ERP dans les entreprises : un changement n'est pas incompatible avec l'amélioration continue de la PA

15 avril 2016 | Gestion des factures

En moyenne, les entreprises changent de système ERP tous les 8 ans. L'une des tâches les plus fastidieuses dans l'analyse de l'adaptation au nouveau système est le processus des factures d'achat et de fournisseur ou des comptes fournisseurs (AP). Le simple processus d'enregistrement des factures représente en moyenne 18 % du temps de mise en œuvre. Beaucoup de temps a été consacré à l'adaptation au nouveau système d'un processus manuel et imparfait, répété pendant des années en vertu de l'exigence "nous enregistrons les factures de cette manière". En bref, de nouveaux noms de transactions et des interfaces plus attrayantes, mais des processus ancestraux identiques. Il est donc très important de ne pas perdre de vue le processus AP lors du changement d'ERP dans les entreprises.

Qu'est-ce que l'ERP dans une entreprise ?

L'ERP (Enterprise Resource Planning) est un ensemble de systèmes d'information qui permet l'intégration de certaines opérations d'une entreprise, notamment celles liées à la production, à la logistique, à l'inventaire, à l'expédition et à la comptabilité.

Passage à l'ERP dans les entreprises

Outre cette pratique courante de modification des ERP dans les entreprises, les fabricants de première génération continuent d'accorder une attention insuffisante au processus d'enregistrement des factures entrantes et, dans de nombreux cas, ne disposent pas de technologies telles que la facturation électronique ou la numérisation certifiée, et lorsqu'ils en disposent, elles nécessitent des développements supplémentaires et sont le fruit d'une collaboration avec des entreprises tierces et à des coûts qui rendent leur acquisition difficile pour de nombreuses entreprises.

La preuve que le processus de facturation ne s'améliore pas avec la mise en œuvre des ERP est qu'au cours des 10 dernières années, la productivité du service de comptabilité fournisseurs est passée de 10 000 factures par ETP de la comptabilité fournisseurs à 10 500 en 2015, ce qui n'est absolument pas pertinent.

Au cours de nos 20 années d'expérience dans l'automatisation du processus de facturation, nous avons souvent vu des entreprises reléguer l'amélioration du processus de comptabilité fournisseurs à l'achèvement de leur projet de mise en œuvre de l'ERP, en bref, ne rien changer pour que rien ne change..... Jusqu'à la prochaine migration.

ERP dans les entreprises : avantages de l'amélioration du processus de PA

La mise en œuvre d'une solution optimale de traitement des factures AP, indépendante de l'ERP mais totalement interconnectée, présente des avantages à de nombreux égards :

- Productivité et efficacité

- Indépendance du processus de facturation par rapport aux contraintes technologiques de l'ERP mis en place.

- Adoption de nouvelles technologies et adaptation aux changements réglementaires.

- Il favorise l'externalisation des tâches sans enfreindre les règles de sécurité des systèmes d'entreprise.

La mise en œuvre d'un processus de PA spécialisé permet d'augmenter la productivité de manière spectaculaire, avec des niveaux de productivité de 60 000 ou 70 000 (voire le double), en fonction du processus, tout à fait réalisables. L'utilisation de technologies telles que la facture électronique, le flux de travail des factures et les mécanismes de comptabilisation automatique pour la comptabilisation des factures fournisseurs rendent le processus plus robuste. L'automatisation des tâches de rapprochement (comparaison des factures avec les commandes et/ou les reçus) et de codification (attribution de comptes et de critères analytiques) contribue à l'augmentation de la productivité.

En outre, l'automatisation des processus spécialisés réduit considérablement les délais de mise en œuvre de l'ERP, qui passent de 18 % du temps moyen de mise en œuvre à 2 %-3 %.

L'ERP d'entreprise est la dernière étape du processus de traitement des factures. Il est possible d'avoir un processus robuste, automatisé et efficace indépendamment de l'ERP et des changements que subit le système comptable.

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