Die Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable , AP) ist der Bereich, der für die administrative und buchhalterische Bearbeitung der Rechnungen von Lieferanten und Gläubigern zuständig ist. Diese Bearbeitung umfasst die Durchführung folgender Aufgaben: Dokumentenmanagement, Konformität, Kodierung und Behebung von Vorfällen. Und es ist allgemein anerkannt, dass die Aufgaben der Genehmigung und Zahlung, obwohl sie Teil des Verarbeitungskreislaufs sind, nicht von der Kreditorenbuchhaltung ausgeführt werden.
Die Tatsache, dass Genehmigungs- und Zahlungsaufgaben von anderen Akteuren wahrgenommen werden, beruht auf der "Gewaltenteilung" innerhalb der Organisation. Diese Tätigkeiten entsprechen in der Regel Regeln, die in den allermeisten Fällen formalisiert sind und darauf abzielen, die Verantwortung für den Buchungseintrag von seiner Annahme und Abrechnung zu trennen.
Im Zusammenhang mit der Lösung von Vorfällen wird oft die folgende Frage gestellt: Warum ist die EV für die Lösung von Vorfällen zuständig? Eine erste Antwort lautet, dass dies in der Regel der Bereich ist, der die Rechnung erhält, da er sie bereits hat... Die richtige Antwort hängt jedoch von der Art des Vorfalls ab:
- - Formale Ausnahmen, die sich auf die Validierung der Form des Dokuments beziehen: arithmetische Berechnungen; Adressen/Steuerdaten; Duplikate... es ist richtig, dass diese in der Verantwortung der EV liegen, da Buchungseinträge nicht auf der Grundlage formal fehlerhafter Dokumente vorgenommen werden sollten.
- - Inhaltliche Ausnahmen, die sich auf den tatsächlichen Inhalt der Rechnung beziehen, also auf das, was vom Lieferanten in Rechnung gestellt wurde. Wenn es um Unstimmigkeiten bei den erbrachten Leistungen, den gelieferten Waren, den vereinbarten Preisen geht... Welche Möglichkeiten zur Behebung von Unstimmigkeiten, die über die Feststellung des Vorfalls hinausgehen, kann AP haben?
Wenn es ein Problem mit den Waren gibt und ein Lagerhaus sie erhalten hat, ist es dann nicht Aufgabe dieses Lagers, das Problem mit den Waren zu lösen, da es über die Informationen und Kenntnisse über die Waren verfügt?
Wenn es ein Problem mit den Preisen gibt, ist es dann nicht Aufgabe desjenigen, der die Preise ausgehandelt hat, die Differenzen zu beseitigen?
In diesen Situationen agiert AP normalerweise als reiner Vermittler, in vielen Fällen mit einem hohen manuellen Arbeitsaufwand: Versenden von Unterlagen (mit den entsprechenden Kopien), Kontrolle, was und an wen sie geliefert werden (mit den entsprechenden Zusatzdateien, in der Regel Excel) und gegenseitige Betreuung durch verschiedene Mittel (telefonische Anrufe von Lieferanten, interne E-Mails mit Erinnerungen...). Für diese Situation gab es bis jetzt keine angemessene technologische Lösung.
In dem Maße, in dem diese Zwischenschritte, in denen der Rechnungsprüfer ausschließlich geringwertige Verwaltungsaufgaben wahrnimmt, automatisiert werden können, indem die Rechnung (besser, wenn es sich um eine elektronische Rechnung handelt) so schnell wie möglich an die Person weitergeleitet wird, die wirklich in der Lage ist, sie zu lösen, wird der Prozess viel effizienter sein, mit den entsprechenden Einsparungen an Zeit und Geld. Es gibt bereits zugängliche Technologien, um die Zuweisung von Ausnahmen an die wirklich zuständigen Personen mit Hilfe von Rechnungs-Workflow-Tools zu automatisieren (Bearbeitung, Genehmigung und Lösung von Ausnahmen).
AP sollte sich zu einem Dienstleister innerhalb des Unternehmens entwickeln, der den internen Kunden einen Mehrwert bietet und dem Unternehmen einen möglichst reibungslosen Ablauf seiner Geschäfte ermöglicht.
