Entre todas las iniciativas que se están tomando para la mejora del proceso de tramitación de facturas de proveedores, hay una que lleva ventaja sobre el resto: la digitalizar facturas.
¿Qué significa la digitalizar facturas?
Digitalizar facturas es, basicamente, un proceso por el que se trasladan los datos de su factura en papel a un entorno electrónico.
Y sin duda es una buena medida, pero claramente incompleta si no va acompañada de otras soluciones. Digitalizar permite trabajar con imágenes y con datos (se entiende que además de digitalizar se realiza extracción de datos). Adicionalmente si se realiza digitalización certificada se puede dotar de total validez al documento digital desechando el original.
Para hacer uso de esa información hay que disponer luego de aplicaciones que permitan: determinar rutas de aprobación, ayudar en la automatización de la imputación contable, hacer cuadre de facturas (matching) contra pedido/albaranes, redireccionar la gestión de incidencias, eliminar la entrada de datos en el sistema contable…Y recordemos que el uso de facturas electrónicas en muy diversos formatos (aquellas que ya contienen los datos y son legalmente válidos) está cada vez más extendido y llegará el día en el que el uso del papel será residual.
Herramientas de digitalización de facturas
En el párrafo anterior se indica que digitalizar supone trabajar con imágenes y datos, y para poder convertir las facturas papel o pdf en imágenes y/o datos es necesario:
- Escáneres para obtener imágenes del papel: Requiere una inversión en hardware y un mantenimiento del mismo que no resulta barato.
- Software de OCR (Optical Character recognition) para de esas imágenes extractar los datos: Además de ser caro en su adquisición y mantenimiento, exige dedicación permanente de especialistas para su configuración y mantenimiento.
Son aplicaciones muy potentes pero muy específicas con multitud de triquiñuelas y adaptaciones a realizar para obtener resultados significativos. El resumen es que se trata de una inversión que requiere un análisis muy detallado pues el coste es muy elevado (bastante mayor al resultante de los números iniciales) y que reportará resultados a partir de un número de facturas papel y/o pdf muy elevado. A esto hay que añadir que la tendencia es la reducción de las facturas papel y su sustitución por pdf (siendo solo necesaria la extracción de datos) o directamente facturas electrónicas (datos que no requieren imagen ni extracción).
Para conseguir mayores logros hay que añadir otros elementos a la digitalización de facturas: capacidad de tramitación de factura electrónica, workflows de facturas, motores de cuadre, gestión de incidencias, conexión con sistemas contables…sin estas consideraciones adicionales, la digitalización supondrá una solución incompleta.
La conclusión es que digitalizar facturas no es una solución en sí misma. Es una de las primeras fases para la mejora del proceso de AP para un tipo de facturas específico, pero que necesita de otras soluciones complementarias para obtener realmente una mejora eficiente del proceso. En cuanto al modelo de implementación si no se cuenta con un volumen de facturas representativo, superior a 250.000 – 300.000, la externalización de esta fase del proceso y conjuntamente con la automatización del cuadre, codificación, resolución de excepciones y aprobación es la opción más rentable. Adicionalmente un modelo externalizado en compañías expertas que gestionan todo el ciclo del proceso garantiza tiempos de implementación más aquilatados e independencia de los cambios normativos y tecnológicos.
