La nueva orden ministerial sobre la factura electrónica obligatoria

La factura electrónica obligatoria en España entra en su fase final. Lo hace con la publicación como Real Decreto del nuevo borrador de la Orden Ministerial que marca el punto de inflexión que muchas empresas estaban esperando. En él se concretan aspectos técnicos, plazos y requisitos que afectan directamente a los procesos financieros de las compañías.

Para CFOs y directivos financieros el momento es crítico. Aparte de cumplir con esta obligatoriedad de la factura electrónica, tienen que adaptar sistemas, procesos y arquitectura fiscal, si no lo han hecho ya. Veamos qué implica esta Orden Ministerial, cuándo será obligatoria y cómo prepararse.

De la Ley Crea y Crece a la Orden Ministerial sobre la factura electrónica obligatoria 

La obligatoriedad de la factura electrónica tiene su origen en la Ley Crea y Crece, cuyo objetivo es reducir la morosidad y digitalizar las relaciones comerciales B2B. Sin embargo, hasta ahora faltaba el desarrollo técnico que permitiera su aplicación real.

Cronológicamente, los hitos más importantes a nivel legal han sido:

• Ley Crea y Crece (2022), que introdujo la obligación.
• Real Decreto (31 marzo 2026), que regula el marco general.
• Borrador de Orden Ministerial (abril 2026), que define requisitos técnicos y operativos. 

Este nuevo borrador, actualmente en consulta pública (del 17 de abril al 8 de mayo), detalla aspectos básicos para la facturación electrónica, como son:

• Formatos de factura. 
• Interoperabilidad entre plataformas.
• Sistemas de intercambio.
• Requisitos de trazabilidad.

La Orden Ministerial es la pieza que activa definitivamente la factura electrónica obligatoria en este 2026.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

Según el marco actual, la Orden Ministerial marcará el inicio de los plazos el 1 de octubre de 2026 (tras su aprobación definitiva). A partir de esa fecha, se activarán los periodos de adaptación en función del tamaño de la empresa.

Previsión de plazos para implementar la factura electrónica obligatoria

Tipo de empresa	Plazo estimado desde la entrada en vigor
Empresas > 8M€ facturación	12 meses
Empresas < 8M€ facturación	24 meses

Por lo tanto, estos plazos exigen que: 

• Las grandes empresas estén preparadas en 2027. 
• El resto del tejido empresarial lo esté en 2028

Para las empresas internacionales, estos plazos son muy exigentes por la complejidad de sus sistemas financieros. 

Claves técnicas de la Orden Ministerial

El borrador aprobado introduce varias exigencias técnicas para la facturación electrónica que influyen directamente en los sistemas de facturación y ERP.

1. Interoperabilidad obligatoria

Uno de los puntos más importantes es la obligación de que todas las plataformas de facturación electrónica sean interoperables. Esto significa que deben ofrecer:

• Capacidad para enviar y recibir facturas entre distintos proveedores tecnológicos.
• Uso de estándares comunes.
• Eliminación de ecosistemas cerrados.

Ejemplo: una empresa que utilice SAP en Alemania tendrá que poder intercambiar facturas con un proveedor en España que use otra plataforma distinta sin ningún problema.

2. Registro de estados de factura

Se introduce la obligación de informar sobre el estado de las facturas: emitida, recibida, aceptada, rechazada o pagada. Algo con un impacto directo en tres áreas:

1. Control de tesorería. 
2. Reporting financiero. 
3. Cumplimiento fiscal. 

Ejemplo: una factura emitida deberá actualizar su estado a “aceptada” o “rechazada” en un plazo concreto para que la trazabilidad sea completa.

3. Formatos estructurados

La Orden también define formatos específicos para garantizar la automatización. Estos son XML estructurado, Facturae (en determinados casos) y otros estándares interoperables. Así, elimina el uso de PDFs y facturas manuales que no se integran. 

4. Plataforma pública vs privada

El modelo de factura online obligatoria contempla dos tipos de plataforma: una plataforma pública estatal o plataformas privadas certificadas. Las empresas podrán elegir, pero si es una plataforma privada certificada, está tendrá que ofrecer interoperabilidad, sincronización de datos y reportar a la Administración. 

