La numérisation des factures est-elle la solution au problème du PA ?

Mar 28, 2016 | Facturation électronique

Parmi toutes les initiatives prises pour améliorer le processus de traitement des factures fournisseurs, il en est une qui a une longueur d'avance : la numérisation des factures.

Que signifie la numérisation des factures ?

La numérisation des factures consiste essentiellement à transférer les données de vos factures papier dans un environnement électronique.

Et c'est certes une bonne mesure, mais nettement incomplète si elle n'est pas accompagnée d'autres solutions. La numérisation permet de travailler avec des images et des données (il est entendu qu'en plus de la numérisation, on procède à l'extraction des données). En outre, si la numérisation est certifiée, le document numérique peut être rendu pleinement valide en éliminant l'original.

Pour exploiter ces informations, il est alors nécessaire de disposer d'applications qui permettent de : déterminer les circuits d'approbation, aider à l'automatisation de l'imputation comptable, rapprocher les factures des commandes/feuillets, rediriger la gestion des incidents, éliminer la saisie des données dans le système comptable... Et rappelons que l'utilisation des factures électroniques dans différents formats (ceux qui contiennent déjà les données et sont légalement valides) se répand de plus en plus et le jour viendra où l'utilisation du papier sera résiduelle.

Outils de numérisation des factures

Le paragraphe précédent indique que la numérisation implique de travailler avec des images et des données, et qu'il est nécessaire de convertir les factures papier ou pdf en images et/ou en données :

  1. Scanners pour l'imagerie papier : ils nécessitent un investissement en matériel et une maintenance qui ne sont pas bon marché.
  2. un logiciel de reconnaissance optique des caractères ( OCR ) pour extraire les données de ces images : En plus d'être coûteux à l'achat et à l'entretien, il nécessite le dévouement permanent de spécialistes pour sa configuration et sa maintenance.

Il s'agit d'applications très puissantes mais très spécifiques avec une multitude d'astuces et d'adaptations à faire pour obtenir des résultats significatifs. En résumé, il s'agit d'un investissement qui nécessite une analyse très détaillée car le coût est très élevé (bien plus que les chiffres initiaux) et qui donnera des résultats à partir d'un nombre très élevé de factures papier et/ou pdf. Par ailleurs, la tendance est de réduire le nombre de factures papier et de les remplacer par des pdf (où seule l'extraction des données est nécessaire) ou directement par des factures électroniques (données ne nécessitant pas d'images ou d'extraction).

Pour obtenir un plus grand succès, d'autres éléments doivent être ajoutés à la numérisation des factures: la capacité de traitement des factures électroniques, flux de travail des facturesSans ces considérations supplémentaires, la numérisation sera une solution incomplète.

La conclusion est que la numérisation des factures n'est pas une solution en soi. C'est une des premières étapes de l'amélioration du processus de PA pour un type de facture spécifique, mais elle nécessite d'autres solutions complémentaires pour réellement améliorer le processus de manière efficace. En ce qui concerne le modèle de mise en œuvre, si vous n'avez pas un volume représentatif de factures supérieur à 250 000-300 000, l'externalisation de cette phase du processus, ainsi que l'automatisation du rapprochement, du codage, de la résolution des exceptions et de l'approbation, est l'option la plus rentable. En outre, un modèle externalisé auprès d'entreprises expertes qui gèrent l'ensemble du cycle du processus garantit des délais de mise en œuvre plus courts et une indépendance par rapport aux changements réglementaires et technologiques.

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