La facturation électronique B2B en Espagne passe du stade de projet de réglementation à celui d'un système défini, structuré et ayant des implications opérationnelles immédiates pour les entreprises. Le décret royal 238/2026, publié le 31 mars, rend enfin obligatoire la facturation électronique entre entreprises et professionnels, en établissant non seulement le « quoi », mais aussi le « comment ».
Pour les directeurs financiers et les responsables financiers, ce changement va bien au-delà de la simple conformité légale. Il implique de repenser les processus, d'intégrer les systèmes et de s'adapter à un nouveau modèle où la traçabilité des factures et des paiements sera totale. Voyons ce qui change, le calendrier de mise en œuvre et comment vous y préparer dès maintenant.
Que prévoit le décret royal 238/2026 concernant la facturation électronique entre entreprises (B2B) ?
Le décret royal qui vient d'être publié au Journal officiel espagnol (BOE) met en œuvre l'obligation de facturation électronique entre entreprises (B2B). Cette obligation avait déjà été introduite dans la loi « Crea y Crece », mais il ajoute désormais les éléments opérationnels de base.
Plus précisément, il stipule :
- L' obligation d'émettre et de recevoir des factures électroniques entre entreprises.
- La mise en place d'un système d'échange structuré.
- La nécessité de fournir des informations sur les statuts de la facture.
- L'intégration avec une plateforme publique gérée par l'AEAT.
- Un modèle d' interopérabilité obligatoire entre les plateformes privées.
Nous sommes donc face à un changement structurel. Il ne s'agit plus seulement de numériser les factures, mais de comment les intégrer dans un écosystème réglementé et traçable.
Qu'est-ce qui change réellement par rapport à la réglementation précédente sur les factures électroniques ?
En réalité, le nouveau décret royal publié au Journal officiel ne change pas grand-chose. Il apporte plutôt des précisions et des clarifications sur plusieurs points importants.
Jusqu'à présent, la réglementation espagnole portait principalement sur :
- Obligation d'émettre des factures électroniques (loi « Crea y Crece »)
Il n'existait toutefois pas de système complet pour le secteur B2B. Désormais, les changements les plus importants sont les suivants :
1. D'une obligation légale à un système d'exploitation complet
Il s'agit définit un système comprenant des formats, des plateformes, des flux de données et des obligations de déclaration. Ce qui rapproche l'Espagne de modèles de type Continuous Transaction Control (CTC).
2. Toutes les factures transitent, directement ou indirectement, par l'AEAT
Même si les entreprises peuvent utiliser des plateformes privées, elles doivent transmettre une copie conforme de chaque facture à la solution publique. L'administration aura ainsi une visibilité sur le trafic de facturation B2B.
3. La facture devient un processus, et non plus un simple document
Le nouveau décret royal instaure l'obligation de signaler l'acceptation ou le refus ainsi que la date de paiement effectif dans un délai maximal de 4 jours. La facturation devient ainsi un flux suivi de bout en bout.
4. Lutte efficace contre les impayés
Le paiement doit obligatoirement être déclaré à l'AEAT. Cela permettra aux entreprises de calculer les délais de paiement réels et de détecter les manquements systématiques.
5. Interopérabilité obligatoire entre les plateformes
Les plateformes privées devront s'interconnecter entre elles, accepter les demandes de connexion et ne pas facturer ces services. Ainsi, les barrières technologiques sont supprimées et il n'y a plus de dépendance vis-à-vis d'un fournisseur.
Comment fonctionnera le nouveau système de facturation électronique B2B ?
Le modèle défini est hybride :
| Élément | Fonction |
| Plateformes privées | Échange de factures |
| Solution publique de l'AEAT | Référentiel + contrôle |
| Entreprises | Émission, réception et rapport |
Il existe donc également un nouveau processus simplifié de facturation électronique B2B :
- Émission d'une facture électronique.
- Expédition au client (via une plateforme privée ou publique).
- Envoi d'une copie à l'AEAT.
- Réception par le client.
- Communication des états.
- Notification de paiement.
Au final, cela permet à l'administration et aux entreprises elles-mêmes de disposer d'une traçabilité complète du cycle de vie de chaque facture.
Formats et exigences techniques : impact sur les systèmes et les ERP
Comme nous l'avons déjà mentionné, le décret royal de mars 2026 relatif aux factures électroniques B2B normalise et définit des exigences claires :
Formats pris en charge :
- EDIFACT.
- CII.
Configuration technique requise :
- Signature électronique avancée.
- Identifiant unique de chaque facture.
- Capacité de conversion entre différents formats.
- Protocoles sécurisés (AS2 / AS4).
- Certification de sécurité (ISO 27001).
Pour les entreprises, cela implique une adaptation en profondeur de leur ERP et de leurs intergiciels, ainsi que le recours à des solutions spécialisées.
Calendrier de mise en œuvre : à partir de quand la facture électronique B2B sera-t-elle obligatoire ?
