Le service des comptes fournisseurs reçoit les factures sous toutes les formes et dans tous les formats possibles et imaginables. Dans cet article, nous analysons les factures de plusieurs pages qui nécessitent un traitement individualisé et détaillé des informations qu'elles contiennent.
Les grosses factures comportant de nombreuses lignes nécessitent un traitement individualisé et peuvent être très coûteuses tant pour l'émetteur - puisqu'elles sont susceptibles d'être payées en retard - que pour le destinataire - puisqu'elles présentent certains problèmes de traitement. Normalement, ces factures, sont du circuit des factures à ordre pour l'achat de biens matériels (inventaires). Les erreurs dans les factures volumineuses sont très fréquentes dans les entreprises.
Erreurs de facturation
Factures avec commande
Le circuit des factures avec commande est celui dans lequel il existe un élément auquel les données de la facture sont comparées. Après ce travail de conformation/concordance, nous voyons des factures qui ne présentent aucune différence et d'autres avec des divergences entre la commande et la facture ou la réception des marchandises. Les factures qui ne présentent aucune différence dans ce rapprochement (soit à double sens : facture vs commande ou bon de livraison, soit à triple sens : facture vs commande vs bon de livraison), seront enregistrées directement dans le système comptable et/ou opérationnel. Les factures présentant des différences nécessiteront un traitement d'exception, dont la complexité augmentera de manière exponentielle en fonction du nombre de lignes.
Dans chacune de ces lignes de la facture, il y a des informations sur la commande, le bon de livraison, la référence du produit, les unités, les montants, la date de livraison... Ces informations sont pertinentes et nécessaires pour faire des comparaisons. Il est très détaillé et nécessite une capacité d'analyse et de comparaison.
Erreurs de facturation : facturation électronique, scanning et OCR
Avec l'utilisation de la facturation électroniqueou de la numérisation et de la reconnaissance optique de caractères ( OCR ) des factures papier, les erreurs dans les factures dérivées du traitement des lignes sont réduites, puisque dans le premier cas, les erreurs de saisie manuelle sont éliminées et, dans le second cas, elles sont minimisées. Cependant, l'extraction des données des factures ne résout pas le problème, à moins qu'un mécanisme de rapprochement automatique ne soit disponible pour simplifier ces tâches de comparaison. Sans cette capacité technologique d'appariement automatique par le récepteur, l'évolution du processus est compromise.
Outils de mise en correspondance automatique et de flux de travail
Pour le destinataire de la facture, plus il y a de lignes dans l'une de ces factures, plus cela implique de travail pour le service comptabilité fournisseurs, car plus il y a de contrôles à effectuer, plus la probabilité qu'il y ait une différence quelconque et donc une erreur dans la facture qui nécessite un traitement supplémentaire est grande. Ainsi, le coût de traitement de ces factures est d'autant plus élevé que le nombre de lignes est important. L'utilisation de moteurs de rapprochement automatique et de flux de travail pour la résolution des exceptions sont des outils indispensables pour évoluer vers des processus efficaces dans le traitement des factures avec commandes.
Pour l'émetteur de la facture, la pratique montre que les factures sont traitées dans leur intégralité, c'est-à-dire que la facture doit être correcte à 100 % pour être enregistrée et payée. Laquelle des deux parties (acheteur et vendeur) bénéficie de l'arrêt d'une facture de 400 lignes en raison d'une erreur dans l'une d'entre elles ? Une facture correcte à 99 % ne suffit pas pour être enregistrée et payée.
Le solde : deux commandes ou moins par facture
Il y a donc de multiples éléments à prendre en compte dans les deux acteurs du processus : restrictions des systèmes de facturation, économies dans l'émission des factures, coût de réception et de traitement de la facture, retards dans l'encaissement/paiement pour les factures erronées... Mais d'après notre expérience dans des projets de tous secteurs, avec des entreprises de toutes tailles et en collaborant avec nos clients tant dans l'émission que dans la réception des factures, nous pouvons affirmer que l'équilibre est généralement obtenu dans la relation : deux commandes ou moins par facture, n'étant plus aussi pertinent le nombre de lignes et de bons de livraison de cette commande.
Une telle relation implique déjà de limiter l'opération à la transaction commerciale spécifique, avec un nombre réduit de participants (plus il y a de commandes, plus il y a d'acheteurs) et avec un nombre potentiel de problèmes limité à ceux qui découlent d'une seule commande ou d'un nombre réduit de commandes. En cas d'incident, son traitement est plus simple et, dans les systèmes de facturation, il constitue généralement une variable valable pour l'émission des factures. C'est donc la situation la plus équilibrée pour les parties et celle qui présente généralement le moins de désagréments et d'erreurs dans les factures.
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