Temor, agobio, desconocimiento, incertidumbre… Sensaciones típicas cuando tienes que hacer frente a la burocracia y al pago de impuestos. Algo habitual si no dominas el la fiscalidad y la contabilidad. Existen ciertos trámites, impuestos, pagos y consultas que pueden acarrear problemas y sanciones por incumplimiento de plazos o similares. En easyap, conocedores de la complejidad del mundo contable, te ayudamos para que no tengas el más mínimo problema con la tributación de tu negocio. Por eso, en estas líneas tratamos el complejo tema de cómo gestionar una consulta de declaraciones presentadas otros años y te damos soluciones para evitar líos.
¿Cómo hacer consultas de declaraciones?
Horas de buceo entre archivos y clasificadores que se amontonaban sobre baldas y estanterías de la oficina. Una vez encontrabas el del año en cuestión, tocaba revisar hoja a hoja las distintas declaraciones presentadas y lo que habías declarado en cada una de ellas. Por lo tanto, gafas, subrayador, concentración y a buscar. ¿El resultado? Tras mucho tiempo de investigación, por fin dabas con la información que tanto necesitabas.
Esta es la forma analógica en la que cualquiera hacía una consulta de declaraciones presentadas otros años o períodos. O también la vía por la que se consultaba información de impuestos.. Para ello, tener ficheros organizados y llevar un orden era esencial.
¿Y a la hora de presentarlo todo ante el órgano correspondiente? ¿Cómo se hace? ¿Qué libros de registro hay que presentar? ¿Y qué modelos? ¿Se puede hacer y firmar online?
Afortunadamente, hay un factor que lo ha cambiado todo: el auge del mundo digital. ¿Por qué no apoyarse en la tecnología para agilizar procesos tan arduos como este y optimizar un recurso tan valioso para cualquier negocio como es el tiempo?
Lo positivo para tu negocio es que ahora tienes la posibilidad de comunicar tus registros fiscales y de hacer tus consultas de otros periodos de forma mucho más ágil. ¿Cómo? Con softwares como el que diseñamos en easyap. Gracias a estas soluciones digitales que aúnan tecnología, contabilidad y auditoría puedes aprovechar los siguientes beneficios:
- Ahorro en tiempo de búsqueda de archivos, datos y/o documentos.
- Optimización del espacio físico, puesto que toda la información se almacena en la nube. No hace falta que guardes y mantengas archivos y carpetas físicamente de años atrás en estanterías y salas.
- Controlas mucho mejor dónde está cada información organizando a tu medida cada declaración.
- Puedes presentar esa información que busques y necesites ante el organismo correspondiente de forma telemática, sin necesidad de desplazamientos. Con easyap, en concreto, las declaraciones en el SII o TicketBAI.
- Toda la información aparece perfectamente detallada aportando agilidad a quien la busca y a quien necesita comprobarla.
- Las declaraciones en cuestión serán accesibles para los equipos y personas que tú decidas cómo responsable de contabilidad.
Como puedes intuir al leer estas ventajas, lo que ganarás, sobre todo, serán horas. Tiempo que antes invertías en una investigación que ahora puedes llevar a cabo de manera mucho más eficaz y veloz. Y, sobre todo, puedes destinar ese valioso tiempo a otros quehaceres de tu negocio.
Declaraciones de tu negocio que puedes consultar con easyap
Siendo empresa, las declaraciones que hay que presentar son numerosas. La contabilidad se convierte en un proceso en un complejo en el que las complicaciones se multiplican. Por eso, saber a dónde recurrir y cómo buscar declaraciones presentadas anteriormente en el caso de que sea necesario te ahorrará horas y dolores de cabeza.
Gracias a un sistema como el que desarrollamos en easyap, algunas de esas declaraciones las tendrás mucho más a mano. Hablamos, en nuestro caso de aquellas que hayas realizado en el SII (Suministro de Información Inmediato) y TicketBAI. Dos consultas esenciales a la hora de declarar impuestos.
El SII
El SII es el sistema por el que se controlan los libros de registro del Impuesto IVA. Lo mejor es que a través de él puedes proporcionar, de forma casi inmediata, toda la información tributaria relativa a este impuesto a la Agencia Tributaria. En él puedes comunicar la información sobre los siguientes libros de registro:
- Facturas emitidas.
- Facturas recibidas.
- Operaciones intracomunitarias.
- Bienes de inversión de tu negocio.
