Facturas con incidencias: tipología

Sep 4, 2014 | Workflow de facturas

El área de Cuentas por Pagar es la encargada de la tramitación de las facturas recibidas de terceros. El fin último es la contabilización, pero en un porcentaje significativo de facturas, llegar a ese punto requiere haber dado muchos pasos antes.

La tramitación de una factura sin incidencias, aunque costosa en recursos, puede ser relativamente sencilla. Pero todo se complica cuando la factura presenta algún tipo de problema.

Facturas con incidencias: El proceso

La tramitación de las facturas con incidencias supone un elevadísimo coste para las empresas. El proceso implica normalmente a varios actores, en ocasiones de áreas internas dispares, es de costoso/difícil seguimiento y va a necesitar de procesos muy robustos para no convertirse en un verdadero dolor de cabeza.

El primer paso de un proceso eficiente para la tramitación de incidencias es la correcta identificación del problema, lo que permitirá la asignación de la factura a quién de verdad tenga capacidad para resolver la incidencia.

Esta identificación y la asignación al responsable pueden automatizarse mediante el uso de herramientas de workflow.

Facturas con incidencias: Tipología

Fundamentalmente hay tres grandes bloques de incidencias:

  1. Relacionadas con comprobaciones formales del documento (proveedor existente en la base de datos, cálculos aritméticos, duplicidad…)
  2. Relacionadas con la verificación/comparación (derivadas del resultado del matching para las facturas con pedido, o las resultantes del circuito de aprobación en las facturas sin pedido)
  3. Relacionadas con el proceso administrativo contable (y que serán  temas básicamente internos).

Disponer de un circuito procedimentado en la resolución de las incidencias va a suponer significativos ahorros y una considerable reducción del coste de tramitación de facturas.

En base a la experiencia en los proyectos de mejora y externalización de cuentas por pagar y factura electrónica que easyap desarrolla en clientes de todo tamaño y sector, se ha elaborado la tabla presentada más abajo con los tipos de problemas más comunes así como el responsable habitual de su resolución.

 

Tipología error Descripción error Responsable
Formal Proveedor no encontrado Cuentas por pagar
Formal Error validaciones automáticas: cálculos aritméticos Cuentas por pagar
Formal Error validaciones automáticas: fecha factura Cuentas por pagar
Formal Error validaciones automáticas: iva Cuentas por pagar
Formal Error validaciones automáticas: irpf Cuentas por pagar
Formal Factura duplicada Cuentas por pagar
Formal Proveedor suspendido Cuentas por pagar
Formal Proveedor duplicado Cuentas por pagar
Formal Factura potencialmente duplicada Cuentas por pagar
Formal Error validaciones automáticas (con ped.) Cuentas por pagar
Formal La factura es un abono Cuentas por pagar
Formal Maestros incompletos Cuentas por pagar
Formal Filial duplicada Cuentas por pagar
Formal Filial no encontrada Cuentas por pagar
Formal Error datos Cuentas por pagar
Formal Error captura Cuentas por pagar
Formal Concepto y/o depart. erroneos Cuentas por pagar
Cuadre-Matching Contrato no encontrado Cuentas por pagar
Cuadre-Matching Pedido no encontrado Cuentas por pagar
Cuadre-Matching Requisición no encontrada Cuentas por pagar
Cuadre-Matching Necesita pedido Cuentas por pagar
Cuadre-Matching Error de cotejo con la requisición Cuentas por pagar
Cuadre-Matching Error de cotejo con el contrato Cuentas por pagar
Cuadre-Matching Contrato suspendido Compras
Cuadre-Matching Pedido virtual no disponible Compras
Cuadre-Matching Contrato cancelado Compras
Cuadre-Matching Contrato caducado Compras
Cuadre-Matching Requisición cancelada Compras
Cuadre-Matching Alguno de los pedidos referenciados no está activo Compras
Cuadre-Matching Pedido no encontrado Cuentas por pagar
Cuadre-Matching Entrega parcial no soportada Comprador/Solicitante
Cuadre-Matching Falta recepcionar Almacén/Solicitante
Cuadre-Matching Error Matching Importe Comprador/Solicitante
Cuadre-Matching Error Matching Importe y unidades Almacén/Solicitante
Cuadre-Matching Pedido modificado Compras
Cuadre-Matching Error cotejo con requisición por importe Comprador/Solicitante
Cuadre-Matching Error cotejo con contrato por importe Comprador/Solicitante
Cuadre-Matching Documentación incompleta Cuentas por pagar
Cuadre-Matching Excepción por dos líneas de proveedor distinto Cuentas por pagar
Cuadre-Matching Excepción: esperando respuesta proveedor Cuentas por pagar
Cuadre-Matching Excepción por cuadre incorrecto Cuentas por pagar
Cuadre-Matching Excepción por línea de proveedor en campaña Comprador/Solicitante
Cuadre-Matching Error matching ivas diferentes Cuentas por pagar
Cuadre-Matching Error en número de albarán Cuentas por pagar
Cuadre-Matching Diferencia en las cantidades Almacén/Solicitante
Cuadre-Matching Excepción por cuadre incorrecto de requisición Comprador/Solicitante
Cuadre-Matching Excepción por cuadre incorrecto de contrato Comprador/Solicitante
Cuadre-Matching Requisición posterior a factura Comprador/Solicitante
Cuadre-Matching Error de validaciones por nuevos tipos de IVA Cuentas por pagar
Cuadre-Matching Cuadre rechazado Cuentas por pagar
Cuadre-Matching O. de compra cancelada Compras
Cuadre-Matching O. de compra posterior a factura Compras
Cuadre-Matching Factura no encontrada Cuentas por pagar
Cuadre-Matching Contabilización (matching incorrecto) Cuentas por pagar
Contable Excepción desconocida Cuentas por pagar
Contable Error codificación Contabilidad
Contable Aprobación por importe no superada Contabilidad
Contable Error conversión importe Contabilidad
Contable Contabilización (Periodificación/Provisión) Contabilidad
Contable Contabilización (Error codificación) Contabilidad
Contable Excepción para Control Contabilidad
Contable Contabilización ERP rechazada Contabilidad
Contable Presupuesto excedido Contabilidad
Contable Presupuesto excedido en periodo Contabilidad
Contable Tipo de cambio no existente Contabilidad
Contable Codificación no creada Contabilidad
Contable Contabilización (Error datos) Contabilidad
Contable Contabilización (Error captura) Contabilidad
Contable Contabilización (Documentación incompleta) Contabilidad
Contable Contabilización (Excepción desconocida) Contabilidad

 

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