¿Cómo reducir costes en una empresa?

Jul 29, 2021 | Workflow de facturas

¿Dónde‌ ‌puedo‌ ‌recortar‌ ‌cuando‌ ‌los‌ ‌gastos‌ ‌superan‌ ‌los‌ ‌ingresos?‌ ‌¿Cómo‌ ‌equilibro‌ ‌mi‌ balance‌ ‌financiero?‌ ‌¿En‌ ‌qué‌ ‌partida‌ ‌del‌ ‌presupuesto‌ ‌resto‌ ‌parte‌ ‌de‌ ‌inversión‌ ‌sin‌ perder‌ ‌calidad‌ ‌ni‌ ‌productividad?‌ ‌En‌ ‌definitiva,‌ ‌¿con‌ ‌qué‌ ‌medida‌ ‌financiera‌ ‌puedo‌ rentabilizar‌ ‌el‌ ‌negocio‌ ‌y‌ ‌sacarle‌ ‌más‌ ‌partido?‌ ‌Si‌ ‌eres‌ ‌directivo,‌ ‌seguro‌ ‌que‌ ‌te‌ ‌han‌ ‌asaltado‌ ‌en‌ ‌algún‌ ‌momento‌ ‌estas‌ ‌clásicas‌ ‌preguntas.‌ ‌Incluso,‌ ‌como‌ ‌son‌ ‌cuestiones‌ ‌recurrentes‌ para‌ ‌muchos‌ ‌responsables‌ ‌de‌ ‌finanzas,‌ ‌es‌ ‌probable‌ ‌que‌ ‌estén‌ ‌rondando‌ ‌tu‌ cabeza‌ ‌en‌ ‌este‌ ‌mismo‌ ‌instante.‌ ‌¿Cómo‌ ‌‌reducir‌ ‌costes‌‌ ‌en‌ ‌una‌ ‌empresa?‌ ‌En‌ ‌easyap‌ ‌no‌ tenemos‌ ‌la‌ ‌fórmula‌ ‌mágica‌ ‌con‌ ‌la‌ ‌que‌ ‌darles‌ respuesta.‌ ‌Pero‌ ‌sí‌ ‌tenemos‌ ‌una‌ ‌dilatada‌ exitosa‌ ‌experiencia‌ ‌y‌ ‌soluciones‌ ‌ideales‌ ‌con‌ ‌las‌ ‌que‌ ‌seguro‌ ‌que‌ ‌te‌ ‌podemos‌ ‌ayudar.‌  

Aspectos‌ ‌en‌ ‌los‌ ‌que‌ ‌puedes‌ ‌reducir‌ ‌costes‌ ‌un‌ ‌negocio‌ 

Cualquier‌ ‌negocio,‌ ‌sin‌ ‌importar‌ ‌lo‌ ‌grande‌ ‌o‌ ‌pequeño‌ ‌que‌ ‌sea,‌ ‌está‌ ‌compuesto‌ ‌por‌ varios‌ ‌pilares.‌ ‌Es‌ ‌cierto‌ ‌que,‌ ‌en‌ ‌función‌ ‌del‌ ‌tamaño‌ ‌que‌ ‌tenga‌ ‌tu‌ ‌empresa,‌ ‌los‌ controles‌ ‌financieros‌‌ ‌serán‌ ‌más‌ ‌exhaustivos‌ ‌y,‌ ‌a‌ ‌la‌ ‌vez,‌ ‌complejos‌ ‌por‌ ‌la‌ ‌simple‌ ‌razón‌ que‌ ‌el‌ ‌volumen‌ ‌a‌ ‌gestionar‌ ‌será‌ ‌mayor.‌ ‌Pero,‌ ‌por‌ ‌muy‌ ‌reducido‌ ‌que‌ ‌sea‌ ‌tu‌ ‌negocio,‌ ‌siempre‌ ‌habrá‌ ‌formas‌ ‌de‌ ‌optimizar‌ ‌los‌ ‌recursos‌ ‌de‌ ‌los‌ ‌que‌ ‌dispones.‌ ‌De‌ ‌hecho,‌ ‌el‌ objetivo‌ ‌de‌ ‌implementar‌ ‌‌medidas‌ ‌para‌ ‌reducir‌ ‌costes‌ ‌en‌ ‌una‌ ‌empresa‌‌ ‌es‌ ‌conseguir‌ que‌ ‌el‌ ‌saldo‌ ‌sea‌ ‌positivo‌ ‌y‌ ‌el‌ ‌proyecto‌ ‌que‌ ‌tienes‌ ‌entre‌ ‌manos‌ ‌reporte‌ ‌beneficios.‌ ‌Que‌ ‌la‌ ‌empresa‌ ‌sea‌ ‌rentable,‌ ‌a‌ ‌fin‌ ‌de‌ ‌cuentas.‌  
 
