Easyap cuenta con una plataforma online para la tramitación de gastos de empleado, con un circuito adaptable a cada necesidad, que abarca el ciclo desde la solicitud del viaje a su contabilización y pago incluyendo los ciclos de auditoría y aprobación.
Gestión de Gastos de Empleado
Este es Javier, como contable de su empresa, gestiona los gastos de sus empleados, como parkings, comidas, viajes, taxis… Estos a veces pagan con tarjeta de empresa y a veces adelantan ellos el dinero. Los empleados tienen que, manualmente rellenar la hoja de gastos, tarea engorrosa para la que nunca encuentran hueco. Cuando por fin lo tienen todo, la pasan a su responsable, que la revisa para aprobarla y éste remite la hoja a Javier, que emplea muchísimas horas en volver a repasarla para cuadrarla con los tickets, conseguir conciliar los gastos de la tarjeta y asignar los viajes de la agencia a los empleados correctos para finalmente contabilizarlo todo y devolver a los empleados lo que adelantaron. Pero esto va a cambiar.
Automatización del envío, recepción y contabilización de las hojas de gastos
Javier se da de alta en easyap empleados e incluye como usuarios a los trabajadores que tienen gastos de empresa. Ahora, cada vez que tienen un gasto pueden darlo de alta en el portal de gastos, escanear el ticket o hacerle una foto con su móvil. Y pueden, en ese momento, especificar el concepto, hacerlo más tarde vía web o indicar al sistema que le pase el OCR. Cuando ya han añadido todos sus gastos procesan la hoja y sus responsables reciben una notificación por email. Desde su ordenador o dispositivo móvil se conectan para verla y aprobarla electrónicamente, momento en el que automáticamente se exporta al programa contable de Javier.
El procedimiento es mucho más sencillo y rápido
Pero hay ciertos empleados que no cumplen nunca la política de gastos de la empresa y pasan gastos superiores a los que tienen derecho o en días en los que no trabajan, Javier puede configurar la aplicación para bloquear esos gastos, permitirlos sólo si están aprobados o abonar sólo la cantidad estipulada Además el portal de easyap propone a Javier la auditoria de las hojas que cumplen los patrones de riesgo de fraude. Los gastos que no cuadren o presenten incidencia son devueltos al empleado, pendientes de aprobación, quedando registro de todos los eventos.
Gestión de viajes
¿Y qué pasa con los viajes?, para Javier era un auténtico quebradero de cabeza conciliar las facturas de las agencias con los gastos de los empleados. Ahora los empleados piden los billetes a través del portal de gastos, cuando esta petición es aprobada, pasa a la agencia de viajes. Una vez reservado el viaje es exportado directamente al sistema contable o reenviado al empleado para que complete el resto de los gastos del viaje.
Beneficios de Easyap empleados
Usando easyap empleados todos ganan:
- Los empleados pueden conocer en cualquier momento el estado de tramitación de su liquidación de gastos
- La política de gastos de la empresa por fin se cumple
- Javier tiene ahora una herramienta para el mejor control del gasto
- La conciliación de las facturas de las agencias y de las tarjetas de crédito es mucho más sencilla
- Han ahorrado en costes ya que en el portal de gastos de easyap no hay límite de usuarios y solo se paga por hoja tramitada.
- Han optimizado recursos y ganado tiempo; los empleados y los responsables están más contentos y él está mucho más tranquilo, ya que además
- Cuenta con el experimentado soporte técnico y contable de easyap.
Easyap empleados, la herramienta imprescindible para la gestión de gastos de empleados en la empresa.
