Le rôle stratégique de la gestion des frais de voyage dans l'entreprise

20 juin 2014 | Dépenses des employés

Aujourd'hui, de nombreuses moyennes et grandes entreprises ont déjà traversé un sérieux processus d'ajustement pour leur permettre de survivre à la crise. En général, les ajustements de la main-d'œuvre ont prévalu, mais il existe encore un grand potentiel d'économies dans une transformation adéquate de la fonction d'achat et du contrôle des dépenses de l'entreprise.

Certaines entreprises se sont tournées vers les services de conseil pour optimiser leurs coûts et obtenir ainsi un avantage concurrentiel, et dans tous les cas, l'amélioration passe par une étape préalable essentielle : la visibilité des processus.

Contrôle des dépenses de l'entreprise : gestion des frais de voyage

Afin de s'améliorer, il est nécessaire de pouvoir mesurer et contrôler les différents facteurs qui influencent chaque phase des différents processus.

La gestion des dépenses des employés relève principalement du domaine de la comptabilité fournisseurs de l'entreprise, car c'est dans ce département que l'activité générée autour de ce sujet est comptabilisée et enregistrée.

Comme vous pouvez le voir dans cette vidéo, le processus lié aux feuilles de frais des employés peut être très différent si nous avons affaire à un service ancré dans le modèle traditionnel ou à un service mis à jour grâce aux nouvelles technologies et qui dispose d'un modèle de gestion intelligent.

Disposer d'une solution de gestion des frais de voyage adéquate peut améliorer considérablement les performances du service des comptes fournisseurs. Mais du point de vue de l'amélioration de la compétitivité à laquelle nous sommes confrontés, une application automatisée va fournir une capacité d'analyse des coûts et d'optimisation des économies qui affecte directement le compte de résultat de l'entreprise.

Gestion des frais de voyage : 3 points clés

Frais de voyage

Il s'agit de l'une des tâches pour lesquelles il existe le plus de possibilités d'économies dans la gestion des AP dans les grandes entreprises. Il y a beaucoup de vérifications et de recoupements de lignes d'information. Il est nécessaire d'attribuer une documentation et des pièces justificatives pour chaque dépense effectuée... Temps mort entre les autorisations, les contrôles, la compilation de la documentation, la comptabilisation... L'automatisation permet d'établir un workflow et une manière de traiter chaque point du processus selon des paramètres définis. Et comme tout est enregistré avec tous les types de données connexes, cela permet d'améliorer le paramétrage du processus en fonction des inefficacités détectées. La subjectivité est éliminée, les tâches sont résolues en temps réel indépendamment de l'emplacement de chaque acteur du processus et de nombreuses périodes de temps sont transformées en moments.

Comparer efficacement

Souvent, il sera important de pouvoir analyser quels employés sont moins "frugaux" dans leurs déplacements d'entreprise, et il y a beaucoup d'autres variables dans les politiques de dépenses qui doivent être prises en compte. L'automatisation des dépenses des employés permettra d'utiliser des outils d'analyse qui permettent une comparaison objective entre un employé et un autre.

Audits

La possibilité d'activer des alertes contre le risque de fraude dans les frais de déplacement des employés et la bonne tenue des comptes face à un audit externe sont deux bonnes raisons de recourir à l'automatisation, mais nous insistons une fois de plus sur le fait que la possibilité de mesurer et de "voir" ce qui se passe avec ces éléments dans l'entreprise est une pièce maîtresse du jeu car elle permettra d'appliquer la business intelligence si nécessaire à la gestion des entreprises du futur. À partir des conclusions que le personnel d'AP tire des données, suite à de fréquents audits internes, le service des achats obtiendra les lignes directrices qui doivent guider leurs négociations avec les agences de voyage et les fournisseurs, ou encore les responsables des différents départements pourront évaluer la performance de l'action commerciale de leur personnel afin d'optimiser leurs actions.

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