À l'heure actuelle, de nombreuses moyennes et grandes entreprises sont déjà passées par un processus d'ajustement sérieux pour survivre à la crise. En général, les ajustements de main-d'œuvre ont prévalu, mais il existe encore un grand potentiel d'économies dans une transformation adéquate de la fonction d'achat et de contrôle des coûts de l'entreprise.
Certaines entreprises ont fait appel à des services de conseil pour optimiser leurs coûts et obtenir ainsi un avantage concurrentiel. Dans tous les cas, l'amélioration passe par une première étape essentielle : la visibilité du processus.
Contrôler les dépenses de l'entreprise : Gestion des frais de voyage
Pour s'améliorer, il est nécessaire de pouvoir mesurer et contrôler les différents facteurs qui influencent chaque phase des différents processus.
La gestion des frais de personnel relève principalement de la responsabilité du service des comptes créditeurs de l'entreprise, car c'est dans ce service que l'activité générée dans ce domaine est comptabilisée et enregistrée.
Comme vous pouvez le voir dans cette vidéo, le processus lié aux feuilles de frais des employés peut être très différent selon qu'il s'agit d'un département ancré dans le modèle traditionnel ou d'un département qui a été modernisé grâce aux nouvelles technologies et qui dispose d'un modèle de gestion intelligent.
La mise en place d'une solution appropriée de gestion des frais de déplacement peut considérablement améliorer les performances du service des comptes fournisseurs. Mais du point de vue de l'amélioration de la compétitivité, une application automatisée fournira une capacité d'analyse des coûts et d'optimisation des économies qui aura un impact direct sur le résultat net de l'entreprise.
Gestion des frais de voyage : 3 points clés
Frais de voyage
C'est l'une des tâches où il y a le plus de possibilités d'économies dans la gestion de l'AP dans les grandes entreprises. Il y a beaucoup de recoupements et de recoupements de lignes d'information. Il faut attribuer la documentation et les pièces justificatives pour chaque dépense engagée... Temps mort entre les autorisations, les contrôles, la compilation de la documentation, la comptabilisation... L'automatisation permet d'établir un flux de travail et une manière de traiter chaque point du processus selon des paramètres définis. La subjectivité est éliminée, les tâches sont résolues en temps réel quel que soit l'endroit où se trouve chaque acteur du processus et de nombreuses périodes de temps sont transformées en moments.Une comparaison efficace
Souvent, il sera important de pouvoir analyser quels employés sont moins "économes" dans leurs voyages d'affaires, et il y a beaucoup d'autres variables dans les politiques de dépenses qui doivent être prises en compte. L'automatisation des dépenses des employés permettra d'utiliser des outils d'analyse qui permettent une comparaison objective entre un employé et un autre.Audits
La possibilité d'activer des alertes contre le risque de fraude dans les frais de voyage des employés et un bon état des comptes face à un audit externe sont deux bonnes raisons de recourir à l'automatisation, mais nous insistons encore une fois sur le fait que la possibilité de mesurer et de "voir" ce qui se passe avec ces éléments dans l'entreprise est une pièce maîtresse du jeu car elle permettra l'application de la business intelligence si nécessaire dans la gestion des affaires de l'avenir. A partir des conclusions que le personnel d'AP tire des données, à la suite de fréquents audits internes, le service des achats obtiendra les lignes directrices qui devraient guider ses négociations avec les agences de voyage et les fournisseurs, ou les responsables des différents services pourront évaluer les performances de l'action commerciale de leur personnel afin d'optimiser leurs actions.Vous pourriez également être intéressé...
