Chez easyap, nous observons une augmentation mensuelle inéluctable du nombre de factures reçues par email, dont la grande majorité sont des documents pdf. Cette situation est le résultat du changement réglementaire entré en vigueur le 1er janvier 2013 (décret royal 1619/2012), qui réglemente les obligations en matière de facturation et qui, afin de promouvoir la la facturation électronique assimile la facture papier à la facture électronique, ce qui, entre autres, rend le document pdf valable comme support de la facture, pour autant que certaines conditions soient remplies.
Selon le règlement, les obligations de stockage et d'accès aux factures électroniques sont les mêmes que pour les factures papier.
Réception de factures par courrier électronique : Comment les traiter ?
En résumé, la règle indique que l'obligation de conservation doit être remplie par tout moyen garantissant l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité du contenu, ainsi que l'accès sans délai à l'administration fiscale.
Compte tenu de ces obligations, la question qui se pose est la suivante : le courrier électronique est-il un outil approprié pour le stockage des factures entrantes ?
La réponse est très simple : non
Le courrier électronique peut être le support approprié pour recevoir la facture en format pdf, mais il ne l'est pas pour la consulter ou l'archiver. Comment répondre à une demande de l'Administration fiscale de rechercher une facture spécifique dans une base de données postale ? Généralement, le document reçu ne contient dans son identification aucune référence au numéro de la facture, à sa date, à son montant, à son émetteur et à son destinataire... La recherche d'une facture spécifique lorsque le volume est faible peut s'avérer une tâche ardue, mais elle peut finir par donner des résultats. Mais qu'en est-il lorsque le volume annuel de factures est important et que la demande reçue porte sur des documents datant, par exemple, de trois ans ?
Exigences relatives à la réception des factures
Pour répondre aux exigences, il sera nécessaire de disposer d'outils de gestion des documents qui archivent l'image de la facture ainsi que certaines données afin de pouvoir la rechercher le moment venu. Et comme outils complémentaires qui accélèrent le cycle de traitement des factures et sont nécessaires pour ces obligations : l'OCR (pour aider à l'extraction des données, qui seront ensuite les données consultables) et les flux de travail pour le cycle et la comptabilité automatique (qui permettront l'accès et la consultation en ligne).
