¿Cómo hacer una gestión de facturas eficiente para tu negocio?

Jul 13, 2022 | Factura electrónica, Gestión de cuentas por pagar

Dicen que el tiempo es oro y, desde luego, no seremos nosotros quienes neguemos esta afirmación. Más que por creamos en ella a pies juntillas, porque somos plenamente conscientes de la importancia que tiene como recurso para cualquier empresa. De hecho, por algo nos dedicamos a ofrecer soluciones que, entre otras cosas, aporten un ahorro de horas a las empresas. En concreto, lo aplicamos sobre uno de los procesos contables más importantes: el de la gestión de facturas. Te ayudamos con esta área tan importante para cualquier compañía y, así, te brindamos una oportunidad ideal para optimizar uno de los recursos más relevantes de tu negocio. 

¿Por qué la gestión de facturas es tan importante hoy en día?

La gestión de facturas es un proceso esencial y que se lleva a cabo en toda clase de organización. Así ha sido desde el principio de los tiempos, ya que es una pata fundamental sobre la que se sustenta la contabilidad. Siendo director financiero, contable dentro de una empresa o, directamente, empresario, seguro que sabes perfectamente de lo que hablamos. 

Sin embargo, hoy en día la gestión de la facturación de un negocio ha adquirido una dimensión diferente. Ya era importantísima antaño, pero en la actualidad nos referimos a una tarea que se ejecuta digitalmente en un gran número de negocios (e irá a más). ¿Cómo? A través de los conocidos como ERP (Enterprise Resourcing Planning) o CMS (Customer Relationship Management).

Es decir, que la transformación digital ha llegado e impactado fuertemente sobre este proceso vital para todo tipo de negocios. Ahora, las empresas punteras en sus sectores tienen en común que saben explotar las ventajas del mundo online y las nuevas tecnologías. De hecho, según un informe que publica anualmente el Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI), en España, en 2021, el 52% de las empresas ya empleaban sistemas ERP (6 puntos porcentuales que en 2020), con los cuales se procesa el workflow de facturas. 

El caso es que con estos softwares la gestión de las facturas es mucho más eficiente. La tecnología recorta tiempos de forma considerable, permitiendo a las compañías invertir horas de trabajo en otras áreas de negocio. No solo eso, sino que también pueden destinar recursos humanos a esas otras funciones y áreas. Por lo tanto, estamos hablando de un ahorro en coste y tiempo de lo más interesante. 

¿Cómo se pueden gestionar las facturas efectivamente?

Las cifras, como has podido ver, refuerzan la idea de que automatizar ciertos procesos es una ayuda brutal, sea la industria que sea. Ahora bien, ¿cómo puedes gestionar las facturas de una forma efectiva si aún no cuentas con ningún sistema digital que te ayude a ello? Muy fácil: instalando un buen software de facturación electrónica

En easyap llevamos más de 20 años dedicándonos a ello. No importa el sector en el que trabajes, el volumen de negocio que tengas, el número de facturas que emitas y recibas cada mes… Nos adaptamos a toda clase de negocios y empresas. Y no solo eso, sino que con una solución como la nuestra no solo estarás trabajando en la automatización de la gestión de facturas, sino que digitalizarás otros procesos clave en tu organización: 

  • Podrás, directamente, generar y emitir tus facturas electrónicas a tus clientes. 
  • Tendrás la posibilidad de convertir y registrar las facturas convencionales que te lleguen de tus proveedores en e-facturas. 
  • Contarás con un espacio unificado y en la nube en el que departamentos internos, clientes, proveedores y quien tú quieras podrá informarse y acceder a información contable y de facturación. 
  • Los empleados podrán registrar sus gastos de forma cómoda y eficaz. 
  • Podrás informar de aspectos relativos a tus impuestos a los órganos tributarios correspondientes. 

Como ves, hablamos de beneficios que van más allá del simple hecho de la gestión digital de las facturas

¿Cómo afecta la facturación automatizada en el manejo de proveedores?

