La comunicación es esencial en cualquier ámbito de la vida. Conoces, sociabilizas, te expresas, escuchas y, en el ámbito laboral, compras y vendes. Es algo intrínseco a todos los seres humanos. Por eso, optimizar todos los procesos comunicativos es tan importante. Desde easyap, conscientes de su relevancia, nos preocupamos porque la comunicación con quien trabajas día a día sea lo más eficiente posible. Y, sobre todo, tratamos de mejorar la relación con quienes te venden sus servicios. En este artículo te contamos qué es un portal de proveedores y cómo puede ayudar a tu marca gracias a sus múltiples ventajas.
¿Qué es un portal de proveedores?
Comencemos por la base, o lo que es lo mismo, definamos qué es un portal de proveedores, según nuestra dilatada experiencia. Se trata de un espacio en el que el proveedor de una compañía puede consultar cuando lo desee cualquier aspecto relativo a sus facturas, así como comunicarse con el cliente. No obstante, hay un factor que juega un papel clave en lo que hoy en día entendemos por portal de proveedores: lo digital.
Hasta hace unos pocos años ni siquiera existía el concepto de portal de proveedores como lo entendemos actualmente. Cualquier proveedor, fuese del servicio que fuese, para saber en qué punto estaba una factura, llamaba al cliente y le preguntaba. Esta acción conllevaba tiempo, en ciertos casos varias llamadas, poca transparencia, comunicaciones ineficientes… Hasta el boom del mundo online.
El concepto portal se asocia a ese auge de lo digital, ya que se éstos se ubican en softwares en la nube. A través de ellos se crea un punto de acceso común para proveedores y clientes al que pueden recurrir para realizar consultas o comunicar incidencias. Como entenderás, para el mundo empresarial la llegada de estos portales de proveedores supone una mejora en la comunicación brutal debido a la optimización de los recursos que aporta.
Así mismo, los portales de proveedores forman parte de lo que se conoce en la actualidad como Software as Service (SaaS). Plataformas que permiten a los usuarios acceder y utilizar varias aplicaciones en la nube dentro de un único software, valga la redundancia. Por lo tanto, dentro un SaaS puedes disponer de tu portal de proveedores, de un gestor de contenidos o ERP, de un espacio donde registrar gastos de empleados, de un programa para tu facturación electrónica…
Las 7 ventajas de un portal de proveedores para un negocio
Por lo tanto, como verás tras comprender lo que es un portal de proveedores, hablamos de un servicio que ofrece múltiples beneficios a nivel empresarial. Es una herramienta o software que facilita las comunicaciones con proveedores, sí, pero sus ventajas van mucho más allá. Los principales beneficios para un negocio son:
- Fomenta la transformación digital del tejido empresarial, con lo importante que es hoy en día este hecho.
- Es una eficiente vía para la automatización de la administración empresarial, puesto que una tarea que llevaba tanto tiempo, ahora se gestiona informáticamente. Además, reduce significativamente el tiempo en llamadas telefónicas y su correspondiente coste económico.
- Ahorra tiempo en procedimientos, ya que toda la información es accesible al estar en un mismo espacio en la nube y no hace falta la intervención de varias personas para consultar y manejar los datos.
- Permite destinar recursos internos a otras tareas de valor y áreas de negocio. Se reciclan o reutilizan los recursos de la empresa.
- Todo el proceso de atención a proveedores queda procesado y documentado, además de que puede ser independiente del conocimiento de ciertos equipos o personas.
- La relación con el proveedor es mucho más satisfactoria, puesto que le estarás proporcionando la información que necesita de manera más ágil.
- Se reduce la dependencia de departamentos de IT (informáticos), siempre y cuando el software sea bueno y esté bien desarrollado.
De hecho, en relación a esa última ventaja que citamos, la tendencia parece apuntar a una mayor inversión en SaaS que limiten la dependencia de departamentos de IT. Según Statista, en 2020, más del 48% de las marcas nacionales invirtieron entre el 5% y el 15% de su presupuesto para TI en esta clase de softwares. Esta cifra significa un crecimiento de más de 17 puntos porcentuales en comparación con el 2019.
