6 points clés dans la mise en œuvre d'un outil de gestion des factures

2 juillet 2014 | Gestion des factures

Une fois que la nécessité de rendre le service de comptabilité fournisseurs plus efficace grâce à l'utilisation d'un outil approprié de gestion des factures est reconnue dans l'entreprise, il est important que le processus de mise en œuvre d'une telle solution s'inscrive dans une feuille de route qui permette une adaptation simple et agile, sans obstacles et en minimisant l'impact sur les employés.

Outil de gestion des factures

Si une attention particulière est portée à ce processus, en évitant autant que possible les incidents et le rejet du changement, l'efficacité sera atteinte dans un délai plus court qu'en l'absence d'une stratégie de changement appropriée.

Processus de facturation : points clés pour la mise en œuvre

1. établir les indicateurs qui permettent de mesurer l'évolution et la réalisation des objectifs. Dans la plupart des cas, ces KPI ou indicateurs clés de performance seront utiles même après le changement, afin de pouvoir réagir aux changements et aux évolutions au sein de l'entreprise ou sur le marché des fournisseurs. Nous avons déjà parlé à plusieurs reprises de l'importance de choisir les bons indicateurs et métriques à utiliser dans le domaine de l'AP.

2. transférer de manière appropriée les avantages du nouvel outil horizontalement, aux autres départements de l'entreprise, et verticalement, à la direction. Pour ce faire, il convient de travailler sur la manière dont l'outil relie les différentes étapes du processus de gestion des factures ou sur la possibilité d'extraire des données avec le personnel d'autres services.

3. Désigner les employés qui utiliseront l'outil de gestion des factures et les impliquer dans le processus. Depuis les employés qui en font un usage quotidien et éminemment pratique, jusqu'aux gestionnaires qui vont recevoir des données et des rapports, ou aux gestionnaires qui n'accèdent à l'outil que pour donner une autorisation spécifique pour une facture. Tous doivent vivre dès la minute zéro toutes les étapes du processus et recevoir la formation nécessaire, de manière agile et très pratique, sur l'outil lui-même.

4. Savoir transmettre aux responsables de l'entreprise la valeur stratégique de la solution en termes de visibilité et de contrôle, ainsi que la capacité d'économie et d'efficacité dans la gestion des factures. Il sera essentiel d'avoir leur soutien dans la promotion et la standardisation du nouvel outil.

5. Connecter le nouvel outil au reste du logiciel déjà utilisé dans l'entreprise, en assurant une compatibilité adéquate des formats et de la communication. La solution à mettre en œuvre doit prendre en charge les formats standard les plus courants, mais il faut configurer un environnement de connexion qui permette de tirer parti de l'efficacité et de l'amélioration des performances qu'implique l'adoption d'un nouvel outil de gestion des factures.

6. Évolutivité et flexibilité. La mise en œuvre doit être en mesure d'adapter le volume de travail, à mesure qu'il augmente ou diminue, dans certaines marges raisonnables. Elle doit être flexible et permettre de modifier sa configuration en fonction de l'évolution de l'entreprise.

En général, il est nécessaire d'évangéliser et de motiver, au sein même de la culture d'entreprise, en faveur du changement et de l'évolution. Une entreprise qui inculque à ses employés une attitude innovante et proactive à l'égard de l'amélioration des processus et de la technologie sera une entreprise dynamique, compétitive et attentive aux changements dans les différents aspects qui l'affectent.

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