¿Vivir perfeccionando el error o romper con todo y avanzar? El proceso de mejora continua en una empresa

Sep 3, 2021 | Workflow de facturas

El objetivo principal de todo ser humano, tanto en lo laboral como en lo personal, siempre debe ser crecer, progresar y avanzar. Por eso, enlazamos la cuestión con la que titulamos esta entrada con otras: ¿Cómo debe ser un buen proceso de mejora continua en una empresa? Y, llevando la cuestión al panorama más actual, en el que la transformación digital es esencial, ¿debemos innovar por completo y adaptarnos, modificando los procedimientos en las empresas? ¿O seguir con ciertos “parches” como soluciones de emergencia o perfeccionando errores de los que somos conscientes? 

Y la cara B de esta pregunta y del artículo: ¿Qué entendemos por perfeccionar un error? Automatizar tareas o procesos que están mal y/o son antiguos, seamos o no conscientes de ello, tan solo hará que los fallos y los errores en nuestros procedimientos se repitan. Además, invertir recursos en automatizarlos tan solo supondrá que ese error se repita todavía más rápidamente. Es lo que llamamos perfeccionar el error y para evitarlo lo mejor es optar por el cambio radical en los procesos digitales de tu negocio adoptando soluciones tecnológicas de calidad. ¿Cómo? Con especialistas que te ayuden en el proceso de mejora, como es el caso de easyap. Vamos a ello. 

¿Qué son los procesos de mejora continua?

Dicen que la vida es un camino en el cual las personas no dejamos de aprender. A lo largo de ella, pasamos por determinadas experiencias de las cuales vamos adquiriendo conocimientos y en las que aprendemos a desenvolvernos. No obstante, las primeras veces que nos enfrentamos a una situación desconocida no siempre sabemos cómo solucionarla ni con qué herramientas hacerlo. 

A veces, por desconocimiento o poca práctica, cometemos equivocaciones. O, simplemente, adoptamos una solución que nos sirve para un problema o momento concreto pero que, con el paso del tiempo, se queda desactualizada. No pasa nada por ello, ya que es humano, pero sí por no ponerle remedio. Continuar conscientemente con ese error, con esa solución inadaptada y, sobre todo, invertir recursos en ella para “mejorarla” y automatizarla sería lo que llamamos perfeccionar el error. 

Estamos en un contexto histórico y social en el que Internet ha cambiado el mundo. Tanto personal como profesionalmente, todo es radicalmente diferente de lo que era hace apenas una década y surgen retos que pocos años atrás eran inimaginables. Las gestiones y tareas que antes eran manuales ahora se pueden llevar a cabo de forma 100% online, dentro de esta transformación digital que estamos viviendo. 

Sin embargo, muchas empresas y directivos sienten miedo y vértigo para dar ese salto hacia el nuevo paradigma. Por eso, encontramos compañías que tratan de adaptarse a las exigencias del mundo digital y otras que, mediante soluciones de urgencia, van perfeccionando errores de forma momentánea (por decirlo coloquialmente, tapan agujeros). Ahora bien, si queremos avanzar, ¿tenemos claro cómo hacerlo? ¿Qué procedimientos suponen mejoras continuas para nuestra organización? 

En easyap, una empresa nacida desde una visión que combina lo tecnológico y lo directivo, entendemos que los procesos de mejora continua en las empresas son aquellas acciones y estrategias que buscan los siguientes objetivos: 

  • Mejorar de forma directa la calidad de un producto o servicio
  • Optimizar los recursos (económicos y de tiempo, principalmente) que se emplean para esa mejora de un producto o servicio. 
  • Ayudar al crecimiento de la empresa y a su actualización conforme a las últimas tendencias. 

Por lo tanto, si hablamos de optimizar los productos y procesos de una empresa actual, adaptarse al mundo online es una obligación. Pero, ¿cómo? ¿Implementando íntegramente servicios novedosos y que desconocemos o no estamos seguros de cómo funcionan o empleando soluciones momentáneas que sirven puntualmente y automatizan un sistema fallido para agilizarlo? ¿Romper con lo establecido para crecer o vivir perfeccionando un error?

En definitiva, ¿cómo implementar un sistema de mejora continua en una empresa? Depende del contexto y del momento. Lo que está claro es que, en este nuevo panorama digital, los avances y los procesos de mejora continuos pasan por apostar a lo digital. Dejarse asesorar y acompañar en este aspecto y explotar las ventajas de las diversas soluciones tecnológicas que van saliendo al mercado. Es ahí donde especialistas como nosotros te podemos ayudar.  