Con todo ello, el ahorro en costes económicos y de personal es considerable, lo cual significa todo un avance y mejora para tu negocio. Aparte, en un SaaS tienes la posibilidad de incluir y manejar diferentes tipos de documentos:
- E-facturas, facturas convencionales y cuentas por pagar.
- Los pedidos y las compras que realices.
- Las recepciones de mercancías y servicios y toda la logística.
- Los pagos y otros archivos relacionados con la tesorería.
- Las promociones que vayas haciendo y sus consiguientes resultados.
- Los gastos de tus empleados en sus jornadas, desplazamientos y viajes.
Y, por supuesto, también podrás anotar e indicar todas las incidencias que se vayan produciendo con cada uno de estos documentos.
¿Por qué un portal de proveedores facilita el proceso de facturación?
No obstante, en easyap somos expertos en la facturación online. Por eso queremos detenernos en lo que es un portal de proveedores o lo que implica dentro del complejo proceso de gestión de facturas.
Somos conscientes de que la gestión de proveedores es una de las patas sobre las que se apoya la contabilidad de un negocio. Y sabemos que, en ocasiones, puede generar muchas complicaciones: incidencias, retrasos, enfados, pagos por hacer… Todo ello acaba dificultando y ralentizando la facturación.
Sin embargo, con un programa como el que desarrollamos en easyap podrás solventar y evitar muchos de estos inconvenientes. Tu facturación será mucho más eficiente, ya que el software que diseñamos para ti tendrá las siguientes características:
- Implantamos un circuito completo en el que el proveedor puede acceder a información en cada una de las fases del proceso.
- Externalizamos el proceso y eliminamos cargas innecesarias para las áreas de sistemas y contabilidad.
- Automatizamos los procesos de usuario más frecuentes que se dan con los proveedores. Hablamos del alta, la gestión de incidencias, la archivación de facturas ya pagadas, el mantenimiento de los datos de contacto…
- El proveedor puede descargar sus tareas como usuario del portal.
- Ofrecemos una visión unificada de todos los documentos en un solo espacio, independientemente de la fuente.
- El sistema es multi-via, para que se pueda gestionar toda clase de incidentes, bidireccional, se puede acceder y utilizar en cualquier momento del día y de forma independiente (24/7).
Si sumamos las ventajas generales que tiene un portal de proveedores que explicamos en el punto anterior a estos beneficios de la facturación de un sistema como el de easyap, nos encontramos con una herramienta software para facilitar comunicaciones con proveedores de un tremendo potencial.
Más motivos para instalar tu portal con easyap
Y más allá de lo que ofrece un sistema como el nuestro para tus proveedores y de los beneficios en tu contabilidad y tu facturación, te vamos a dar más argumentos para hacerlo con nosotros. En primer lugar, con easyap estarás optando por una empresa con más de dos décadas de experiencia desarrollando este tipo de soluciones digitales.
Por otra parte, hemos acometido esta clase de proyectos en distintas partes del mundo (España, Europa, norte de África, América…) y en diferentes sectores. Nuestro sistema funciona eficientemente en empresas de mercados tan diversos que van desde las telecomunicaciones a la automoción, pasando por el marketing o la banca y las finanzas. Somos “todoterreno” y adaptamos nuestra solución a cada cliente.
A su vez, otra de las fortalezas que destacan de easyap es que nos amoldamos a empresas con diferentes tamaños y volúmenes de facturación. ¿Por qué? Pues porque con nuestra solución pagarás por cada factura procesada y no una cuota mensual a la que muchos negocios llegan fácilmente y otros no. Así mismo también convertimos un coste fijo en variable.
¿No te parecen motivos más que suficientes para ponerte en contacto con nosotros y digitalizar tu facturación instalando un portal de proveedores y un software eficiente y de calidad?