Pongamos‌ ‌un‌ ‌ejemplo‌ ‌muy‌ ‌simple.‌ ‌Si‌ ‌eres‌ ‌autónomo‌ ‌o‌ ‌comercializas‌ ‌un‌ ‌producto‌ ‌básico,‌ ‌seguro‌ ‌que‌ ‌trabajas‌ ‌con‌ ‌un‌ ‌proveedor‌ ‌de‌ ‌algún‌ ‌material‌ ‌concreto‌ ‌al‌ ‌que‌ ‌le‌ ‌pagas‌ ‌por‌ ‌ello.‌ ‌En‌ ‌ese‌ ‌caso,‌ ‌estudiar‌ ‌a‌ ‌fondo‌ cuánto‌ ‌y‌ ‌por‌ ‌qué‌ ‌le‌ ‌pagas‌ ‌es‌ ‌un‌ ‌primer‌ ‌paso‌ ‌que‌ ‌debes‌ ‌llevar‌ ‌a‌ ‌cabo‌ ‌cada‌ ‌cierto‌ ‌tiempo.‌ ‌Así,‌ ‌a‌ ‌posteriori,‌ ‌podrás‌ ‌analizar‌ ‌el‌ ‌mercado‌ ‌y‌ ‌estudiar‌ ‌si‌ ‌realmente‌ ‌podrías‌ ‌comprar‌ ‌ese‌ ‌producto‌ ‌o‌ ‌servicio‌ ‌a‌ ‌otro‌ proveedor‌ ‌a‌ ‌un‌ ‌precio‌ ‌inferior.‌ ‌Es‌ ‌lo‌ ‌que‌ ‌se‌ ‌conoce‌ ‌como‌ ‌realizar‌ ‌una‌ ‌‌auditoría‌ ‌y‌ ‌para‌ cualquier‌ ‌responsable‌ ‌financiero‌ ‌es‌ ‌una‌ ‌medida‌ ‌vital‌‌ ‌para‌ ‌reducir‌ ‌un‌ ‌coste‌ ‌de‌ empresa,‌ ‌aunque‌ ‌se‌ ‌trate‌ ‌de‌ ‌un‌ ‌negocio‌ ‌pequeño.‌  
 
En‌ ‌el‌ ‌caso‌ ‌de‌ ‌los‌ ‌‌directivos‌ ‌y‌ ‌directores‌ ‌financieros‌‌ ‌de‌ ‌grandes‌ ‌empresas,‌ ‌la‌ ‌cuestión‌ se‌ ‌magnifica.‌ ‌Las‌ ‌partidas‌ ‌en‌ ‌las‌ ‌que‌ ‌se‌ ‌puede‌ ‌aplicar‌ ‌una‌ ‌‌reducción‌ ‌de‌ ‌costes‌‌ ‌son‌ muchísimas‌ ‌y‌ ‌habrá‌ ‌que‌ ‌estudiar‌ ‌en‌ ‌cuáles‌ ‌y‌ ‌qué‌ ‌efectos‌ ‌tiene‌ ‌cada‌ ‌medida.‌ ‌Eso‌ ‌sí,‌ ‌también‌ ‌la‌ ‌repercusión‌ ‌será‌ ‌mayor‌ ‌cuanto‌ ‌más‌ ‌grande‌ ‌sea‌ ‌el‌ ‌presupuesto‌ ‌que‌ ‌manejas.‌ ‌Por‌ ‌eso,‌ ‌antes‌ ‌de‌ ‌nada,‌ ‌lo‌ ‌primero‌ ‌que‌ ‌debes‌ ‌hacer‌ ‌es‌ ‌ese‌ ‌estudio‌ ‌financiero‌ ‌para‌ ‌analizar‌ ‌dónde‌ ‌invertimos‌ ‌más‌ ‌y‌ ‌menos‌ ‌y‌ ‌de‌ ‌dónde‌ ‌podemos‌ ‌obtener‌ ‌mayor‌ ‌beneficio.‌  
 
