Progrès, développement, innovation, avant-garde, futur… Tous ces adjectifs peuvent être associés à ce processus si intéressant que nous appelons transformation numérique. Un processus qui impacte tous les domaines de la société. Cependant, la numérisation pose également des défis et des enjeux chaque jour. À la lumière de cela, de nouveaux outils et concepts techniques émergent, que nous mettons du temps à assimiler et à maîtriser. L’un d’eux est celui que nous abordons dans cet article : Qu’est-ce que l’UBL ? Pourquoi prend-il tant d’importance ces derniers temps ? Et, en ce qui concerne easyap, quelle est sa relation et son importance dans la facturation électronique ? Nous l’expliquons en répondant aux questions les plus fréquentes.
Qu’est-ce que l’UBL ?
Comme c’est souvent le cas lorsque nous parlons de technologie, les anglicismes sont des termes à la fois globaux et fréquents. En même temps, il est également très courant de rencontrer des acronymes. Et au moment de définir ce qu’est l’UBL, nous rencontrons les deux. Ainsi, UBL est l’acronyme de Universal Business Language.
Cependant, il nous intéresse davantage d’établir ce qu’est l’UBL au niveau technique. En ce sens, nous parlons d’un standard qui a été créé et développé pour l’échange de documents électroniques. Plus précisément, l’UBL est utilisé pour les factures, les bons de livraison, les commandes, etc., au format électronique et entre différents systèmes et organisations.
Il est conçu pour les industries numériques, c’est-à-dire pour quiconque veut avoir un avenir et survivre. Son utilisation est de plus en plus courante et, dans de nombreux cas, obligatoire. Surtout si l’on parle du B2G (Business to Governments), car un grand nombre de pays n’autorisent la facturation électronique que pour toute opération avec l’Administration Publique.
Revenons aux aspects les plus techniques de l’UBL, le format UBL est basé sur le standard commercial extensible markup language. Ce nouvel anglicisme est ce que nous connaissons le plus couramment sous le nom de XML. Il contribue à automatiser et simplifier les processus métier. C’est pourquoi l’UBL a été implémenté dans plusieurs pays et est actuellement considéré comme le standard international pour la facturation électronique.
Quand est-il né et dans quel but ?
Pour bien comprendre ce qu’est l’UBL aujourd’hui, vous devez savoir comment il a été créé, dans quel contexte et qui l’a propulsé. Ainsi, il est né à la fin de l’année 2002, bien que sa première version ait été lancée en 2003. Depuis lors, comme tout système, protocole, standard ou outil numérique, l’UBL n’a cessé d’être mis à jour et optimisé selon les besoins du marché et des entreprises. Actuellement, sa dernière version est la 2.3.
Quant à savoir qui l’a créé et dans quel but, le langage UBL a été développé par la célèbre organisation OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards). Concrètement, ce fut le résultat d’un effort collaboratif de plusieurs organisations. Le projet a été mené par OASIS et l’objectif fixé était de standardiser l’échange sécurisé de documents commerciaux numériques au sein du tissu économique.
Qui gère l’UBL actuellement ?
Comme nous l’avons mentionné, l’UBL a été développé par OASIS. Cette organisation, créée en 1993 avec des membres du monde entier, est un consortium mondial à but non lucratif. Son équipe comprend des entreprises, des gouvernements et d’autres associations à but non lucratif avec lesquels elle collabore à la création et à la promotion de standards ouverts pour les technologies de l’information.
Actuellement, OASIS continue de gérer et d’assurer toute la maintenance de l’UBL. Cependant, le succès rencontré par le format UBL dans le domaine de la facturation électronique a conduit de nombreux gouvernements à le rendre obligatoire et à participer aux processus de développement du standard.
Comment fonctionne l’Universal Business Language ?
Si nous abordons la partie plus technique de l’UBL, nous avons déjà avancé ce qu’est un langage XML. C’est-à-dire, un langage de balisage.Pour que ceux qui n’ont pas de connaissances approfondies en technologie le comprennent, un langage de balisage permet de structurer et de décrire certaines informations et données afin qu’elles puissent être reconnues par un logiciel.De même, avec l’UBL, des documents sont créés dans des formats lisibles par les ordinateurs et autres appareils.
En fait, l’utilisation de l’UBL est si simple qu’elle ne comporte que deux étapes faciles :
- Vous créez un document UBL en utilisant le format XML.Il enregistre les informations commerciales d’une opération. C’est-à-dire les informations obligatoires et les données qu’une facture doit inclure.
- Une fois le document créé vous pouvez l’envoyer à un autre logiciel via un réseau privé en utilisant des protocoles sécurisés.De plus, compte tenu des avancées des logiciels et systèmes actuels, le destinataire peut traiter, stocker et gérer le document automatiquement et facilement.
Les documents UBL sont facilement lisibles et traitables, mais pour cela, vous devez disposer d’un logiciel qui accepte et utilise ce type de formats. De nombreuses autorités et experts s’accordent à dire que l’utilisation d’un tel système permet aux entreprises d’automatiser les processus et de réduire les erreurs humaines.
