una automatización de un proceso de negocio, lo cual significa una gestión más eficiente de cuestiones tan habituales como la desgravación del IVA. Así, el negocio es más rentable.
  • El ahorro en espacios de almacenamiento es considerable, puesto el software guarda todas las facturas y documentos y no se necesitan grandes oficinas o estantes.
  • La información sobre la facturación y la tributación está mucho mejor ordenada y es más accesible a los equipos o personas que tú permitas.
  • Supone una reducción del impacto medioambiental y cumple con la norma ISO14001. 

Todo ello supone una ganancia considerable en dos aspectos vitales para la supervivencia de cualquier negocio: tiempo y dinero. 

¿Es lo mismo digitalización de documentos o facturas que digitalización certificada de documentos? 

Rotundamente no. Y, de hecho, el matiz de la palabra “certificada” es clave para responder a esta pregunta. En plena transformación digital es clave utilizar sistemas electrónicos para cualquier proceso de empresa. Ya sea la facturación o cualquier otro, digitalizar documentos y procesos tiene múltiples ventajas. Sin embargo, que digitalices tus documentos no significa que estos estén certificados. 

Para la digitalización de documentos basta simplemente con contar con un software que lo haga. Es decir, un programa que te permita transformar en cualquier formato digital un documento, imagen o archivo físico. No obstante, a nivel fiscal o tributario no es válido cualquier documento. Esa certificación la establece un organismo de la administración competente para ello. Por eso, la digitalización certificada de un documento hace referencia, además de al hecho de tener el archivo en formato digital, a que esté adecuado a las exigencias legales. 

La caducidad de los documentos certificados digitalmente

Asimismo, otra cuestión importante y diferenciadora es la duración de la validez legal. En el caso de facturas u otro tipo de documentos que tú certifiques digitalmente, éstos, al mismo tiempo, deberás conservarlos también en papel durante 5 años. Así, ante cualquier inspección servirán para acreditar su validez legal. 

Por el contrario, si utilizas softwares como el de easyap, estarás ya utilizando un sistema que incluye la digitalización certificada de facturas y documentos adaptada a los estándares legales correspondientes. Por lo tanto, podrás destruir los documentos, facturas o archivos en papel de forma instantánea, puesto que toda su información estará registrada perfectamente en el sistema. 

¿Quién se encarga de realizar una certificación?

Esta cuestión es algo más ambigua. Quien realiza certificaciones y comprueba que un documento o archivo es válido legalmente es la autoridad fiscal competente. Así, en España es la AEAT (agencia tributaria) quién dictamina cómo y qué documentos están certificados digitalmente en base a sus criterios. 

En este sentido, para pedir una certificación digital habrá que solicitársela a este ente público. No obstante, habrá que hacerlo a través de la institución que los emite, que es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre

A su vez, también tienen algo que decir en cuanto a tributación y fiscalidad los organismos autonómicos competentes, en el caso de que existan. Hablamos, por ejemplo, de comunidades autónomas con sus propios regímenes forales, como el País Vasco y su popular sistema TicketBAI

De todas formas, lo mejor y más práctico para tu negocio será implantar un sistema como el de easyap. Llevamos más de dos décadas desarrollando e implementando nuestro software adaptado a la legalidad que exige cada territorio y cada mercado. Y no solo eso, sino que con easyap podrás despreocuparte de la caducidad de una certificación que hayas hecho hace 3, 4 o 5 años para un documento. 

¿Cuál es el coste de la digitalización certificada?

Es complicado establecer el coste de la digitalización certificada de toda la documentación de un negocio. Dependerá de varios factores: la compañía especializada a la que recurras para llevar a cabo este proceso, de cómo trabaje ésta, qué soluciones ofrezca, qué otras aplicaciones pueda incluir, etcétera. 

Lo que sí podemos hacer es explicarte cómo es el coste de la digitalización certificada de tu negocio con easyap. En este sentido, lo que más destacan nuestros clientes en cuanto al precio son estos dos aspectos: 

  1. Tu facturación pasa de ser un coste fijo a un coste variable. Nosotros cobramos por cada factura que proceses con nuestro sistema. Por lo tanto, ofrecemos una solución que se adapta a cualquier tipo de empresa y volumen de negocio. 
  2. A diferencia de otras compañías del sector, en easyap no cobramos ningún gasto de configuración inicial. 

Además, y para concluir, queremos que sepas también que el proceso de implementar el software en tu negocio es inferior a una semana. Es decir, que podrás comenzar con la digitalización certificada de tus facturas y documentos en muy pocos días. Así que no lo dudes y ponte en contacto con nosotros cuanto antes para dar otro paso más en la necesaria transformación digital. 

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