Con‌ ‌este‌ ‌análisis‌ ‌podremos‌ ‌establecer‌ ‌una‌ ‌‌metodología‌ ‌de‌ ‌rentabilidad‌‌ ‌y‌ ‌planificar‌ dónde‌ ‌y‌ ‌cómo‌ ‌aplicar‌ ‌la‌ ‌reducción‌ ‌de‌ ‌gastos.‌ ‌Es decir,‌ ‌desarrollar‌ ‌una‌ ‌estrategia‌ ‌financiera.‌ ‌Estos‌ ‌costes‌ ‌dependerán‌ ‌de‌ ‌cada‌ empresa,‌ ‌pero,‌ ‌a‌ ‌grandes‌ ‌rasgos,‌ ‌la‌ ‌mayoría‌ ‌de‌ ‌compañías,‌ ‌podrán‌ ‌aplicar‌ ‌estas‌ ‌medidas‌ ‌para‌ ‌reducir‌ ‌costes‌ ‌en‌ ‌las‌ ‌5‌ ‌áreas‌ ‌principales‌ ‌que‌ ‌consideramos‌ ‌en‌ ‌easyap:‌ 
  1. Gastos‌ ‌de‌ ‌personal‌ ‌y‌ ‌de‌ ‌plantilla.‌ 
  2. Seguros‌ ‌de‌ ‌los‌ ‌empleados‌ ‌y‌ ‌de‌ ‌la‌ ‌empresa‌ ‌e‌ ‌impuestos.‌ 
  3. Inversiones‌ ‌en‌ ‌diversas‌ ‌áreas‌ ‌y‌ ‌costes‌ ‌de‌ ‌proveedores.‌ 
  4. Automatizaciones‌ ‌y‌ ‌gestión‌ ‌de‌ ‌los‌ ‌procesos‌ ‌internos.‌  
  5. Costes‌ ‌fijos‌ ‌y‌ ‌de‌ ‌material.‌ ‌‌
A‌ ‌continuación,‌ ‌dentro‌ ‌de‌ ‌cada‌ ‌uno‌ ‌de‌ ‌estos‌ ‌conceptos‌ ‌financieros‌ ‌vamos‌ ‌a‌ ‌ir‌ enumerando‌ ‌varios‌ ‌costes‌ ‌típicos‌ ‌que‌ ‌influyen‌ ‌en‌ ‌la‌ ‌rentabilidad‌ ‌de‌ ‌muchos‌ ‌negocios.‌ ‌Gastos‌ ‌que,‌ ‌aunque‌ ‌sabes‌ ‌que‌ ‌figuran‌ ‌en‌ ‌tu‌ ‌contabilidad,‌ ‌quizás‌ ‌no‌ ‌estás‌ ‌controlando‌ ‌en‌ ‌exceso‌ ‌y‌ ‌te‌ ‌están‌ ‌haciendo‌ ‌perder‌ ‌dinero.‌ ‌Tú‌ ‌sabrás‌ ‌realmente‌ ‌cual‌ ‌es‌ ‌la‌ ‌partida‌ ‌en‌ la‌ ‌que‌ ‌te‌ ‌conviene‌ ‌reducir‌ ‌o‌ ‌limitar‌ ‌el‌ ‌gasto.‌ ‌O,‌ ‌quien‌ ‌sabe,‌ ‌si‌ ‌directamente‌ eliminarlo.‌

1.Gastos‌ ‌de‌ ‌personal‌ ‌y‌ ‌de‌ ‌plantilla‌ ‌

Quizás‌ ‌sea‌ ‌una‌ ‌de‌ ‌las‌ ‌medidas‌ ‌que‌ ‌más‌ ‌duela‌ ‌para‌ ‌los‌ ‌directivos‌ ‌y‌ ‌para‌ ‌quienes‌ ‌se‌ ocupan‌ ‌de‌ ‌la‌ ‌administración‌ ‌de‌ ‌personal.‌ ‌Sin‌ ‌embargo,‌ ‌como‌ ‌bien‌ ‌sabemos,‌ ‌hay‌ ‌ocasiones‌ ‌en‌ ‌las‌ ‌que‌ ‌el‌ ‌número‌ ‌de‌ ‌empleados‌ ‌excede‌ ‌a‌ ‌los‌ ‌niveles‌ ‌de‌ ‌producción‌ ‌de‌ ‌un‌ ‌negocio‌ ‌y‌ ‌no‌ ‌es‌ ‌rentable‌ ‌contar‌ ‌con‌ ‌tantos‌ ‌trabajadores.‌ ‌Por‌ ‌lo‌ ‌tanto,‌ ‌reducir‌ ‌tu‌ ‌plantilla‌ ‌en‌ ‌un‌ ‌determinado‌ ‌momento‌ ‌o‌ ‌en‌ ‌departamentos‌ ‌concretos‌ ‌con‌ ‌menor‌ rentabilidad‌ ‌puede‌ ‌ser‌ ‌una‌ ‌forma‌ ‌de‌ ‌‌disminución‌ ‌de‌ ‌costes.‌  

2. Seguros de los empleados y de la empresa e impuestos

En la misma línea del punto anterior, si quieres reducir costes el tema de los impuestos y los seguros que pagas también es algo a tener en cuenta. Y, sobre todo, analizar el concepto por el que los pagas. Sin ir más lejos, las dietas son uno de los pocos conceptos en España que aun se pueden extraer de la nómina, con lo que puedes acabar ahorrando si lo registras bien en tu contabilidad. 

