Le secteur de la comptabilité fournisseurs est responsable du traitement des factures reçues de tiers. L'objectif final est la comptabilité, mais pour un pourcentage important de factures, de nombreuses étapes doivent être franchies avant d'en arriver là.
Le traitement d'une facture sans problème, bien qu'exigeant des ressources, peut être relativement simple. Mais les choses se compliquent lorsque la facture pose problème.
Factures avec incidents : Le processus
Le traitement des factures avec incidents représente un coût très élevé pour les entreprises. Le processus implique généralement plusieurs acteurs, parfois issus de secteurs internes disparates, il est coûteux/difficile à contrôler et nécessite des processus très robustes pour éviter de devenir un véritable casse-tête.
La première étape d'un processus efficace de traitement des incidents est l'identification correcte du problème, ce qui permettra d'attribuer la facture à la personne réellement capable de résoudre l'incident.
Cette identification et l'attribution à la personne responsable peuvent être automatisées grâce à l'utilisation d'outils de gestion des flux de travail. outils de flux de travail.
Factures avec incidents : Typologie
Il existe essentiellement trois blocs principaux d'incidents :
- Liées aux contrôles formels du document (fournisseur existant dans la base de données, calculs arithmétiques, duplicité...).
- Vérification/appariement liés (dérivés du résultat de l'appariement pour les factures avec bon de commande, ou ceux résultant du circuit d'approbation pour les factures sans bon de commande)
- liées au processus de comptabilité administrative (et qui seront principalement des questions internes).
La mise en place d'un circuit procédural de résolution des incidents permet de réaliser des économies importantes et de réduire considérablement le coût de traitement des factures.
Sur la base de l'expérience acquise dans les projets d'amélioration et d'externalisation de la comptabilité fournisseurs et de la facturation électronique facturation électronique easyap a développé pour des clients de toutes tailles et de tous secteurs, le tableau ci-dessous montre les types de problèmes les plus courants ainsi que les personnes généralement responsables de leur résolution.
Type d'erreur | Erreur de description | Responsable |
Formel | Fournisseur introuvable | Comptes créditeurs |
Formel | Erreur de validation automatique : calculs arithmétiques | Comptes créditeurs |
Formel | Erreur de validation automatique : date de facturation | Comptes créditeurs |
Formel | Erreur de validation automatique : tva | Comptes créditeurs |
Formel | Erreur de validation automatique : irpf | Comptes créditeurs |
Formel | Duplicata de facture | Comptes créditeurs |
Formel | Fournisseur suspendu | Comptes créditeurs |
Formel | Fournisseur en double | Comptes créditeurs |
Formel | Facture potentiellement en double | Comptes créditeurs |
Formel | Validation automatique des erreurs (avec demande) | Comptes créditeurs |
Formel | La facture est une note de crédit | Comptes créditeurs |
Formel | Enseignants incomplets | Comptes créditeurs |
Formel | Filiale en double | Comptes créditeurs |
Formel | Filiale non trouvée | Comptes créditeurs |
Formel | Erreur de données | Comptes créditeurs |
Formel | Capture d'erreur | Comptes créditeurs |
Formel | Mauvais concept et/ou service | Comptes créditeurs |
Quadrature du cercle | Contrat non trouvé | Comptes créditeurs |
Quadrature du cercle | Ordre non trouvé | Comptes créditeurs |
Quadrature du cercle | Demande non trouvée | Comptes créditeurs |
Quadrature du cercle | Besoin de commander | Comptes créditeurs |
Quadrature du cercle | Erreur de concordance avec la demande d'achat | Comptes créditeurs |
Quadrature du cercle | Erreur de concordance avec le contrat | Comptes créditeurs |
Quadrature du cercle | Contrat suspendu | Achats |
Quadrature du cercle | Commande virtuelle non disponible | Achats |
Quadrature du cercle | Contrat annulé | Achats |
Quadrature du cercle | Contrat expiré | Achats |
Quadrature du cercle | Demande annulée | Achats |
Quadrature du cercle | Certains des ordres référencés ne sont pas actifs. | Achats |
Quadrature du cercle | Ordre non trouvé | Comptes créditeurs |
Quadrature du cercle | La livraison partielle n'est pas prise en charge | Acheteur/Candidat |
Quadrature du cercle | A recevoir | Entrepôt/Demandeur |
Quadrature du cercle | Erreur Montant de la contrepartie | Acheteur/Candidat |
Quadrature du cercle | Erreur d'appariement Montant et unités | Entrepôt/Demandeur |
Quadrature du cercle | Ordre modifié | Achats |
Quadrature du cercle | Erreur de correspondance avec la demande d'achat pour le montant | Acheteur/Candidat |
Quadrature du cercle | Correspondance erronée avec le contrat pour le montant | Acheteur/Candidat |
Quadrature du cercle | Documentation incomplète | Comptes créditeurs |
Quadrature du cercle | Dérogation pour deux lignes provenant de fournisseurs différents | Comptes créditeurs |
Quadrature du cercle | Exception : attente de la réponse du fournisseur | Comptes créditeurs |
Quadrature du cercle | Exception due à un équilibrage incorrect | Comptes créditeurs |
Quadrature du cercle | Exception par ligne de fournisseur dans la campagne | Acheteur/Candidat |
Quadrature du cercle | Erreur de concordance entre les différents impôts | Comptes créditeurs |
Quadrature du cercle | Erreur dans le numéro du bon de livraison | Comptes créditeurs |
Quadrature du cercle | Différence de quantités | Entrepôt/Demandeur |
Quadrature du cercle | Exception pour correspondance incorrecte des demandes d'achat | Acheteur/Candidat |
Quadrature du cercle | Exception en cas de comptabilisation incorrecte d'un contrat | Acheteur/Candidat |
Quadrature du cercle | Demande d'achat post-facture | Acheteur/Candidat |
Quadrature du cercle | Erreur de validation pour les nouveaux taux de TVA | Comptes créditeurs |
Quadrature du cercle | Quadre rejeté | Comptes créditeurs |
Quadrature du cercle | O. d'achat annulé | Achats |
Quadrature du cercle | O. d'achat après facture | Achats |
Quadrature du cercle | Facture non trouvée | Comptes créditeurs |
Quadrature du cercle | Comptabilisation (correspondance incorrecte) | Comptes créditeurs |
Comptable | Exception inconnue | Comptes créditeurs |
Comptable | Erreur de codage | Comptabilité |
Comptable | Approbation du montant non dépassé | Comptabilité |
Comptable | Erreur de conversion du montant | Comptabilité |
Comptable | Comptabilité (comptabilité d'exercice/provision) | Comptabilité |
Comptable | Comptabilisation (erreur de codage) | Comptabilité |
Comptable | Exception pour le contrôle | Comptabilité |
Comptable | Rejet de l'enregistrement ERP | Comptabilité |
Comptable | Dépassement du budget | Comptabilité |
Comptable | Dépassement de budget en cours de période | Comptabilité |
Comptable | Taux de change non existant | Comptabilité |
Comptable | Codage non créé | Comptabilité |
Comptable | Comptabilisation (erreur de données) | Comptabilité |
Comptable | Comptabilisation (saisie des erreurs) | Comptabilité |
Comptable | Détachement (documentation incomplète) | Comptabilité |
Comptable | Détachement (Exception inconnue) | Comptabilité |