Factures avec incidents : typologie

4 septembre 2014 | Gestion des factures

Le secteur de la comptabilité fournisseurs est responsable du traitement des factures reçues de tiers. L'objectif final est la comptabilité, mais pour un pourcentage important de factures, de nombreuses étapes doivent être franchies avant d'en arriver là.

Le traitement d'une facture sans problème, bien qu'exigeant des ressources, peut être relativement simple. Mais les choses se compliquent lorsque la facture pose problème.

Factures avec incidents : Le processus

Le traitement des factures avec incidents représente un coût très élevé pour les entreprises. Le processus implique généralement plusieurs acteurs, parfois issus de secteurs internes disparates, il est coûteux/difficile à contrôler et nécessite des processus très robustes pour éviter de devenir un véritable casse-tête.

La première étape d'un processus efficace de traitement des incidents est l'identification correcte du problème, ce qui permettra d'attribuer la facture à la personne réellement capable de résoudre l'incident.

Cette identification et l'attribution à la personne responsable peuvent être automatisées grâce à l'utilisation d'outils de gestion des flux de travail. outils de flux de travail.

Factures avec incidents : Typologie

Il existe essentiellement trois blocs principaux d'incidents :

  1. Liées aux contrôles formels du document (fournisseur existant dans la base de données, calculs arithmétiques, duplicité...).
  2. Vérification/appariement liés (dérivés du résultat de l'appariement pour les factures avec bon de commande, ou ceux résultant du circuit d'approbation pour les factures sans bon de commande)
  3. liées au processus de comptabilité administrative (et qui seront principalement des questions internes).

La mise en place d'un circuit procédural de résolution des incidents permet de réaliser des économies importantes et de réduire considérablement le coût de traitement des factures.

Sur la base de l'expérience acquise dans les projets d'amélioration et d'externalisation de la comptabilité fournisseurs et de la facturation électronique facturation électronique easyap a développé pour des clients de toutes tailles et de tous secteurs, le tableau ci-dessous montre les types de problèmes les plus courants ainsi que les personnes généralement responsables de leur résolution.

 

Type d'erreur Erreur de description Responsable
Formel Fournisseur introuvable Comptes créditeurs
Formel Erreur de validation automatique : calculs arithmétiques Comptes créditeurs
Formel Erreur de validation automatique : date de facturation Comptes créditeurs
Formel Erreur de validation automatique : tva Comptes créditeurs
Formel Erreur de validation automatique : irpf Comptes créditeurs
Formel Duplicata de facture Comptes créditeurs
Formel Fournisseur suspendu Comptes créditeurs
Formel Fournisseur en double Comptes créditeurs
Formel Facture potentiellement en double Comptes créditeurs
Formel Validation automatique des erreurs (avec demande) Comptes créditeurs
Formel La facture est une note de crédit Comptes créditeurs
Formel Enseignants incomplets Comptes créditeurs
Formel Filiale en double Comptes créditeurs
Formel Filiale non trouvée Comptes créditeurs
Formel Erreur de données Comptes créditeurs
Formel Capture d'erreur Comptes créditeurs
Formel Mauvais concept et/ou service Comptes créditeurs
Quadrature du cercle Contrat non trouvé Comptes créditeurs
Quadrature du cercle Ordre non trouvé Comptes créditeurs
Quadrature du cercle Demande non trouvée Comptes créditeurs
Quadrature du cercle Besoin de commander Comptes créditeurs
Quadrature du cercle Erreur de concordance avec la demande d'achat Comptes créditeurs
Quadrature du cercle Erreur de concordance avec le contrat Comptes créditeurs
Quadrature du cercle Contrat suspendu Achats
Quadrature du cercle Commande virtuelle non disponible Achats
Quadrature du cercle Contrat annulé Achats
Quadrature du cercle Contrat expiré Achats
Quadrature du cercle Demande annulée Achats
Quadrature du cercle Certains des ordres référencés ne sont pas actifs. Achats
Quadrature du cercle Ordre non trouvé Comptes créditeurs
Quadrature du cercle La livraison partielle n'est pas prise en charge Acheteur/Candidat
Quadrature du cercle A recevoir Entrepôt/Demandeur
Quadrature du cercle Erreur Montant de la contrepartie Acheteur/Candidat
Quadrature du cercle Erreur d'appariement Montant et unités Entrepôt/Demandeur
Quadrature du cercle Ordre modifié Achats
Quadrature du cercle Erreur de correspondance avec la demande d'achat pour le montant Acheteur/Candidat
Quadrature du cercle Correspondance erronée avec le contrat pour le montant Acheteur/Candidat
Quadrature du cercle Documentation incomplète Comptes créditeurs
Quadrature du cercle Dérogation pour deux lignes provenant de fournisseurs différents Comptes créditeurs
Quadrature du cercle Exception : attente de la réponse du fournisseur Comptes créditeurs
Quadrature du cercle Exception due à un équilibrage incorrect Comptes créditeurs
Quadrature du cercle Exception par ligne de fournisseur dans la campagne Acheteur/Candidat
Quadrature du cercle Erreur de concordance entre les différents impôts Comptes créditeurs
Quadrature du cercle Erreur dans le numéro du bon de livraison Comptes créditeurs
Quadrature du cercle Différence de quantités Entrepôt/Demandeur
Quadrature du cercle Exception pour correspondance incorrecte des demandes d'achat Acheteur/Candidat
Quadrature du cercle Exception en cas de comptabilisation incorrecte d'un contrat Acheteur/Candidat
Quadrature du cercle Demande d'achat post-facture Acheteur/Candidat
Quadrature du cercle Erreur de validation pour les nouveaux taux de TVA Comptes créditeurs
Quadrature du cercle Quadre rejeté Comptes créditeurs
Quadrature du cercle O. d'achat annulé Achats
Quadrature du cercle O. d'achat après facture Achats
Quadrature du cercle Facture non trouvée Comptes créditeurs
Quadrature du cercle Comptabilisation (correspondance incorrecte) Comptes créditeurs
Comptable Exception inconnue Comptes créditeurs
Comptable Erreur de codage Comptabilité
Comptable Approbation du montant non dépassé Comptabilité
Comptable Erreur de conversion du montant Comptabilité
Comptable Comptabilité (comptabilité d'exercice/provision) Comptabilité
Comptable Comptabilisation (erreur de codage) Comptabilité
Comptable Exception pour le contrôle Comptabilité
Comptable Rejet de l'enregistrement ERP Comptabilité
Comptable Dépassement du budget Comptabilité
Comptable Dépassement de budget en cours de période Comptabilité
Comptable Taux de change non existant Comptabilité
Comptable Codage non créé Comptabilité
Comptable Comptabilisation (erreur de données) Comptabilité
Comptable Comptabilisation (saisie des erreurs) Comptabilité
Comptable Détachement (documentation incomplète) Comptabilité
Comptable Détachement (Exception inconnue) Comptabilité

 

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