Facturación electrónica: un procedimiento de mejora continua de ejemplo

Comentábamos, tanto en líneas superiores como en otros artículos, que easyap nace con una perspectiva que combina la visión empresarial con el enfoque tecnológico. Allá por 2001, hace más de 20 años, profesionales del sector finanzas y especialistas del mundo de la tecnología se unieron para dar a luz esta compañía. Compañía que ofrece soluciones digitales de apoyo contable y financiero para empresas.

Sin ir más lejos, nuestro servicio de facturación electrónica es uno de los ejemplos de mejora continua en procesos laborales que ofrecemos. ¿Por qué? Porque implementándolo en tu compañía:

  • Agilizarás el proceso de facturas con clientes y proveedores. 
  • Evitarás problemas fiscales y de fraudes, ya que cumple con los protocolos de seguridad y fiscalidad que se están implementando en todo el planeta. 
  • Ahorrarás en recursos en torno a un 25% en periodos inferiores a 5 meses en los procesos de auditoría y contabilidad de tu empresa. 

Más ventajas de implementar este proceso de mejora continua

Además, la solución de facturación electrónica de easyap también ofrece a los directivos ciertas características ventajosas en la administración y la contabilidad. Por un lado, es un coste variable que va en función de la cantidad de documentos que se procesen. De esta forma, el coste va de la mano de la producción y es asumible tanto para grandes empresas como para PYMES con menor facturación. 

Por su parte, dar el paso, romper con el proceso de facturación electrónica analógico y pasar a utilizar un servicio de facturación electrónica como el de easyap, ofrece otro beneficio. Tú, como cliente, no tendrás que realizar ninguna inversión en tecnología para la automatización y mejora constante del mismo. Utilizamos el conocido Modelo SaaS, el cual a través de un software implementado por nosotros te evita instalar, mantener y actualizar la solución. Otro punto a favor en la mejora continua de la administración y dirección de empresas y departamentos financieros.

Otras acciones de mejora de una empresa digital con easyap

No obstante, no solo la facturación electrónica es uno de los procesos de avance que ofrecemos en easyap. Comprendiendo que ya estamos inmersos en un paradigma digital, el cual irá a más, contamos con más servicios y acciones de mejora para empresas que seguro que te pueden interesar: 

  • Podrás gestionar todo el workflow de facturas, controlando todos los pasos del proceso de facturación.  
  • Ofrecemos un portal del proveedor en el que se puede consultar el estado de las facturas, pedidos, pagos, recepciones, etcétera.
  • El portal easyei, relativo a la información de impuestos, en el que se pueden aglutinar todos los documentos requeridos por la Agencia Tributaria, lo cual evitará problemas fiscales sin desarrollos tecnológicos adicionales. Por ejemplo, la solución encaja con las exigencias legislativas de protocolos que están ya o que entrarán pronto en vigor, como SILICIE o TicketBai
  • Un portal easyapIP con el que controlar y administrar íntegramente los gastos de empleados típicos de muchas empresas. Hablamos de costes como los gastos en viajes y dietas de los empleados.

Y lo mejor, como hemos adelantado en alguno de los epígrafes anteriores, es que estas otras acciones van incluidas en el servicio que ofrecemos en easyap. 

Conclusión: ¿Qué es el proceso de mejora continúa en una empresa?

La respuesta a esta pregunta dependerá de varios factores. El sector, el mercado, el producto o servicio que comercialices… No obstante, en los tiempos que corren, donde todo va a gran velocidad y se desarrolla en o hacia lo digital, hay algo muy claro: o te adaptas al mundo online o corres el riesgo de desaparecer. Además, es muy probable que tu competencia ya lo esté haciendo y que el mercado así te lo exija. 

Es cierto que aún hay empresas que recurren a servicios digitales puntuales. Contratan desarrolladores para soluciones concretas, las cuales acaban siendo parches que se quedan desactualizadas y que, a la larga, requieren de mantenimiento y actualizaciones costosas en tiempo y dinero. Esto sería lo que llamamos perfeccionar el error. Por eso, soluciones como la nuestra, basada en el modelo SaaS, te acabarán evitando sobrecostes y sobreesfuerzos. 

Asimismo, respondamos a la pregunta central con la que titulábamos el artículo. El proceso de mejora continua en una empresa actual y que quiera crecer de cara al futuro consiste en adaptarse al momento y mercado que corresponda y sus exigencias. Y en este caso, el mercado y el momento son digitales. De nada servirá, automatizar procesos que sabemos que son erróneos, ya que tan solo estaremos malgastando recursos. Más vale dar un giro, un salto y apostar por un cambio radical hacia lo digital. Ahí, contar con las mejores soluciones y servicios online es algo vital para cualquier compañía que desee sobrevivir y crecer.

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