Por otra parte, los impuestos como el IAE o el IBI pueden variar en función del municipio y el valor catastral del mismo, suponiendo sobrecargos que no siempre tendrías que afrontar como tales. En ellos se incluyen plusvalías o cargos como los de basuras que no siempre tienen que recaer en tus finanzas. Por eso, te damos un consejo: comprueba estos costes tributarios y si los estás afrontando de la forma adecuada. 

3. Inversiones en diversas áreas y costes de proveedores

Obviamente, los negocios destinan parte de su presupuesto a inversiones o mejoras: I + D + i, medio ambiente, etcétera. ¿Sabes que por dichas inversiones puedes beneficiarte de muchas ayudas fiscales? Pues revisa tus gastos y comprueba a cuáles puedes acogerte y si estás haciéndolo actualmente. 

Algo similar ocurre con los proveedores, como indicábamos al inicio de este artículo. Todo negocio necesita de ciertos proveedores. Pero, ¿son los tuyos los más económicos? ¿En este mundo tan globalizado has probado a buscar proveedores de otros lugares que sean más baratos?

4. Automatizaciones y gestión de los procesos internos

Y aprovechando que mencionamos el tema de la globalización, qué mejor que sacarle partido a todas las ventajas que ofrece el mundo digital también para reducir costes en otras materias. Antaño el tiempo y los recursos humanos que se dedicaban a aspectos de documentación, gestión de la información, de bases de datos, etcétera era muchísimo. Afortunadamente, el ahorro en estos puntos puede ser hoy mucho mayor. ¿Cómo? Implementando y utilizando sistemas, softwares y soluciones como las de easyap. 

Con la automatización de procesos mediante las nuevas tecnologías y herramientas digitales se ahorra notablemente en tiempo y en personal. Dos recursos, estos últimos, de lo más útiles en cualquier negocio y que como directivo podrás destinar o invertir en otras tareas de tu negocio. 

5. Costes fijos y de material

En tu contabilidad otros costes que tienes que revisar como directivo financiero son los fijos. Hablamos, por ejemplo, del alquiler de una oficina. Plantéate si realmente necesitas un espacio como el que tienes y si el eliminarlo te puede ayudar a reducir costes de empresa. Más aún en una época en la que el teletrabajo parece que ha llegado para quedarse. 

Por otra parte, plantéate cómo estas gestionando los costes que conlleva el envío de tus productos a los clientes. Hablamos de lo que suponen los gastos del envío de los productos, el embalaje de los mismos, si las devoluciones están corriendo a cargo de la empresa… Incluso, en este punto, te recomendamos también revisar las facturas de luz, agua, teléfono, internet o gas que puedas estar pagando y que, quizás, con otras compañías te permita reducir costes. 

Cómo reducir costes en una empresa con la solución de easyap

Como puedes comprobar leyendo todo lo anterior, no importa el sector en el que tu empresa se esté desarrollando. Si hablamos de reducir costes, muchos de los gastos que hemos enumerado a lo largo de estas líneas están presentes en los balances de cualquier negocio. Es cierto que dependiendo del mercado tendrán uno u otro nombre, pero alguno de todos ellos seguro que afecta a tu negocio. 

En easyap, donde tenemos una amplia experiencia de más de 20 años en la gestión financiera, ofrecemos servicios para la facturación electrónica que ya se emplean en empresas de múltiples mercados y países. Servicios con múltiples beneficios de cara a reducir algunos de los costes administrativos que puedes tener en tu negocio. 

Hablamos, por ejemplo, de los clásicos gastos de empleado, que pueden ser un sobrecoste que estás detectando en la administración de tu negocio y no sabes cómo controlar y acotar. Otro ejemplo de cómo ahorrar con la solución de easyap es en cualquier punto del proceso de facturación. Al estar todo digitalizado, la información se almacena y gestiona de forma mucho más ágil. Incluso, como el servicio de easyap cumple con todas las exigencias técnicas y legales y está interconectado con la sede electrónica de la AEAT, no tendrás que preocuparte por sobrecostes relativos a impuestos ni por problemas fiscales. 

Por lo tanto, frena, estudia, confía en profesionales que te ayuden con tu gestión financiera y reinvierte donde realmente lo necesitas para despuntar.

Aumente la productividad de su empresa y optimice los procesos de facturación

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