Consecuencias para CFOs y departamentos financieros

La factura electrónica obligatoria tiene consecuencias estratégicas en todo el plano financiero. En concreto: 

• Automatiza el ciclo Procure-to-Pay (P2P). 
• Reduce los errores manuales. 
• Ofrece un mayor control de pagos y cobros.
• Da visibilidad en tiempo real del flujo de caja.

Sin embargo, también presenta desafíos importantes, como la adaptación de sistemas legacy, la integración con múltiples jurisdicciones o el cumplimiento simultáneo de normativas internacionales.

¿Qué exige exactamente la obligatoriedad de la factura electrónica?

A nivel práctico, la normativa exigirá lo siguiente:

• Emisión de facturas en formato electrónico estructurado.
• Recepción obligatoria de las facturas electrónicas.
• Intercambio de facturas a través de plataformas interoperables.
• Registro de todos los estados de las facturas.
• Conservación digital de las facturas conforme a la normativa fiscal.

Por lo tanto, será necesario que toda empresa (grande o pequeña, nacional o internacional…) se adapte y trabaje con una solución que cumpla con este checklist: 

• Sistema de facturación electrónica compatible.
• Integración con ERP.
• Capacidad de reporting en tiempo real.
• Conexión con plataformas externas.
• Cumplimiento de estándares técnicos.

Ejemplo del impacto de esta obligatoriedad en una multinacional

Para ser prácticos, veamos un ejemplo. Imagina una empresa multinacional que a día de hoy tiene operaciones en España, Francia y Alemania. Actualmente:

• Factura en múltiples formatos.
• Trabaja todavía con procesos manuales en algunos países.
• Tiene una baja visibilidad del estado de facturas. 

Ahora, tras la aprobación de la factura electrónica obligatoria con esta Orden Ministerial, tiene que operar con:

• Sistema centralizado.
• Facturas estructuradas en todos los países. 
• Estados de factura sincronizados. 
• Reporting automático. 

El resultado previsible es que experimente una reducción del DSO (Days Sales Outstanding), una mejora notable en las auditorías y que gane  eficiencia operativa.

¿Cómo prepararte desde ahora?

Esperar a la aprobación definitiva de la Orden Ministerial es un error estratégico. Las empresas que se adelanten tendrán una ventaja competitiva. 

Para no quedarte atrás, desde easyap te recomendamos seguir el siguiente paso a paso.

• Analiza el estado actual de tu sistema de facturación.
• Identifica los gaps frente a los nuevos requisitos. 
• Elige una solución compatible con la normativa internacional e interoperable (easyap puede ser la mejor decisión de estos meses).
• Asegúrate de que tu solución se integre con tu ERP (SAP, Oracle, etc.).
• Automatiza tus flujos de datos. 
• Establece unas políticas de calidad de datos. 
• Garantiza la trazabilidad de toda la facturación. 

Ten claro que incumplir la obligatoriedad de la factura electrónica acarrea sanciones, bloqueos operativos, problemas en auditorías o pérdida de competitividad. A nivel internacional, el riesgo se multiplica por la coexistencia de normativas.

Preguntas frecuentes sobre la Orden Ministerial para la facturación electrónica

¿La factura electrónica obligatoria aplica a operaciones internacionales?

Sí, siempre que haya una transacción sujeta a la normativa española B2B. Es más, muchas jurisdicciones están adoptando modelos similares.

¿Se podrá seguir usando PDF como factura?

El PDF podrá existir como representación visual, pero no como formato principal válido si no está estructurado.

¿Qué pasa si mi proveedor no está preparado?

La normativa obligará a todos los actores a adaptarse. La interoperabilidad facilitará la transición, pero será necesario coordinarse.

¿Es obligatorio usar la plataforma pública?

No. Podrás optar por plataformas privadas certificadas, siempre que cumplan los requisitos técnicos establecidos por ley.

La publicación del borrador de la Orden Ministerial es un antes y un después en la implantación de la factura electrónica en España. Con los plazos ya definidos y unos requisitos técnicos claros, la pregunta es si estás preparado.

Para los CFOs, es un cambio estratégico que afecta a tecnología, procesos y cumplimiento. Anticiparte evita riesgos y te aporta eficiencia y competitividad. La fase de alegaciones, abierta hasta el 8 de mayo, ofrece una última ventana para entender y ajustar la estrategia. Después, comenzará la cuenta atrás definitiva. En easyap te ayudamos a dar el paso, así que contáctanos y lo analizamos juntos.