Le vent de la reprise économique soufflant à nouveau dans les voiles des entreprises, les voyages d'affaires et autres initiatives commerciales sont réactivés, dans le but d'accroître et d'entretenir le portefeuille de clients, d'établir de nouvelles collaborations avec des partenaires étrangers ou simplement de réactiver des unités d'affaires qui étaient devenues inopérantes pendant la crise.
En conséquence, le chiffre de ce poste augmente à nouveau et, aujourd'hui plus que jamais, il est essentiel de jeter les bases d'un contrôle adéquat des dépenses de voyage afin de maintenir l'efficacité des dépenses.
Contrôle des frais de voyage
Frais de voyage : lignes directrices pour une gestion efficace
1. moins, c'est plus Simplifier
Si les voyages d'affaires sont entrepris au stade le plus approprié du processus de négociation, des économies peuvent être réalisées sur le nombre de voyages. Vous pouvez également opter pour des voyages plus courts impliquant moins de personnel de l'entreprise.
La meilleure façon d'optimiser est toujours d'identifier les ressources qui apportent une réelle valeur ajoutée à l'entreprise et de se passer de celles qui ne sont pas vraiment nécessaires mais qui étaient traditionnellement présentes. Certaines politiques d'entreprise permettent une utilisation inefficace ou contribuent à des dépenses inutiles en compliquant les processus. La simplification de tout ce qui concerne le contrôle des frais de voyage des employés contribuera à réduire les coûts associés.
2. Une politique de dépenses claire et raisonnable
Selon un rapport du NTBA (Business Travel Bureau of America), plus de 60 % des employés considèrent la politique de l'entreprise en matière de dépenses comme une ligne directrice ou une recommandation, plutôt que comme une règle ou une obligation. Cette ambiguïté crée une dangereuse marge de non-conformité qui augmente le temps et les efforts que l'entreprise doit alors consacrer au contrôle des dépassements, ainsi que les dépenses en prenant en charge les coûts excédentaires pour éviter la confrontation ou l'insatisfaction des employés. Ce point est très pertinent lorsqu'il s'agit de contrôler les frais de déplacement des employés.
Il est important, et sain pour les deux parties, que les règles soient très claires et acceptées par les employés. Pour ces derniers, elles doivent bien sûr être raisonnables. Mais il vaut mieux avoir le soutien du personnel en la matière que d'essayer de gérer l'inefficacité que génère une situation imprécise.
3. Modernisation technologique
Les nouvelles technologies ont apporté beaucoup d'efficacité au monde des affaires. Voici quelques-unes des technologies qui peuvent avoir le plus grand impact sur l'amélioration du contrôle des frais de voyage des employés:
La technologie au service d'un meilleur contrôle des frais de voyage
- Systèmes de gestion des réservations de voyage.
- Systèmes qui intègrent l'ensemble du processus de gestion des frais des employés.
- Capture et numérisation des notes de frais via un téléphone portable.
- Alertes et courriers électroniques automatisés pour les autorisations ou en cas de non-respect des politiques de dépenses de l'entreprise.
Et les outils technologiques peuvent toujours être utilisés pour réduire les coûts des employés, comme la vidéoconférence, qui permet d'économiser les déplacements dans certaines situations.
