Peppol : qu’est-ce que c’est ? Une question à laquelle peu de gens savent répondre. De nombreuses marques ont entièrement intégré ce terme. Surtout les grandes qui effectuent des opérations commerciales avec l’Administration Publique. Cependant, de nombreuses entreprises n’osent toujours pas entreprendre la transformation numérique de leur activité, et d’autres, bien que digitalisées, ne comprennent pas entièrement son rôle. C’est pourquoi, et bien que précédemment nous ayons déjà parlé de PEPPOL et de son importance dans la facturation électronique, il existe encore de nombreuses questions à son sujet. C’est pourquoi, avec cette série de questions, nous allons tenter de clarifier le concept.
Qu’est-ce que Peppol exactement ?
Concrètement, PEPPOL est l’acronyme anglais de Pan-European Public Procurement OnLine. En d’autres termes, ce qui, traduit littéralement en français, serait Marchés Publics Pan-Européens En Ligne. Mais cette traduction n’est pas entièrement représentative, car elle est trop littérale.
Par conséquent, qu’est-ce que PEPPOL conceptuellement ? Nous pourrions dire que c’est un vaste ensemble de protocoles, de standards et d’outils qui a été conçu et regroupé dans un système favorisant l’automatisation des processus d’achat et de vente publics grâce à la numérisation de ces processus.
Selon les directives de PEPPOL, toute entreprise ou administration publique peut échanger divers documents électroniques de manière sécurisée et efficace. Grâce à la numérisation du tissu économique, l’efficacité et la transparence de toutes les opérations d’achat et de vente sont améliorées. Des systèmes comme celui-ci y contribuent grandement.
Quels sont ses objectifs ?
Et si nous parlons de ce qu’est PEPPOL, après l’avoir défini, nous devons citer les raisons de sa création. C’est-à-dire les objectifs fixés au départ. À cet égard, le principal, comme nous l’avons dit, était de automatiser les processus d’achats publics en Europe, bien qu’il se soit étendu par la suite. Cependant, il poursuit actuellement d’autres objectifs, tels que :
– Faciliter l’échange de documents électroniques de manière sécurisée.
– Rendre plus transparent tous les processus de marchés publics, qui sont enregistrés dans des logiciels.
– Optimiser les ressources des entreprises privées et publiques en termes de coûts économiques et de temps consacré aux processus.
– Favoriser l’innovation dans l’ensemble du tissu économique.
– Contribuer à une meilleure communication entre clients et fournisseurs en éliminant les barrières techniques et les obstacles à la communication des processus.
– Contribuer, notamment au niveau fiscal et tributaire, au respect des normes et réglementations de l’Union Européenne et d’autres gouvernements nationaux et régionaux en matière de marchés publics.
En définitive, ce que PEPPOL vise est de promouvoir l’adoption de la facture électronique dans les opérations commerciales et ainsi faciliter l’échange d’ e-factures entre les entreprises et les administrations publiques.
Et quels avantages PEPPOL offre-t-il aux marques ?
Ainsi, PEPPOL apporte une série d’avantages des plus intéressants. Beaucoup d’entre eux sont très pertinents pour les gouvernements (principalement la traçabilité). Cependant, il offre également des avantages très attractifs pour les marques. Les plus remarquables sont :
Réduit les coûts économiques
En automatisant les processus, PEPPOL permet aussi bien aux entreprises qu’aux administrations publiques de réduire les coûts économiques. Ceux-ci sont, principalement, ceux associés à la gestion des processus.
Optimisation du temps
Comme c’est le cas pour les coûts économiques, en vous conformant aux standards de PEPPOL via un logiciel, vous optimisez le temps. C’est-à-dire que vous avez besoin de consacrer moins de ressources humaines et techniques aux processus comptables et de facturation et pouvez les investir dans d’autres fonctions, ce qui permet de gagner du temps.
Amélioration de l’efficacité de l’entreprise
En utilisant PEPPOL, les entreprises et les administrations publiques échangent une multitude de documents électroniques de manière sécurisée et efficace. C’est pourquoi, le temps consacré à ces fonctions est réduit et ses coûts associés sont moindres et l’efficacité de votre entreprise est bien plus grande.
Plus de transparence entre les entreprises et envers l’administration concernée
PEPPOL améliore la transparence des processus. Par conséquent, un autre de ses principaux avantages est que la traçabilité est bien plus aisée et, vis-à-vis des autorités compétentes, celles-ci peuvent effectuer un audit beaucoup plus agile et confortable.
La concurrence s’accroît
En supprimant autant de barrières techniques à l’interaction entre acheteurs et fournisseurs, PEPPOL offre l’opportunité aux PME, micro-entreprises ou entreprises nouvellement créées de concourir sur des marchés qui n’étaient pas accessibles auparavant. Par conséquent, la concurrence sur le marché est bien plus forte.
Aide à la conformité légale
Comme nous l’avons mentionné, PEPPOL s’aligne sur les lois et réglementations de l’Union européenne et d’autres gouvernements en matière de marchés publics. C’est pourquoi, les entreprises et les administrations ont beaucoup plus de facilité à se conformer aux réglementations établies en matière de taxes et au niveau fiscal.
