¿Conoces la metodología Six Sigma?

Sep 21, 2022 | Externalización de servicios

“El secreto de un buen equipo está en el orden, que todos sepan lo que hay que hacer”. La frase no es nuestra. Es de Pep Guardiola, el conocido ex jugador y ahora entrenador de fútbol. Sin embargo, la idea es perfecta y totalmente adaptable a la filosofía que tenemos en easyap. Nosotros también somos un equipo en el que trabajar con estructuras y con un orden es fundamental para ofrecer un producto y un servicio de calidad. Para ello las metodologías son clave y entre ellas, destacaremos Six Sigma, que es con la que trabajamos día a día. ¿La conoces? A continuación, te explicamos en qué principios se basa y en qué consiste. 

Six Sigma: ¿qué es y para qué sirve? 

La eficiencia es esencial a la hora de desarrollar cualquier tipo de producto. Pero si hay un sector donde este término cobra una relevancia aún mayor, ese es el de la tecnología. Un software tecnológico para la contabilidad y la auditoría empresarial como el que elaboramos en easyap debe perseguir la calidad máxima. Para ello, cada proceso de la cadena de desarrollo del mismo debe ser estudiado y optimizado en profundidad.

Es ahí donde aparece el concepto de Six Sigma. Una metodología de trabajo que podríamos definir como un método aplicado al ámbito empresarial y que tiene como meta final medir y alcanzar la mayor eficiencia en cada proceso empresarial. En este sentido, Six Sigma tiene como objetivos principales: 

  • Detectar fallos o ineficiencias en los distintos procesos de producción. 
  • Buscar soluciones y plantear alternativas para optimizar y eliminar al máximo tales errores. 

El caso es que la metodología Six Sigma recibe este nombre por la forma en la que intenta alcanzar estos objetivos. Para ello establece seis estadios o niveles (de ahí su nombre, que en castellano es Seis Sigma) con los que evaluar la eficiencia de un proceso. Posteriormente, trata de implementar mejoras para que, como mucho, solo 3,4 productos de cada millón puedan llegar a presentar algún defecto.

Los seis niveles detallados en el párrafo anterior es lo que, teóricamente, se denomina como DPMO (Defectos Por Millón de Oportunidades): 

  • Sigma 1: 690.000 DPMO.
  • Sigma 2: 308.538 DPMO.
  • Sigma 3: 66.807 DPMO.
  • Sigma 4: 6210 DPMO.
  • Sigma 5: 233 DPMO.
  • Sigma 6: 3,4 DPMO.

En función de la calidad que ofrece el producto desarrollado por una empresa y el número de defectos que presenta un producto final, a éste se le asignará uno de los niveles. Según este método, Six Sigma tiene el objetivo de lograr que un producto que se ha desarrollado equis veces ofrezca el menor número de ineficiencias posibles al llegar al consumidor. 

Las etapas para implementar esta metodología

Ya sea una compañía tecnológica, como es nuestro caso, o de otro sector, la metodología Six Sigma se puede aplicar en cualquier proceso productivo. De hecho, cada día hay miles de compañías españolas y mundiales de todo tipo de sectores que implementan este método en su día a día. Lo que lo hace útil y atractivo es que se apoya en cinco etapas concretas y aplicables a cualquier negocio: 

  1. Definir. Decidir en qué procesos se va a aplicar esta metodología y qué se espera conseguir con ella. 
  2. Medir. Como en todo hoy en día, será fundamental medir qué procesos están funcionando y cuáles no. 
  3. Analizar. En base a la información que se obtenga tras la medición de cada proceso, debes estudiar dónde implementar mejoras y cambios. 
  4. Mejorar. Aplicar esas acciones que han salido del análisis realizado en la fase anterior. 
  5. Controlar. Los responsables de ejecutar todos los cambios tendrán también que ir documentando cómo han mejorado –o no– los procesos esas mejoras. 

En Internet también encontrarás referencias a estas cinco etapas que conforman el sistema Six Sigma, a las cuales se las denomina DMAIC. Esta compleja palabra está formada por las siglas en inglés de dichas fases. Es decir; define, measure, analyze, improve y control

Cada compañía, para poder implementar este sistema Six Sigma y dotar a sus productos y servicios de la máxima calidad, debería tener profesionales que conozcan la metodología. Es decir, especialistas dentro de sus equipos que se ocupen de controlar que el método se aplique de manera adecuada. 

