4 pasos hacia la sencillez en el proceso de Cuentas por Pagar

Jul 21, 2014 | Gestión de cuentas por pagar

Cuando una empresa empieza a crecer y a aumentar su volumen de negocio, se presta especial atención a adaptar la parte de producción y de servicio al cliente a ese aumento de demanda. Pero, a menudo, no se presta la suficiente atención a la evolución que sufre el departamento de AP de la empresa durante el proceso de cuentas por pagar, limitándose la estrategia a aumentar la plantilla de éste.

Proceso de Cuentas por Pagar

Pero a medida que aumenta el volumen de facturas y, debido a las dimensiones de la estructura de personal que debe gestionar, validar y ejecutar las distintas fases del proceso, la complejidad puede llegar a convertirse en el peor enemigo para los profesionales del departamento de Cuentas por Pagar, y por extensión, del resto de la empresa. Es por ello que un proceso de cuentas por pagar organizado y optimizado se puede convertir en un gran aliado para cualquier empresa.

“Menos es más”, y en el área de AP, la sencillez y claridad son fundamentales para que todo fluya convenientemente.

Proceso de Cuentas por Pagar: 4 pasos hacia la sencillez

Existe un grupo de conceptos que deben estar presentes en todo momento en el día a día de Cuentas por Pagar, y una vez que entren en funcionamiento y se estabilicen en un ciclo permanente y presente de forma constante, todo el departamento de AP se beneficiará de un proceso más limpio y eficiente.

1. Definir objetivos

Empezando por objetivos básicos y profundizando en el diseño de cómo se quiere que transcurra el flujo del proceso de cuentas por pagar, este paso es fundamental para el resto de pasos que se vayan dando. Es bueno recurrir a especialistas en este tema, y no debemos olvidar que es algo dinámico, que se irá modificando y adaptando a lo largo del tiempo hacia una mejora constante.

2. Identificar datos clave

La capacidad de medir y de extraer información sobre lo que ocurre en el proceso de Cuentas por Pagar es una de las fortalezas del proceso. El simplificar la obtención de estos datos y reducirlos a dos o tres variables clave, dotándolos de contexto o marcando también los valores objetivo para ellos, será la forma de hacer que los responsables del departamento tengan clara la dirección en la que deben apuntar todas sus acciones.

3. Automatización de procesos

Las empresas desconocen aún mucho los beneficios de la automatización de procesos de AP, pero las que ya han incorporado sistemas que resuelven flujos de trabajo en segundos cuando antes hacía falta más de una semana para hacerlo manualmente, entienden la ventaja competitiva que supone adoptar la automatización para darle la vuelta al rendimiento del departamento.

4. Control

Contar con la herramienta de Cuentas por Pagar adecuada que permita actuar sobre las variables maestras de cada proceso de cuentas por pagar y que resuelva de forma automática la complejidad que surge de las relaciones entre ellas es el verdadero valor de futuro que debe perseguir la empresa respecto a mejorar las tareas del área de AP.

Y estos cuatro pasos cierran un ciclo que ha de gobernar todo procedimiento del departamento de AP, de forma periódica y continua. Cuando se quiera ajustar un factor o implementar una mejora, hay que fundirlos en este ciclo, y no de forma paralela. Hay que configurarlo en el núcleo de la automatización, aunque ésto suponga un esfuerzo o una horas de parada técnica. Pero tenerlo todo integrado, permitirá continuar con un proceso sencillo y ágil en el departamento. Ir añadiendo procedimientos paralelos y parches a los procesos, añade complejidad y lleva a la pérdida de la eficiencia, tan valiosa para la empresa actual.

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