Quels avantages l’UBL offre-t-il pour la facturation électronique ?
L’automatisation est le principal avantage que de nombreuses personnes soulignent. Cependant, l’utilisation du format UBL présente de nombreux autres avantagespour les entreprises (publiques et privées) que nous devons aborder. Plus précisément, chez easyap, nous soulignerons ceux que nous détaillons ci-dessous.
Vous automatisez les processus de votre entreprise
Avec l’UBL, vous pouvez automatiser et simplifier de nombreux processus de votre entreprise.Grâce à ce langage, vous pouvez émettre, recevoir et gérer divers documents commerciaux qui affectent votre comptabilité. Et ce n’est pas tout, vous le faites de manière agile, standardisée et sécurisée en ce qui concerne la protection des données et des informations.
Vous améliorez l’efficacité
Grâce à des langages XML tels que UBL vous réduisez les erreurs humaines et les délais de traitement.Cet avantage est inhérent à l’utilisation de la technologie, qui vous permet d’éliminer la tâche de saisie manuelle des documents dans le système et de gagner du temps. De plus, ce temps et cette équipe humaine peuvent être investis dans d’autres fonctions.
Vous réduisez les coûts économiques
Dans la lignée du point précédent, avec UBL et la facturation électronique, vous réduisez les coûts associés à la gestion des documents et à l’échange d’informations.Par exemple, votre investissement en espaces de stockage, en matériel et, surtout, en personnel humain sera bien moindre qu’auparavant.
Vous respectez les exigences en matière de facturation électronique
Le langage UBL a été mis en œuvre dans plusieurs pays et l’utilisation des factures électroniques est obligatoirepar la loi dans toute l’UE et dans d’autres régions du monde. Il est déjà considéré comme une norme internationale pour la facturation électronique, ce qui signifie que, en l’utilisant via un logiciel garanti, vous respecterez les réglementationsétablies par les autorités.
Vous contribuez à la lutte contre l’évasion fiscale
Avec la numérisation des processus de facturation, les gouvernements des différents pays et régions peuvent gérer plus efficacement tout ce qui concerne la fiscalité et la comptabilitédes entreprises. Avec des formats comme UBL ou FacturaE (en Espagne),les autorités peuvent mieux contrôler les opérations effectuées par les entreprises et combattre beaucoup plus efficacement les délits tels que l’évasion fiscale.
Vous contribuez à la durabilité
Une autre raison pour laquelle on a opté pour UBL est son caractère durable.Étant tout numérique et au format électronique, la consommation de matériaux comme le papier est considérablement réduite. De cette façon, l’impact environnemental des entreprises sur la planète et ses ressources naturelles est bien moindre.
Dans quels pays le format UBL est-il utilisé ?
C’est précisément pour profiter de tous les avantages offerts par le format UBL en particulier et la facturation en ligne en général que les gouvernements les promeuvent depuis des années. Actuellement, de nombreuses réglementations et lois dans des pays du monde entier le rendent obligatoire.
Quelques exemples de pays ou régions où l’UBL a été mis en œuvre ou est en cours de mise en œuvre sont :
– Europe. Bien que la facturation électronique y soit obligatoire, la plupart des pays ont mis en place des formats différents : FatturaPa en Italie, Facturae (qui est un autre format XML) en Espagne, PEPPOL-BIS en Belgique ou ESIDIS en Grèce. Cependant, le Portugal et la Suède opèrent bien avec l’UBL et l’UE, depuis 2019, le considère comme le format standard pour les opérations avec toute administration publique de ses États membres. Ici, nous vous présentons les nouveautés concernant la facture électronique en Europe.
– Japon. Au Japon, pays de référence en matière d’avant-garde et de technologie, l’UBL est également utilisé pour l’échange de documents commerciaux entre entreprises.
– Amérique Latine. Des pays comme le Mexique, le Chili, la Colombie et le Brésil, entre autres, ont déjà promu des lois et d’autres types de propositions pour établir la norme UBL pour la facturation électronique.
Il faut cependant rappeler que, bien que l’UBL soit déjà une réalité dans une grande partie du monde, il reste encore du chemin à parcourir. Beaucoup de ces normes s’appliquent encore exclusivement au B2G, de sorte qu’un grand nombre d’entreprises privées, dans leurs opérations B2B ou B2C, ne l’utilisent pas.
Cependant, les législations actuelles et à venir vont dans la même direction. Celle d’établir l’obligation d’utiliser l’UBL et la facture numérique dans tous les domaines commerciaux.
Pour toutes ces raisons, et en guise de conclusion, nous vous posons la question suivante : pourquoi ne pas anticiper et entreprendre dès maintenant votre transformation numérique ? Chez easyap, nous serons ravis de vous aideravec cela. En implémentant notre logiciel, vous pourrez numériser toute la facturation de votre entreprise, en vous conformant à la législation applicable et en tirant parti des innombrables avantages d’être une entreprise numérique.
