Le nouveau décret ministériel sur la facturation électronique obligatoire

La facture électronique en Espagne entre dans sa phase finale. Cela s'accompagne de la publication, sous forme de décret royal, du nouveau projet de arrêté ministériel , qui marque le tournant que de nombreuses entreprises attendaient. Ce document précise les aspects techniques, les délais et les exigences qui ont une incidence directe sur les processus financiers des entreprises.

Pour les directeurs financiers et les responsables financiers, la situation est critique. Outre le fait de se conformer à cette obligation relative à la facturation électronique, ils doivent adapter leurs systèmes, leurs processus et leur architecture fiscale, s'ils ne l'ont pas déjà fait. Voyons ce qu'implique cet arrêté ministériel, quand il entrera en vigueur et comment s'y préparer.

De la loi « Crea y Crece » à l'arrêté ministériel sur la facturation électronique obligatoire 

L'obligation de facturation électronique trouve son origine dans la loi « Crea y Crece », dont l'objectif est de réduire les retards de paiement et de numériser les relations commerciales B2B. Cependant, jusqu'à présent, le développement technique permettant sa mise en œuvre effective faisait défaut.

Sur le plan chronologique, les étapes juridiques les plus importantes ont été les suivantes :

• Loi « Crea y Crece » (2022), qui a instauré cette obligation.
• Décret royal (31 mars 2026), qui régit le cadre général.
• Projet d'arrêté ministériel (avril 2026), qui définit les exigences techniques et opérationnelles. 

Ce nouveau projet, actuellement en consultation publique (du 17 avril au 8 mai), détaille les aspects fondamentaux de la facturation électronique, à savoir :

• Formats de facture. 
• Interopérabilité entre les plateformes.
• Systèmes d'échange.
• Exigences en matière de traçabilité.

L'arrêté ministériel est le texte qui rendra définitivement obligatoire la facturation électronique en 2026.

À partir de quand la facture électronique sera-t-elle obligatoire ?

Conformément au cadre actuel, l'arrêté ministériel fixera le début des délais au 1er octobre 2026 (après son adoption définitive). À compter de cette date, les périodes d'adaptation seront activées en fonction de la taille de l'entreprise.

Calendrier prévisionnel pour la mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire

Type d'entreprise	Délai estimé à compter de l'entrée en vigueur
Entreprises > 8 millions d'euros de chiffre d'affaires	12 mois
Empresas < 8M€ facturación	24 mois

Ces délais imposent donc que : 

• Les grandes entreprises soient prêtes en 2027. 
• Le reste du tissu entrepreneurial se trouve à 2028

Pour les entreprises internationales, ces délais sont très exigeants en raison de la complexité de leurs systèmes financiers. 

Points techniques de l'arrêté ministériel

Le projet approuvé introduit plusieurs exigences techniques en matière de facturation électronique qui ont une incidence directe sur les systèmes de facturation et les progiciels de gestion intégrée (ERP).

1. Interopérabilité obligatoire

L'un des points les plus importants est l' obligation pour toutes les plateformes de facturation électronique d'être interopérables. Cela signifie qu'elles doivent offrir :

• Possibilité d'envoyer et de recevoir des factures entre différents fournisseurs de technologies.
• Utilisation de normes communes.
• Suppression des écosystèmes fermés.

Exemple : une entreprise qui utilise SAP en Allemagne devra pouvoir échanger des factures sans aucun problème avec un fournisseur en Espagne qui utilise une autre plateforme.

2. Enregistrement des statuts de facture

On introduit l' obligation de rendre compte du statut des factures : émise, reçue, acceptée, refusée ou payée. Une mesure qui a un impact direct dans trois domaines :

1. Gestion de trésorerie. 
2. Rapports financiers. 
3. Conformité fiscale. 

Exemple : une facture émise doit voir son statut passer à « acceptée » ou « refusée » dans un délai précis afin que la traçabilité soit complète.

3. Formats structurés

L'arrêté définit également des formats spécifiques afin de garantir l'automatisation. Il s'agit notamment le XML structuré, Facturae (dans certains cas) et d'autres normes interopérables. Elle élimine ainsi l'utilisation des PDF et des factures manuelles qui ne s'intègrent pas. 

4. Plateforme publique ou privée

Le modèle de facturation en ligne obligatoire prévoit deux types de plateformes : une plateforme publique d'État ou des plateformes privées certifiées. Les entreprises pourront choisir, mais s'il s'agit d'une plateforme privée certifiée, celle-ci devra offrir une interopérabilité, une synchronisation des données et rendre compte à l'administration. 