Encourage l’adoption de la facture électronique
PEPPOL encourage l’utilisation de la facture électronique. Les logiciels adaptés facilitent l’échange de factures électroniques entre entreprises et administrations publiques. À cet égard, une plus grande efficacité est également atteinte dans les processus de paiement.
Qui gère PEPPOL ?
Concernant son origine et sa création, en 2008, PEPPOL a été lancé, et a été développé par le projet OpenPEPPOL. Actuellement, c’est une organisation internationale à but non lucratif et continue de prendre en charge le développement et la maintenance des spécifications PEPPOL.
Ce qui est maintenant connu sous le nom de Association PEPPOL, qui le gère, est composée de membres des secteurs public et privé. Elle vise à promouvoir et à garantir la sécurité de l’interopérabilité des opérations de marchés publics et dans les domaines B2B.
Il convient également de rappeler qu’en 2008, la Commission européenne a été le moteur du lancement de PEPPOL. Son objectif prioritaire était d’améliorer l’efficacité ainsi que la transparence des processus de marchés publics en Europe. Comment ? En obligeant à utiliser la facture électronique.
Quoi qu’il en soit, dans le projet OpenPEPPOL différents acteurs se sont impliqués. Autrement dit, les participants à l’ensemble du processus comprenaient des entreprises privées, des gouvernements nationaux ainsi que des organisations et associations sectorielles de plusieurs pays européens.
Comment fonctionne techniquement PEPPOL ?
Comme nous l’avons indiqué en définissant ce qu’est PEPPOL, il s’agit d’un ensemble de standards, de protocoles et d’outils. Cependant, comment fonctionne-t-il techniquement ? Pour fonctionner, il repose sur quatre piliers : les standards, l’identification, l’infrastructure et la sécurité.
– Standards. Il utilise un ensemble de standards ouverts pour l’échange de documents électroniques. Ceux-ci ont le format de document connu sous le nom d’OASIS UBL, le protocole de transport AS4 et le protocole d’accès aux services PEPPOL BIS.
– Identification. Il utilise des identifiants uniques pour chaque entreprise et chaque administration publique. De cette manière, la confidentialité des données échangées lors de chaque opération est garantie.
– Infrastructure. Il emploie une infrastructure de réseau basée sur le cloud pour connecter les administrations et les entreprises. Cette infrastructure dispose de points d’accès (communément appelés Access Points, même en français) qui sont chargés de livrer les documents électroniques.
– Sécurité. Il utilise des certificats numériques et des protocoles de sécurité standards, également dans le but d’assurer la sécurité des opérations.
Est-ce uniquement utilisé en Europe ? Dans quels pays est-ce actuellement utilisé ?
Une autre question qui se pose lorsqu’on se demande ce qu’est PEPPOL est de savoir s’il n’est utilisé qu’en Europe. L’acronyme y fait précisément référence, puisqu’il inclut le terme Pan-Européen. De plus, comme nous l’avons mentionné, il a été promu par la Commission européenne. Par conséquent, vous pourriez penser que son application n’a lieu qu’entre les gouvernements et les entreprises de l’UE.
Cependant, PEPPOL a aujourd’hui un caractère totalement international. Il est actuellement appliqué dans d’autres pays hors d’Europe. Plus précisément, il est entièrement établi dans la grande majorité des pays de l’Union européenne. Sans aller plus loin, outre l’Espagne, nous parlons de nations comme la Norvège, le Danemark, le Royaume-Uni, les Pays-Bas, le Portugal, l’Italie ou la Grèce. Mais il est également mis en œuvre dans d’autres pays comme l’Australie, la Nouvelle-Zélande et Singapour.
Chez easyap, nous nous adaptons à vous et à ce qu’est PEPPOL
Pour conclure, nous tenions à préciser qu’avec la solution que nous développons chez easyap vous et votre entreprise pourrez également travailler confortablement et en vous adaptant aux exigences de PEPPOL. Et ce n’est pas tout : il n’y a aucun obstacle lié à votre secteur, votre pays ou votre volume d’affaires.
D’une part, sachez que nous avons de l’expérience sur de multiples marchés et dans divers domaines. De l’automobile et de la distribution au monde financier et bancaire, en passant par les télécommunications, le marketing et le tourisme, entre autres.
Deuxièmement, sachez qu’au cours des plus de 20 ans d’expérience que nous avons accumulés, nous avons mené des projets dans le monde entier. Il y a des entreprises en Espagne, en Europe, en Amérique et en Afrique du Nord qui travaillent quotidiennement avec easyap.
Enfin, nous affirmons nous adapter à diverses tailles d’entreprise puisque avec notre solution, vous paierez par facture et non un montant fixe récurrent.Ainsi, vous aurez un coût variable au lieu d’avoir à payer un montant constant qui ne correspond pas à vos standards économiques.
Avez-vous encore d’autres questions sur PEPPOL, ce que c’est et son fonctionnement ou concernant notre solution numérique ? Chez easyap, nous vous proposons plusieurs moyens de contact par lesquels vous pourrez nous faire part de toutes vos questions, nous rencontrer et discuter de toute question concernant la comptabilité et votre entreprise.
