Kreditorenhaftung bei der Auflösung von Ausnahmen

23. Februar 2016 | Rechnungs-Workflow

DieKreditorenbuchhaltung (AP) ist der Bereich, der für die administrativ-buchhalterische Bearbeitung von Lieferanten-/Kreditorenrechnungen zuständig ist. Diese Bearbeitung umfasst die folgenden Aufgaben: Dokumentenverwaltung, Konformation, Kodifizierung und Lösung von Vorfällen. Und es ist allgemein anerkannt, dass die Aufgaben der Genehmigung und Zahlung, obwohl sie Teil des Verarbeitungskreislaufs sind, nicht von AP entwickelt werden.
Die Tatsache, dass Genehmigungs- und Zahlungsaufgaben von anderen Akteuren wahrgenommen werden, beruht auf der "Gewaltenteilung" innerhalb der Organisation. Diese Aktivitäten entsprechen in der Regel Regeln, die in der überwiegenden Mehrheit der Fälle formalisiert sind und darauf abzielen, die Verantwortung für die buchhalterische Buchung von ihrer Annahme und Abrechnung zu entkoppeln.
Bei der Lösung von Zwischenfällen wird oft die folgende Frage gestellt: Warum ist es die Aufgabe der PA, Zwischenfälle zu lösen? Es gibt eine erste Antwort, und zwar, dass es in der Regel der Bereich ist, der die Rechnung erhält, da er sie also bereits hat... Aber die richtige Antwort hängt von der Art des Vorfalls ab:
  • - Formale Ausnahmen, die sich auf die Validierung der Dokumentenform beziehen: arithmetische Berechnungen; Adressen/Steuerdaten; Dubletten...es ist richtig, dass diese in der Verantwortung der PA liegen, da Buchungen nicht auf der Grundlage formal inkorrekter Dokumente vorgenommen werden sollten.
  • - Materielle Ausnahmen, die sich auf den tatsächlichen materiellen Inhalt der Rechnung beziehen, "was in Rechnung gestellt wird" durch den Lieferanten. Im Falle von Diskrepanzen bei den erbrachten Dienstleistungen, gelieferten Waren, vereinbarten Preisen... Welche Lösungskapazität, über die Identifizierung des Vorfalls hinaus, kann AP haben?
Wenn es ein Problem mit den Waren gibt und es ein Lagerhaus ist, das sie erhalten hat, ist es dann nicht Sache dieses Lagerhauses, da es über die Informationen und Kenntnisse über die Waren verfügt, das Problem zu lösen, das es mit den Waren geben könnte?
Wenn es ein Problem mit den Preisen gibt, wird es dann nicht Sache desjenigen sein, der sie ausgehandelt hat, die Differenzen zu lösen?
In diesen Situationen agiert AP gewöhnlich als bloßer Vermittler, in vielen Fällen mit einem hohen Anteil an manueller Arbeit: Versendung der Dokumentation (mit den entsprechenden Kopien), Kontrolle, was und an wen sie geliefert wird (mit den entsprechenden Zusatzdateien, in der Regel excel) und Betreuung beider auf verschiedenen Wegen (Lieferanten, die telefonisch anrufen, interne E-Mails mit Erinnerungen...). Bisher gab es für diese Situation keine angemessene technische Lösung.
In dem Maße, in dem diese Zwischenschritte, bei denen AP ausschließlich geringwertige Verwaltungsfunktionen ausführt, automatisiert werden können, indem die Rechnung (besser, wenn es sich um eine elektronische Rechnung handelt) so schnell wie möglich an die Person weitergeleitet wird, die tatsächlich in der Lage ist, sie zu lösen, wird der Prozess wesentlich effizienter sein mit entsprechenden Zeit- und Kosteneinsparungen. Es ist bereits Technologie verfügbar, um das Verfahren und die Automatisierung der Zuordnung der Ausnahme zu ihrem wahren Verantwortlichen durch Rechnungs-Workflow-Tools (Bearbeitung, Genehmigung und Lösung von Ausnahmen) zu erreichen.
Die Entwicklung der PA sollte die eines Dienstleistungsanbieters innerhalb der Organisation sein, der den internen Kunden einen Mehrwert bietet, indem er es ermöglicht, das Geschäft des Unternehmens so agil wie möglich zu entwickeln.

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