Une fois que l'entreprise assume la nécessité de rendre le service des comptes fournisseurs plus efficace en utilisant un outil approprié pour le flux des factures, il est important que le processus de mise en œuvre de cette solution se déroule dans le cadre d'une feuille de route qui permette une adaptation simple et agile, sans obstacles et en minimisant l'impact sur les employés.
Outil de gestion des factures
Si un soin particulier est apporté à ce processus, en évitant autant que possible les incidences et le rejet du changement, l'efficacité sera obtenue dans un délai plus court que lorsqu'une stratégie de changement adéquate n'est pas élaborée.
Flux des factures : points clés de la mise en œuvre
1. proposer les indicateurs qui permettront de mesurer l'évolution et la réalisation des objectifs Dans la plupart des cas, ces KPI ou indicateurs clés de performance seront utiles même après le changement, pour pouvoir réagir aux changements et aux évolutions de l'entreprise ou du marché des fournisseurs. Nous avons déjà parlé à de précédentes occasions de l'importance de bien choisir les indicateurs et les mesures à utiliser dans le domaine des AP.
2. transférer de manière adéquate les avantages du nouvel outil, horizontalement, aux autres départements de l'entreprise, et verticalement, à la direction. Pour ce faire, il faut travailler sur la manière dont l'outil se connecte, dans ses différentes étapes de gestion des factures ou dans la possibilité d'extraction des données, avec le personnel d'autres domaines.
3. Désignez les employés qui utiliseront l'outil de gestion des factures et faites-les participer au processus. Des employés qui en font un usage quotidien et éminemment pratique, aux gestionnaires qui vont recevoir des données et des rapports ou aux responsables qui n'accèdent à l'outil que pour donner une autorisation ponctuelle sur une facture. Tous doivent vivre à la minute près toutes les étapes qui sont franchies et doivent recevoir la formation nécessaire, de manière agile et très pratique, sur l'outil lui-même.
4. Savoir transmettre aux dirigeants de l'entreprise la valeur stratégique de la solution en termes de visibilité et de contrôle, ainsi que la capacité d'économie et d'efficacité dans la gestion des factures. Leur soutien dans la promotion et la normalisation du nouvel outil sera fondamental.
5. Connecter le nouvel outil avec le reste des logiciels déjà utilisés dans l'entreprise, en garantissant une compatibilité adéquate dans les formats et la communication. La solution à mettre en œuvre doit prendre en charge les formats standard les plus courants, mais un environnement de connexion doit être mis en place pour aider à tirer parti de l'efficacité et de l'amélioration des performances qu'implique l'adoption d'un nouvel outil de traitement des factures.
6. Évolutivité et flexibilité. La mise en œuvre devrait permettre d'adapter la charge de travail, à mesure qu'elle augmente ou diminue, dans certaines marges raisonnables. Elle doit être flexible et permettre de modifier sa configuration en fonction de l'évolution de l'entreprise.
En général, il est nécessaire d'évangéliser et de motiver, au sein même de la culture d'entreprise, en faveur du changement et de l'évolution. Une entreprise qui inculque à ses employés une attitude innovante et proactive à l'égard de l'amélioration des processus et des technologies sera une entreprise dynamique, compétitive et attentive aux changements dans les différents aspects qui la concernent.