Como señalamos, seguramente la parte de cómo gestionar con los proveedores la facturación sea uno de los aspectos que más preocupa a muchas compañías. Aún hay numerosas PYMES y autónomos que no han dado el salto al mundo digital. Por eso, tratar toda la gestión de las facturas de forma digital con ellos puede generar temor, incertidumbre o recelo. 

No obstante, si implementas un buen sistema de gestión de facturación de proveedores, ese miedo o recelo verás que desaparece rápidamente. Te lo decimos por experiencia, ya que nos ha ocurrido en múltiples ocasiones. Con un sistema como el de easyap dispondrás de una herramienta perfecta y con la que tanto tú como tus proveedores notaréis los beneficios. 

Con una solución como la que te ofrecemos estarás aplicando la mejor tecnología en contabilidad y auditoría. De esa forma, podrás tener una facturación automatizada para con tus proveedores con la que: 

  • Ellos tendrán acceso a toda la información sobre cada una de las fases del proceso.
  • Bastará con que se den de alta como proveedores en el sistema para consultar el estado de cualquier factura, tramitar incidencias, comunicarse o lo que sea. 
  • Tú podrás automatizar el mantenimiento de los datos de contacto de todos tus proveedores.
  • Dispondrás de la visión unificada de todos los archivos y documentos en un único sitio.

Además, nuestro sistema, que es bidireccional para con tus proveedores y clientes, cualquiera de ellos y tú podréis acceder y utilizarlo las 24 horas y durante los 365 días del año.

Cinco consejos para la gestión de facturas

De todas formas, aunque automatizar el proceso de tu facturación con un software como el que diseñamos en easyap te ayudará sobre manera, somos una compañía en la que parte de nuestro equipo está formado por especialistas en finanzas. Por eso, somos conocedores de cómo funcionan los procesos contables de una empresa. 

De hecho, muchos de los conocimientos y experiencias que hemos ido adquiriendo a lo largo de todos estos años nos ayudan enormemente a la hora de implementar soluciones digitales prácticas para cualquier negocio. Es por eso que, al margen de las muchas ventajas que te puede aportar un sistema como el nuestro, te damos estos cinco consejos para la gestión de facturas

  1. Debes estar al día de las obligaciones de facturación. Conocer las leyes y el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre). Te evitará problemas de tributación y fiscalidad. Hablamos, por ejemplo, de los plazos de expedición, el contenido que deben tener obligatoriamente o el tiempo que debes conservarlas, entre otros.
  2. Sigue estrictamente la numeración, o sea, la serie. El número de cada factura que emitas debe ser único, correlativo y coherente con la fecha en la que se emite.
  3. El orden y el control con una rutina para la gestión de facturas es fundamental. Acostúmbrate a seguir una metodología con cada una, ya que así evitarás dejarte facturas sin emitir o registrar. 
  4. Mantén actualizados los libros de contabilidad. Estos archivos son la base de datos con la que tendrás que hacer frente a los temidos impuestos. Tus declaraciones trimestrales y anuales tributarias dependen de ellos.
  5. Apóyate en la tecnología. ¡Qué te vamos a decir nosotros! El Excel clásico puede ser un buen aliado. Sin embargo, a nada que tengas un mínimo volumen es muy probable que se te quede algo corto y escaso en cuanto a funcionalidades. Es ahí donde la tecnología que unifica finanzas y empresas te puede salvar. 

Resulta que estos consejos que te acabamos de dar los puedes aplicar en un todo en uno. El software que te ofrecemos en easyap automatizará todos y cada uno de estos aspectos. Y no te preocupes por el precio, ya que nos adaptamos a tu volumen de negocio. Con nuestra solución pagas por cada factura que proceses y no un coste fijo mensual o anual, a diferencia de muchos otros. Además, implementaremos todo esto en un plazo de una semana –como máximo– y sin ningún coste adicional por configuración. ¿Hablamos sobre la gestión de tus facturas?

Aumente la productividad de su empresa y optimice los procesos de facturación

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