El área de Cuentas por Pagar es la encargada de la tramitación de las facturas recibidas de terceros. El fin último es la contabilización, pero en un porcentaje significativo de facturas, llegar a ese punto requiere haber dado muchos pasos antes.
La tramitación de una factura sin incidencias, aunque costosa en recursos, puede ser relativamente sencilla. Pero todo se complica cuando la factura presenta algún tipo de problema.
Facturas con incidencias: El proceso
La tramitación de las facturas con incidencias supone un elevadísimo coste para las empresas. El proceso implica normalmente a varios actores, en ocasiones de áreas internas dispares, es de costoso/difícil seguimiento y va a necesitar de procesos muy robustos para no convertirse en un verdadero dolor de cabeza.
El primer paso de un proceso eficiente para la tramitación de incidencias es la correcta identificación del problema, lo que permitirá la asignación de la factura a quién de verdad tenga capacidad para resolver la incidencia.
Esta identificación y la asignación al responsable pueden automatizarse mediante el uso de herramientas de workflow.
Facturas con incidencias: Tipología
Fundamentalmente hay tres grandes bloques de incidencias:
- Relacionadas con comprobaciones formales del documento (proveedor existente en la base de datos, cálculos aritméticos, duplicidad…)
- Relacionadas con la verificación/comparación (derivadas del resultado del matching para las facturas con pedido, o las resultantes del circuito de aprobación en las facturas sin pedido)
- Relacionadas con el proceso administrativo contable (y que serán temas básicamente internos).
Disponer de un circuito procedimentado en la resolución de las incidencias va a suponer significativos ahorros y una considerable reducción del coste de tramitación de facturas.
En base a la experiencia en los proyectos de mejora y externalización de cuentas por pagar y factura electrónica que easyap desarrolla en clientes de todo tamaño y sector, se ha elaborado la tabla presentada más abajo con los tipos de problemas más comunes así como el responsable habitual de su resolución.
| Tipología error | Descripción error | Responsable |
| Formal | Proveedor no encontrado | Cuentas por pagar |
| Formal | Error validaciones automáticas: cálculos aritméticos | Cuentas por pagar |
| Formal | Error validaciones automáticas: fecha factura | Cuentas por pagar |
| Formal | Error validaciones automáticas: iva | Cuentas por pagar |
| Formal | Error validaciones automáticas: irpf | Cuentas por pagar |
| Formal | Factura duplicada | Cuentas por pagar |
| Formal | Proveedor suspendido | Cuentas por pagar |
| Formal | Proveedor duplicado | Cuentas por pagar |
| Formal | Factura potencialmente duplicada | Cuentas por pagar |
| Formal | Error validaciones automáticas (con ped.) | Cuentas por pagar |
| Formal | La factura es un abono | Cuentas por pagar |
| Formal | Maestros incompletos | Cuentas por pagar |
| Formal | Filial duplicada | Cuentas por pagar |
| Formal | Filial no encontrada | Cuentas por pagar |
| Formal | Error datos | Cuentas por pagar |
| Formal | Error captura | Cuentas por pagar |
| Formal | Concepto y/o depart. erroneos | Cuentas por pagar |
| Cuadre-Matching | Contrato no encontrado | Cuentas por pagar |
| Cuadre-Matching | Pedido no encontrado | Cuentas por pagar |
| Cuadre-Matching | Requisición no encontrada | Cuentas por pagar |
| Cuadre-Matching | Necesita pedido | Cuentas por pagar |
| Cuadre-Matching | Error de cotejo con la requisición | Cuentas por pagar |
| Cuadre-Matching | Error de cotejo con el contrato | Cuentas por pagar |
| Cuadre-Matching | Contrato suspendido | Compras |
| Cuadre-Matching | Pedido virtual no disponible | Compras |
| Cuadre-Matching | Contrato cancelado | Compras |
| Cuadre-Matching | Contrato caducado | Compras |
| Cuadre-Matching | Requisición cancelada | Compras |
| Cuadre-Matching | Alguno de los pedidos referenciados no está activo | Compras |
| Cuadre-Matching | Pedido no encontrado | Cuentas por pagar |
| Cuadre-Matching | Entrega parcial no soportada | Comprador/Solicitante |
| Cuadre-Matching | Falta recepcionar | Almacén/Solicitante |
| Cuadre-Matching | Error Matching Importe | Comprador/Solicitante |
| Cuadre-Matching | Error Matching Importe y unidades | Almacén/Solicitante |
| Cuadre-Matching | Pedido modificado | Compras |
| Cuadre-Matching | Error cotejo con requisición por importe | Comprador/Solicitante |
| Cuadre-Matching | Error cotejo con contrato por importe | Comprador/Solicitante |
| Cuadre-Matching | Documentación incompleta | Cuentas por pagar |
| Cuadre-Matching | Excepción por dos líneas de proveedor distinto | Cuentas por pagar |
| Cuadre-Matching | Excepción: esperando respuesta proveedor | Cuentas por pagar |
| Cuadre-Matching | Excepción por cuadre incorrecto | Cuentas por pagar |
| Cuadre-Matching | Excepción por línea de proveedor en campaña | Comprador/Solicitante |
| Cuadre-Matching | Error matching ivas diferentes | Cuentas por pagar |
| Cuadre-Matching | Error en número de albarán | Cuentas por pagar |
| Cuadre-Matching | Diferencia en las cantidades | Almacén/Solicitante |
| Cuadre-Matching | Excepción por cuadre incorrecto de requisición | Comprador/Solicitante |
| Cuadre-Matching | Excepción por cuadre incorrecto de contrato | Comprador/Solicitante |
| Cuadre-Matching | Requisición posterior a factura | Comprador/Solicitante |
| Cuadre-Matching | Error de validaciones por nuevos tipos de IVA | Cuentas por pagar |
| Cuadre-Matching | Cuadre rechazado | Cuentas por pagar |
| Cuadre-Matching | O. de compra cancelada | Compras |
| Cuadre-Matching | O. de compra posterior a factura | Compras |
| Cuadre-Matching | Factura no encontrada | Cuentas por pagar |
| Cuadre-Matching | Contabilización (matching incorrecto) | Cuentas por pagar |
| Contable | Excepción desconocida | Cuentas por pagar |
| Contable | Error codificación | Contabilidad |
| Contable | Aprobación por importe no superada | Contabilidad |
| Contable | Error conversión importe | Contabilidad |
| Contable | Contabilización (Periodificación/Provisión) | Contabilidad |
| Contable | Contabilización (Error codificación) | Contabilidad |
| Contable | Excepción para Control | Contabilidad |
| Contable | Contabilización ERP rechazada | Contabilidad |
| Contable | Presupuesto excedido | Contabilidad |
| Contable | Presupuesto excedido en periodo | Contabilidad |
| Contable | Tipo de cambio no existente | Contabilidad |
| Contable | Codificación no creada | Contabilidad |
| Contable | Contabilización (Error datos) | Contabilidad |
| Contable | Contabilización (Error captura) | Contabilidad |
| Contable | Contabilización (Documentación incompleta) | Contabilidad |
| Contable | Contabilización (Excepción desconocida) | Contabilidad |
