Siendo obvio que el proceso de Cuentas por pagar en las compañías es un perfecto ejemplo de candidato a ser externalizado ¿por qué no lo hacemos todos?.
Siendo un proceso necesario en las organizaciones, no tiene visibilidad desde el exterior y no está directamente relacionado con su actividad principal, pero es cambiante en cuanto a reglamentación y estándares. Siendo así, ¿por qué nos empeñamos en invertir en tecnologías, como el escaneo o el OCR, que son costosas de mantener y su aplicación es cambiante en el tiempo? . En muchos casos la no externalización de cuentas por pagar limita el potencial de evolución y desarrollo del proceso de facturas al estar supeditado a la tecnología adquirida.
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Que son las cuentas por pagar?
Las cuentas por pagar consisten en las deudas contraidas por una empresa como consecuencia de la adquisición de bienes y servicios.
Importancia de la externalización de Cuentas por pagar
Un proveedor especializado en cuentas por pagar ofrece ciertas habilidades y conocimientos que no existen en la mayoría de departamentos internos, contemplando los beneficios que se derivan de aplicar las mejores prácticas en todas las funciones de AP, que le otorgan la capacidad de ejecutar las tareas de una forma muy eficiente, con la máxima seguridad y en base a los últimos estándares y protocolos.
Beneficios de la externalización del proceso de AP
La externalización del proceso de cuentas por pagar con un proveedor especializado, aporta grandes ventajas a las organizaciones, que podríamos dividir en dos grandes grupos:
Optimización y flexibilización de costes
La externalización permite a las compañías enfocarse en su actividad principal, logrando un interesante margen para competir eficazmente en el mercado. No obstante, siempre hay que considerar que esta reducción de coste derivado de la externalización de AP, dependerá del nivel de eficiencia que una organización ya haya alcanzado. Por ejemplo, si un departamento de AP ya cuenta con una estrategia eficiente de automatización de facturas de proveedores, tendrá menos reducción de costes que otra empresa que no la tenga.
Adicionalmente, acometer la externalización con un proveedor especializado, otorga mayor rapidez de adopción de nuevos estándares y formatos derivados de su propia especialización y experiencia en múltiples proyectos similares.
Por otra parte, la externalización proporciona a las organizaciones flexibilidad al poder trabajar con una variedad de diferentes modelos de coste. Por ejemplo, el coste fijo de la función de AP se puede convertir en coste variable cuando se adopta un modelo de precios basado en la transacción. En base a ello, el número de empleados a tiempo completo (Full Time Employees – FTEs) empleados por el proveedor es irrelevante para la compañía, siendo el nivel de acuerdo de servicio el principal indicador que rige el servicio.
Maximización de la eficiencia en el proceso
Al ser el proceso de AP necesario en la organización, para lograr que sea eficiente y seguro, es importante en primer lugar, que el propio proceso esté contemplado en el plan de continuidad de negocio. No todas las compañías cuentan con certificaciones que lo garanticen, como la ISO 27001, y las que cuentan con la citada certificación no suelen incluir el área de proveedores en sus planes por no ser un proceso clave desde la perspectiva de negocio. Las empresas especializadas articulan los procedimientos de respuesta ante desastres y situaciones anómalas, como por ejemplo la imposibilidad de acceso a las oficinas en caso de catástrofes por periodos prolongados, dificultad de acceso a los sistemas, etc…, siendo esta la garantía para organización de contar con un proceso de AP “24×7”.
Otro elemento fundamental, es la automatización del proceso de AP. La automatización mejora en mucho la precisión de la entrada de datos y ayuda a evitar errores como pagos en exceso, pagos duplicados, pagos a proveedores incorrectos, pérdidas de descuentos, cargos por pagos atrasados,… lo que reduce indirectamente los costes de operación y ayuda a mejorar los márgenes de beneficio.
Por ejemplo, la externalización habilita -en muchos casos- las autorizaciones a través de la Web, que reducen drásticamente el tiempo del ciclo de factura a pago, aumentando así la posibilidad de acceder a descuentos por pronto pago, si fuera el caso. El aumento de la comunicación electrónica hace posible la capacidad de llevar a cabo de forma remota las actividades de AP. Además, otro reto clave para la mayoría de los departamentos de AP, es el flujo de trabajo, el proceso de enrutamiento y aprobación que puede involucrar la interacción y seguimiento por parte de varios empleados de la organización.
Un bajo nivel de automatización del flujo de trabajo impacta negativamente en la eficiencia del proceso, que se ve afectado de forma significativa. Los proveedores especializados en servicios de externalización de AP invierten en las últimas tecnologías, tanto para la gestión de documentos, como para el flujo de trabajo (workflow) y son capaces de aprovechar estas ventajas para ponerlas a disposición de sus clientes.
De ésta forma, la externalización de cuentas por pagar no es un mero traspaso de ejecución de tareas que pasan de hacerse en interno a ser externalizadas, sino que esas tareas se realizan de forma diferente y más óptima, utilizando siempre las mejores prácticas relacionadas, como por ejemplo promoviendo la facturación electrónica de nuestros proveedores.
