Les clés de l'approbation effective des factures

22 oct. 2014 | Flux de factures

Dans les processus d'achat, il n'y a généralement pas de cycle d'approbation des factures, car il y a généralement une pré-approbation/val de la commande et une séparation des fonctions dans le processus entrant. Dans ces processus de factures avec bon de commande, comme nous l'avons indiqué dans notre article précédent , l'enregistrement des factures se fait après la contre-commande, quadrant à 2 ou 3 voies.

Au contraire, dans les processus généraux où il n'y a pas de commande "formelle", il est nécessaire que le bien ou le service soit accepté.

Flux de factures : approbation électronique des factures

Actuellement, les processus d'approbation manuels sont inutilisés en raison des coûts opérationnels élevés qu'ils impliquent, de leur lenteur et des lacunes de contrôle qu'ils présentent. L'utilisation d'outils de gestion des factures est la meilleure option lorsqu'il s'agit d'automatiser le processus des factures non commandées.

L'amélioration du processus doit couvrir toutes les étapes, du codage comptable à l'acceptation du document dans l'ERP et à la comptabilisation.

Recommandations pour le processus d'approbation des factures électroniques

Afin de rendre la tâche d'approbation électronique aussi efficace que possible, nous devons tenir compte des recommandations suivantes :

- Critères d'approbation. Toutes les factures ne suivent pas les mêmes critères d'approbation, par exemple une facture de frais généraux est généralement approuvée en fonction du centre de coûts qui a engagé la dépense, tandis qu'une facture d'actif est généralement approuvée en fonction de la nature de l'actif. C'est pourquoi de multiples critères doivent être disponibles pour la configuration des règles d'approbation, dont certains proviennent des informations contenues dans la facture et d'autres de sources externes ou d'étapes précédentes du processus telles que le codage.

Parmi ces critères, on peut citer : compte comptable ou nature de la dépense, centre de coût d'affectation, montant de la facture, concept, fournisseur, demandeur, service, etc.

- Validation de la facture. La personne habilitée à approuver la facture n'est pas toujours celle qui sait si elle est conforme au service fourni. Il est fortement recommandé d'avoir la possibilité d'inclure des validateurs, statiques ou dynamiques si nécessaire, pour certifier que la facture est adaptée au service reçu. Un validateur est un acteur dont la participation est commode mais n'est ni obligatoire ni contraignante.

-Hiérarchie d'approbation. Il est fréquent que les politiques d'approbation interne soient complexes et varient en fonction de la nature des dépenses, des montants engagés, etc. Pour couvrir toutes ces situations, il est nécessaire de pouvoir configurer des règles avec des niveaux d'approbation parallèles, séquentiels, regroupés et groupés. En outre, la possibilité d'avoir la fonctionnalité d'approbation déléguée (au nom de) est très utile comme sauvegarde du processus des principaux participants lorsqu'il s'agit de couvrir des imprévus tels que des absences et des périodes de vacances imprévues.

- Traçabilité des événements. Du point de vue de l'audit et afin d'améliorer le contrôle interne, il est nécessaire que chacun des événements pour lesquels la facture évolue tout au long du processus soit enregistré avec un horodatage et la personne qui en est responsable.

Toutes ces recommandations peuvent ne pas être valables ou peuvent devenir obsolètes si votre configuration est complexe. Lors du choix d'un outil de traitement des factures, il convient de tenir compte de la difficulté d'adaptation aux changements organisationnels et de savoir si la configuration de l'outil nécessite des connaissances techniques/informatiques.

La simplicité de la configuration et le fait que les modifications peuvent être effectuées par du personnel "non informatique" doivent être l'un des points à prendre en compte.

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