Rechnungseingang | E-Rechnungs-Lieferantenportal
Aktuelle Situation – Elektronische Rechnungen empfangen
Papierrechnungen selbst verursachen erhebliche Mehrkosten, die mit der Bearbeitung des Dokuments sowohl aus Kunden- als auch aus Lieferantensicht verbunden sind, wodurch die Fähigkeit zur Optimierung und Verkürzung der Prozesszyklen eingeschränkt wird.
Wie empfängt man elektronische Rechnungen? Wie digitalisiert man Rechnungen und Dokumente? Wie organisiert man Lieferantenrechnungen?
Unser Angebot – Rechnungseingangsportal
easyap stellt seinen Kunden das Portal für den Empfang von Lieferantenrechnungen easyei zur Verfügung, in dem alle Rechnungen in einem zentralen Postfach empfangen werden, unabhängig von ihrem Format: elektronische Rechnung, E-Rechnung, PDF, EDI, Papier ….
Die Idee ist, dass man an einem einzigen Punkt alle empfangenen Rechnungen einsehen kann, unabhängig davon, in welchem Format der Lieferant sie gesendet hat. Papier-/PDF-Rechnungen durchlaufen einen Scan- und OCR-Prozess und werden dann digitalisiert in das zentrale Postfach übertragen.
Lieferanten können Rechnungen in verschiedenen Formaten an einen zentralen Punkt senden: PDF, E-Rechnung, EDI, Facturae… Auf diese Weise hat die Kreditorenbuchhaltung, unabhängig von Herkunft und Format, alle Rechnungen (mit Bild und Daten) an einem einzigen Ort zur Bearbeitung verfügbar.
Die Nutzung von mehreren Verbindungskanälen erleichtern die Anbindung an das zentralisierte Rechnungs-Postfach, E-Mail, FTP, Mehrwertdienste wie Peppol… macht den Kunden unabhängig von den verschiedenen Protokollen und Rechnungsformaten. Das manuelle Hochladen von Rechnungen, sei es über eine Web-Rechnung oder aus strukturierten Dateien, ist ebenfalls Teil des Funktionsumfangs des Lieferantenportals.
Von diesem gemeinsamen Punkt aus können bei Bedarf Workflows zur Bearbeitung je nach Rechnungsart verknüpft werden: mit oder ohne Bestellung, Fechnungen, die zur Genehmigung anstehen, um Aufgaben wie Abstimmung, Genehmigung, Kodierung, Problemlösung zu beschleunigen…
Vorteile – easyei Lieferantenportal für den Rechnungseingang
- Sofortige Sichtbarkeit der Rechnungen, die nicht mehr zwischen den verschiedenen Abteilungen verloren gehen
- Umwandlung von Fixkosten in variable Kosten
- Steigerung der Produktivität der Prozessbeteiligten, was zu Kosteneinsparungen sowohl für den Kunden als auch für den Lieferanten führt
- Elektronische Erfassung aller Aktivitäten im Prozess, wodurch die interne Kontrolle gefördert wird
- Reduzierung des Zeitaufwands des Kunden für die Rechnungsfreigabe und die Lösung von Ausnahmen.
- Verbesserung der Kunden-/Lieferantenbeziehung
- Automatische Rechnungsverbuchung
- Reale Ausgabenprognose
- Erleichtert die Liquiditätsplanung
Wie funktioniert easyei beim Rechnungseingang?
Prozess
easyei ist ein Webportal für elektronische Rechnungsstellung für Lieferanten, das einen einzigen Eingangspunkt für alle von Lieferanten erhaltenen Rechnungen ermöglicht, unabhängig von deren Format, und diese an das Buchhaltungssystem überträgt. Es wird mit Bildern und Daten gearbeitet; es gibt weder Papier noch nicht interpretierbare elektronische Formate.
1. Absendeadresse:
Papierrechnungen können per Kurierdienst abgeholt werden oder an einem zentralen Postfach, das von easyap betreut wird.
easyap weist Ihnen eine zentralisierte Adresse wie MI_Empresa@factura.es oder MY_Company@invoic.es für Ihre Rechnungen in den Formaten PDF, XML, E-Rechnung, EDI usw. zu. Wenn der Kunde bereits über ein zentrales Postfach verfügt, sind keine Änderungen erforderlich.
2. Rechnungsversand:
Lieferanten senden ihre Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen (PDF, XML, EDI usw.) an die zugewiesenen Adressen. Möglichkeit zur Anpassung der Formate pro Lieferant.
Auf Wunsch können Ihre Lieferanten ihre Rechnungen direkt über das Webportal erstellen oder über strukturierte Dateien in Standardformaten hochladen.
Für Papierrechnungen steht eine direkt im Portal integrierte Scan-Funktionalität zur Verfügung. Papier- / PDF-Rechnungen nutzen im Portal integrierte OCR-Verfahren sowie zertifizierte Digitalisierung und elektronische Signatur, um elektronische Rechnungen mit voller Rechtsgültigkeit zu erzeugen.
3. Rechnungseingang:
Die Rechnungen werden, unabhängig vom Format, im easyei E-Invoicing-Portal von easyap empfangen.
4. Elektronische Signatur:
Die Rechnungen werden elektronisch signiert, um ihre Rechtsgültigkeit zu gewährleisten.
5. Rechnungsannahme:
Die Rechnungen werden nach ihrer Annahme im vereinbarten Format heruntergeladen und/oder an Ihr Buchhaltungssystem gesendet.
Workflow:
Die Integration von Workflows für Abgleich und Genehmigung gehört ebenfalls zum Leistungsumfang von easyap.
Für weitere Informationen klicken Sie hier
6. Elektronische Archivierung und Statusinformationen:
Die im easyei-Portal verwahrten Rechnungen stehen für die spätere Einsichtnahme während des vereinbarten Zeitraums zur Verfügung.
Die Rückmeldung der Rechnungsstatus, wie Zahlungsinformationen, ist Teil der grundlegenden Informationen, die dem Lieferanten angezeigt werden müssen.
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Gegenseitiger Nutzen: zufriedene Lieferanten und freigegebene Ressourcen.
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