Conséquences pour les directeurs financiers et les services financiers

La facturation électronique obligatoire a des implications stratégiques à tous les niveaux financiers. Plus précisément : 

• Automatisez le cycle « Procure-to-Pay » (P2P). 
• Réduit les erreurs humaines. 
• Il offre un meilleur contrôle des paiements et des encaissements.
• Offre une visibilité en temps réel sur la trésorerie.

Cependant, cela pose également des défis importants, tels que l'adaptation des systèmes hérités, l'intégration avec plusieurs juridictions ou le respect simultané des réglementations internationales.

Quelles sont exactement les exigences liées à l'obligation de facturation électronique ?

Concrètement, la réglementation imposera les exigences suivantes :

• Émission de factures au format électronique structuré.
• Réception obligatoire des factures électroniques.
• Échange de factures via des plateformes interopérables.
• Registre de tous les états des factures.
• Conservation numérique des factures conformément à la réglementation fiscale.

Il sera donc nécessaire que toute entreprise (grande ou petite, nationale ou internationale…) s'adapte et utilise une solution qui réponde aux critères suivants : 

• Système compatible avec la facturation électronique.
• Intégration avec un ERP.
• Capacité de reporting en temps réel.
• Connexion à des plateformes externes.
• Respect des normes techniques.

Exemple de l'impact de cette obligation sur une multinationale

Pour être concrets, prenons un exemple. Imaginez une multinationale qui opère aujourd’hui en Espagne, en France et en Allemagne. Actuellement :

• Facture disponible en plusieurs formats.
• Dans certains pays, on utilise encore des procédures manuelles.
• Il a une mauvaise visibilité sur l'état des factures. 

Désormais, suite à l'adoption de la facture électronique obligatoire par le présent arrêté ministériel, vous devez utiliser :

• Système centralisé.
• Factures structurées dans tous les pays. 
• États de facturation synchronisés. 
• Rapports automatiques. 

On peut s'attendre à ce que le DSO (Days Sales Outstanding), une amélioration notable des audits et un gain d'efficacité opérationnelle.

Comment s'y préparer dès maintenant ?

Attendre l'adoption définitive de l'arrêté ministériel est une erreur stratégique. Les entreprises qui prendront les devants bénéficieront d'un avantage concurrentiel. 

Pour ne pas être à la traîne, depuis easyap , nous vous recommandons de suivre le guide étape par étape ci-dessous.

• Évaluez l'état actuel de votre système de facturation.
• Identifie les lacunes par rapport aux nouvelles exigences. 
• Optez pour une solution conforme aux normes internationales et interopérable (easyap pourrait être le meilleur choix ces prochains mois).
• Assurez-vous que votre solution s'intègre à votre ERP (SAP, Oracle, etc.).
• Automatisez vos flux de données. 
• Mettez en place des politiques de qualité des données. 
• Assure la traçabilité de l'ensemble de la facturation. 

Sachez bien que le non-respect de l'obligation de facturation électronique entraîne des sanctions, des blocages opérationnels, des problèmes lors des audits ou une perte de compétitivité. Au niveau international, ce risque est multiplié par la coexistence de différentes réglementations.

Foire aux questions sur l'arrêté ministériel relatif à la facturation électronique

La facturation électronique obligatoire s'applique-t-elle aux opérations internationales ?

Oui, à condition qu'il s'agisse d'une transaction soumise à la réglementation espagnole en matière de commerce interentreprises (B2B). De plus, de nombreuses juridictions adoptent des modèles similaires.

Pourra-t-on continuer à utiliser le format PDF pour les factures ?

Le format PDF peut certes exister en tant que représentation visuelle, mais pas comme format principal valide s'il n'est pas structuré.

Que se passe-t-il si mon fournisseur n'est pas prêt ?

La réglementation obligera tous les acteurs à s'adapter. L'interopérabilité facilitera la transition, mais une coordination sera nécessaire.

Est-il obligatoire d'utiliser la plateforme publique ?

Non. Vous pouvez opter pour des plateformes privées certifiées, à condition qu'elles répondent aux exigences techniques fixées par la loi.

La publication du projet de arrêté ministériel marque un tournant dans la mise en place de la facturation électronique en Espagne. Les délais étant désormais fixés et les exigences techniques clairement définies, la question est de savoir si vous êtes prêt.

Pour les directeurs financiers, il s'agit d'un changement stratégique qui touche à la technologie, aux processus et à la conformité. Anticiper permet d'éviter les risques et vous apporte efficacité et compétitivité. La phase de commentaires, ouverte jusqu'au 8 mai, offre une dernière occasion de comprendre et d'ajuster votre stratégie. Ensuite, le compte à rebours définitif commencera. Chez easyap, nous vous aidons à franchir le pas, alors contactez-nous et nous analyserons la situation ensemble.