Quant à la mise en œuvre du décret royal, elle se fera progressivement :
| Type d'entreprise | Date limite |
| Organisations dont le chiffre d'affaires dépasse 8 millions d'euros | 12 mois |
| Autres entreprises | 24 mois |
En ce qui concerne les délais, le point le plus important est que le calcul commence après la publication du décret en attente.
Impact sur les processus financiers : comptes fournisseurs et comptes clients
Par ailleurs, ce changement n'est pas uniquement technologique, puisqu'il a une incidence directe sur les processus financiers.
- Dans les comptes fournisseurs (CF), l'enregistrement obligatoire des états et la communication des paiements contribueront à un contrôle plus précis des délais.
- En matière de créances clients (AR) il faudra assurer un suivi des acceptations et offrir une meilleure visibilité sur les recouvrements, ce qui réduira les litiges.
Exemple pratique
Voyons maintenant l'ensemble du processus à l'aide d'un exemple. Supposons que l'entreprise A (Espagne) vende son produit à l'entreprise B. Le flux serait le suivant :
- L'entreprise A émet la facture au format UBL.
- Il vous l'envoie via une plateforme privée.
- Une copie est envoyée en parallèle à l'AEAT.
- L'entreprise B :
- Accepte la facture.
- Enregistrez le paiement à 45 jours.
- Signalez le paiement.
Ainsi, l'ensemble du cycle est enregistré et mis à la disposition de l'administration.
Facturation électronique vs Verifactu vs SII
D'autre part, comme toujours lorsqu'on parle de facturation en ligne, il est essentiel de ne pas confondre la facturation électronique avec Verifactu et le SII :
| Système | Portée | Cible |
| Facturation électronique B2B | Transactions entre entreprises | Suivi des paiements et des impayés |
| IBS | TVA en temps quasi réel | Contrôle fiscal |
| Verifactu | Logiciel de facturation | Lutte contre la fraude |
En d'autres termes, la facturation électronique B2B ne remplace ni le SII ni Verifactu. Elle s'ajoute à ces derniers pour former un niveau de contrôle supplémentaire.
Que doivent faire les entreprises à présent, suite à ce décret royal ?
Pour les directeurs financiers et les équipes financières, les priorités sont claires :
- Évaluez vos systèmes actuels. Vous devez vous assurer que votre ERP est compatible avec les formats structurés et dispose de capacités d'intégration.
- Réviser les processus. Vous devez analyser votre gestion des états de facturation, vos circuits d'approbation et vos registres de paiement.
- Définir une stratégie technologique. Ils doivent évaluer s'il est plus avantageux d'opter pour une plateforme privée ou de recourir à la solution publique, et examiner comment s'effectuerait l'intégration avec les fournisseurs dans chaque cas.
- Se préparer à la mise en conformité. En d'autres termes, ils doivent vérifier comment se déroulera la déclaration à l'AEAT et s'assurer de la conformité aux normes.
Même si tout cela découle d'une obligation, il s'agit là d'une formidable opportunité d'automatiser les processus, d'améliorer la trésorerie, de réduire les erreurs et de gagner en visibilité.
Webinaire gratuit sur la manière de se préparer à la facturation électronique obligatoire
Chez easyap, le le 16 avril prochain, à 11 h, nous organisons un webinaire gratuit sur la facturation électronique obligatoire en Espagne et ses changements suite au nouveau décret royal. Au cours de ce webinaire, nous verrons:
- Que prévoit exactement le nouveau décret royal ?
- Le calendrier de mise en œuvre.
- Son impact sur les processus financiers.
- Comment s'y préparer dès maintenant.
- Différences entre la facturation électronique, Verifactu et le SII.
Vous pouvez vous inscrire au webinaire gratuit ici.
La facturation électronique B2B en Espagne entre dans une nouvelle phase : plus de contrôle, plus de transparence et une plus grande complexité opérationnelle. Le défi consiste à s'y conformer de manière efficace et évolutive. La question est de savoir si votre entreprise est prête à opérer dans un environnement où chaque facture et son paiement seront entièrement traçables. Contactez-nous sans engagement et nous en discuterons.
Questions fréquemment posées
Est-il obligatoire d'utiliser la plateforme publique de l'AEAT ?
Non. Vous pouvez utiliser des plateformes privées, mais vous devez envoyer une copie de chaque facture à la solution publique.
Que se passe-t-il si le paiement n'est pas signalé ?
Le décret royal impose de déclarer le paiement, de sorte que tout manquement peut entraîner des sanctions comprises entre 10 000 et 50 000 euros, selon la gravité de l'infraction.
La facturation électronique B2B en Espagne s'applique-t-elle aux entreprises étrangères ?
Oui, à condition qu'elles travaillent avec des entreprises établies en Espagne sous certaines conditions.
Cela remplace-t-il le SII ?
Non. Ce sont des systèmes complémentaires ayant des objectifs différents.