Además, como forma parte de la transformación digital que se está impulsando desde muchos gobiernos, ofrece ventajas fiscales a las empresas. Reduce las obligaciones de presentar Libros Registro del IVA y ciertos modelos (340, 347 y 390), amplía en 10 días el plazo para presentar autoliquidaciones y acorta plazos de comprobación y devolución por parte de la AEAT.
El sistema TicketBAI
Se trata del proyecto del Gobierno Vasco y las tres Haciendas Forales para luchar contra el fraude fiscal. Con él se establecen nuevos requisitos legales cualquier persona jurídica. Para ello fija unas obligaciones para los softwares de facturación que se emplean en las empresas para tener un mayor control fiscal. En definitiva, TicketBAI permite controlar los flujos económicos de las empresas contribuyentes del País Vasco.
Así mismo, con Ticket BAI se siguen y encadenan los procesos de facturación de un negocio. Las facturas de éstos se firman electrónicamente, lo cual impide su manipulación. Por lo tanto, hablamos de un sistema que asegura la autenticidad, la integridad y, al mismo tiempo, la trazabilidad de los registros contables de un negocio.
El caso es que en easyap desarrollamos un software ideal para estos dos tipos de declaraciones. La razón es que estará interconectado con la sede electrónica de la AEAT y con la Hacienda Foral a la que tengas que rendir cuentas, en caso de que tu negocio se encuentre en el País Vasco.
¿Por qué puedo necesitar consultar mis declaraciones ya presentadas?
Es común que personas y empresas, por ajustes contables, necesiten consultar declaraciones pasadas. Los motivos más habituales suelen ser reclamos de pagos que hace la Agencia Tributaria, aunque hoy otras razones que te pueden obligar a ello:
- Consultar cobros o pagos de impuestos de ejercicios pasados, ya sea la cantidad de los mismos o el concepto por el que se hicieron.
- Revisar y comparar lo abonado o lo pagado en declaraciones pasadas con lo que se va a abonar en el ejercicio vigente.
- Descargar el código, justificante o un archivo con una declaración para guardarlo o enviárselo a un cliente o proveedor que lo solicita.
El caso es que puede ser necesario que, en algún momento, necesites hacer una consulta de declaraciones pasadas. Y para ello, insistimos, saber a dónde recurrir o tenerlo todo en un mismo sistema te ayudará sobremanera.
¿Tienen validez los documentos presentados de manera digital?
Hoy en día, precisamente, con el mundo digital en pleno auge y desarrollo, todo se agiliza y simplifica mucho más. Sin embargo, aun hay muchos negocios que no están del todo familiarizadas con las nuevas tecnologías. ¿Es posible firmar declaraciones y documentos de forma online? ¿Y tienen validez los documentos presentados de manera digital?
Por supuesto que sí, y más con un software pensado para ello como el de easyap. De hecho, es para lo que sirve la conocida como firma digital. Una forma de justificar y aceptar documentos desde el propio software. Como empresa, la firma digital que te ofrecemos con nuestro sistema hará la función de lo que a nivel personal hacen los certificados digitales o el DNI electrónico (también llamado DNIe).
¿Cómo garantiza una empresa que su declaración esté correcta?
Esta suele ser otra de las típicas preguntas y de los motivos por los que puedes necesitar hacer una consulta de una declaración ya presentada. Como señalábamos en la entradilla de este texto, muchas veces existen errores en esta clase trámites por puro desconocimiento.
Los conceptos y la terminología que se emplea son en ocasiones complejas. Los plazos que se manejan, a su vez, también hay veces que inducen a error. Por eso las dudas sobre si se ha hecho correctamente una declaración son habituales. ¿Cómo garantizar que las declaraciones están bien hechas? Poner atención en todos los datos y pasos te evitará problemas. Pero, en este nuevo mundo digital, contar con las mejores herramientas y equipos, es clave y mucho más práctico. Ahí es donde aparece easyap.
Un software como el nuestro te garantiza al 100% que tus declaraciones estén perfectamente presentadas ante el organismo competente. Basta con que tú te ocupes de aportar la información correcta y el sistema lo almacenará y comunicará correctamente al órgano tributario correspondiente (AEAT, Hacienda Foral…). Se elimina lo que sería el error humano.
Con todo esto, solo nos queda animarte a que lo pruebes tú mismo y lo implementes en tu negocio. Te ahorrará tiempo y, sobre todo, muchísimos quebraderos de cabeza.