De hecho, al hablar de especialistas en Seis Sigma se ha popularizado el concepto de los Six Sigma belts o cinturones. Consiste en asignar roles a los trabajadores de una compañía en función de los conocimientos que tienen sobre el método Six Sigma y su aplicación. Así, como si se tratase de los niveles de artes marciales como el judo, el kárate o el taekwondo, se dan títulos como cinturón negro, verde, amarillo, etcétera en función de los conocimientos. 

Las diferentes metodologías que a su vez utilizan Six Sigma

Pero volviendo a la aplicación en sí del método, la propia Six Sigma se apoya en otras metodologías. La esencial y de la que ya hemos hablado en el punto anterior es la DMAIC. Sin embargo, del sistema Six Sigma salen otras dos metodologías alternativas: 

  • El DMADV, que también se conoce como Diseño para Seis Sigma (Design For Six Sigma/ DFSS). Son las siglas de definir, medir, analizar, diseñar y verificar y, como en el caso de DMAIC, corresponden a las cinco fases que conforman el método.
  • El PDCA, que responde a las siglas de planificar, ejecutar, verificar y actuar y que también se deriva de las cuatro etapas del método. 

Entre todas ellas, aunque pueden parecer muy similares por las fases, la diferencia está en cuándo utilizarlas. No existe una ley escrita sobre en qué casos implementar cada una. Sin embargo, sí es común que la metodología DMAIC se emplee para optimizar y mejorar productos ya existentes y que la DMADV se utilice en productos nuevos que se van a lanzar. 

Los principios de la metodología Six Sigma

Ahora bien, ¿cuál es el origen de SIx Sigma? ¿Cómo surge? Y, además, ¿en qué principios se apoya el nacimiento de esta metodología de trabajo? 

Al igual que otros métodos de trabajo, Seis Sigma nace en una gran compañía, la cual es la primera en implantarla entre sus equipos de trabajo. Hablamos de la que en su día fue un gran gigante tecnológico como Motorola. ¿El artífice del término? El ingeniero Bill Smith. 

A través de la metodología Six Sigma la empresa redujo drásticamente los defectos en sus productos. El concepto, que comenzó a conocerse en la década de los ochenta, sirvió de referencia para otras marcas. Un buen ejemplo de este ‘copia-pega’ fue el caso de General Electric en los noventa, que lo aplicó en toda la organización. 

Para alcanzar ese éxito la metodología que estamos analizando se apoyó –y se apoya actualmente– sobre los siguientes principios o ideas

  1. ‘Más pequeño es mejor’. En el comienzo, debes aplicar el método a cada pequeño proceso de la cadena productiva para detectar todos y cada uno de los errores mínimos.
  2. ‘Cuanto más grande es mejor’. Posteriormente, tienes que ir trabajando con esta metodología en el mayor número de fases de la cadena de producción. 
  3. ‘Nominal es mejor’. Se debe evitar perder tiempo y recursos de equipo en tareas de revisión, aunque es algo que sucederá en grandes empresas y con lo que hay que contar. 

¿Cómo implementamos el método Seis Sigma en easyap?

En easyap, como te indicábamos al inicio de este artículo, también hemos adoptado la metodología Six Sigma. Enfocamos todos nuestros proyectos y bajo la misma con la idea de poder medir los defectos que puedan surgir de los diferentes procesos que tenemos. De esa forma, posteriormente podremos eliminarlos consistentemente casi en su totalidad y de manera sistemática. Para ello: 

  • Utilizamos en concreto el método DMAIC, el cual aplicamos sobre nuestro software para optimizarlo y reducir al mínimo todas las posibles ineficiencias que pueda presentar ante nuestros clientes.
  • Entendemos al cliente final como el mejor indicador de la calidad de nuestro software. Es él quien, con su grado de satisfacción, establece los estándares a los que debemos llegar.
  • Involucramos a todo el equipo que conforma easyap. Nuestros trabajadores son esenciales para trabajar con esta metodología. De hecho, todos ellos son capaces de aplicar las técnicas de calidad y mediciones del método Six Sigma. 

Automoción, distribución, marketing, banca y seguros, telecomunicación… y podríamos seguir. Son solo algunos de los sectores en los que hemos trabajado y en los que seguimos implementando nuestra solución de facturación electrónica. A su vez, hemos desarrollado proyectos en Europa, América o Norte de África durante más de 20 años. 

Datos y cifras que demuestran que no nos ha ido mal en este tiempo trabajando con la metodología Six Sigma. Para acometer la transformación digital de tu negocio también la utilizaremos, ya que forma parte de nuestra filosofía de negocio. Esa en la que la calidad del producto es lo primero. Así que, si estás de acuerdo, solo nos queda conocernos

Aumente la productividad de su empresa y optimice los procesos de facturación

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